Yammer-Einführung: Ein Leitfaden

Sie planen Yammer einzuführen, wissen aber nicht, wie Sie anfangen sollen? Wir stellen Ihnen heute einen Leitfaden für einen erfolgreichen Rollout der Plattform vor. Oder haben Sie Yammer bereits eingeführt, sind aber mit der Nutzung in Ihrem Unternehmen nicht zufrieden? Dann ist dieser Beitrag ebenfalls für Sie: Unsere Tipps und Empfehlungen helfen Ihnen für eine bessere Nutzung des Social Network Tools.

Yammer als Teil eines Knowledge Hubs

Die Social Networking Plattform bietet Community und unternehmensweiten Peer-to-Peer Wissensaustausch. Zusammen mit SharePoint, Search und anderen Microsoft-365-Anwendungen ergibt Yammer eine effektive und umfassende Wissensmanagement-Umgebung. In unserem Webinar “Knowledge Hub mit Microsoft 365 – Wissensmanagement mit SharePoint, Yammer, Search & Co.” am 29. Juni zeigt Ihnen unser Managing Partner Roland Klein, wie Sie mit Microsoft 365 einen effizienten Knowledge Hub errichten. Melden Sie sich kostenfrei an, wenn Sie mehr Infos über das Thema erhalten möchten.

Bevor Yammer ein Teil eines Wissenshubs wird, geben wir Ihnen einen Leitfaden zur Hand, mit dem Sie die Plattform erfolgreich einführen.

Schritt 1: Technik meistern

Das Einführen von Tools und Plattformen erfordert stets die Zusammenarbeit mit der IT. Gemeinsam mit der Abteilung definieren Sie die technischen Anforderungen wie Netzwerksupport und mobilen Zugriff.

Mithilfe der Checkliste von Microsoft stellen Sie sicher, dass Yammer für die Einführung bereit ist. Beispielsweise sollten Sie festlegen, wer die Verantwortung für die Verwaltung der Plattform trägt. Es gibt drei verschiedene Arten von Administratoren:

• Verifizierte Admins: Haben die meisten Berechtigungen und sind verantwortlich für die großen Entscheidungen über die Nutzung des Tools. Sie können sicherheitsbezogene Aufgaben verwalten, die Plattform konfigurieren und anpassen sowie Benutzer:innen und Gruppen beaufsichtigen. Alle globalen Administratoren sind automatisch verifizierte Yammer-Admins.
• Netzwerkadmins: Sind in der Lage Yammer anzupassen, zu konfigurieren und Benutzer:innen und Gruppen zu verwalten.
• Gruppenadmins: Können ihre Gruppen konfigurieren und anpassen, sowie die täglichen Abläufe für ihre Gruppen beaufsichtigen.

Schritt 2: Team festlegen

Für ein erfolgreiches Rollout von Yammer empfehlen wir ein Team für die Gestaltung und Einführung zusammenzustellen, was einen Querschnitt Ihres Unternehmens repräsentiert: Executive Sponsor, Projektleitung, Vertretung eines Teams (Interne Kommunikation, HR, IT, Sales, Produktinnovation). Dadurch wird gewährleistet, dass besonders viele Wünsche, Anforderungen und Perspektiven Ihrer Mitarbeitenden vertreten sind.

Schritt 3: Führungskräfte einbinden

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Yammer-Einführung ist die Einbindung des Managements. Die Führungskräfte sollten die Plattform aktiv (be)nutzen, beispielsweise eigene Posts platzieren oder die Fragen der Community beantworten. Unser Tipp: erstellen Sie für diesen Zweck eine eigene Community, z. B. „Frag das Management“.

Schritt 4: Richt- & Leitlinien festlegen

Die Berücksichtigung der Unternehmenskultur ist unerlässlich für die Einführung. Wann sollten Mitarbeiter:innen das Tool nutzen und wozu? Gibt es eine Nutzungspflicht? Welche Kommunikationsregeln bestehen? Diese und andere Fragen sollten in Nutzungsrichtlinien beantwortet werden, z. B. vom Betriebsrat und Management.

Schritt 5: Start mit Pilotcommunities

Wir empfehlen mit einigen wenigen Pilot-Communities zu starten. Es bietet sich Abteilungen wie HR oder IT an, die generell sehr viele Informationen für die Mitarbeitenden veröffentlichen. Eine andere Möglichkeit wäre eine Abteilung, ein Team oder eine Mitarbeitergruppe, die bereichsübergreifend kommuniziert und somit direkt von einem Tool wie Yammer profitiert. Häufig erfolgt hier die Kommunikation flankierend oder ergänzend zu den klassischen Unternehmensnews. Die Kommunikation in Form einer Community bietet dabei den Vorteil von besseren Feedbackmöglichkeiten und insgesamt einer höheren Interaktivität.

Vor allem Early Adopters und Power User, die von Anfang an fest von dem Nutzen und der Notwendigkeit überzeugt sind, stellen einen wichtigen Erfolgsfaktor bei einer Einführung von Yammer dar und müssen gefördert werden. Die bewusste Gestaltung eines Community Managements und Unterstützung der Mitarbeiter:innen, die diese Rolle einnehmen werden, ist ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Im Idealfall ist das ein Team, welches eine Yammer-Community aktiv begleitet, also gestellte Fragen beantwortet, Beiträge schreibt oder Expert:innen zu Diskussionen heranholen.

Das war noch nicht alles

Bleiben Sie gespannt: In unserem Folgebeitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Use Cases für Yammer und den resultierenden Einfluss auf die Communities.

Sie möchten Yammer bei sich im Unternehmen einführen? Sie haben die Plattform bereits eingeführt, sind aber unzufrieden mit der Nutzung? Kontaktieren Sie uns – gemeinsam stellen wir sicher, dass Yammer in Ihrem Unternehmen ein Erfolg wird!