Wir müssen reden – Ein Plädoyer für persönliche Kommunikation

Kommt Ihnen das auch noch bekannt vor? Sie erhalten einen großen braunen Umschlag mit Löchern drin, um schon mal einen Blick auf den Inhalt erhaschen zu können. Auf dem Umschlag selbst stehen Empfänger sowie Absender mit Datum und Unterschrift. Je desaströser der Zustand des Umschlags, umso wichtiger der Inhalt. Ahnen Sie es bereits? Richtig, die Hauspost. Diese Art der Kommunikation ist zwar keine persönliche, aber ein Instrument, das gut zu lenken und anhand der Hierarchie des Unternehmens klar gegliedert ist.

Es hat sich viel getan. Seit ein paar Jahren gibt es ein Thema, das immer konkreter in den Unternehmen wird. Digitale Transformation als notwendige Änderung, um langfristig erfolgreich zu sein und sich schnell an Kundenwünsche anzupassen. Viele Unternehmen machen sich auf den Weg. Initiativen werden gestartet. Flexiblere Organisationsformen, Agilität und eine innovationsfreudigere Kultur sind gefordert. Basis dafür sind Vertrauen und Offenheit. Das funktioniert nicht von jetzt auf gleich. Vielmehr sind die gewachsenen sozialen Beziehungen und Strukturen kulturrelevant.

Zusätzlich dazu wird noch Arbeiten im Netzwerk geübt, um zu schnelleren Ergebnissen zu kommen. Und dann noch das Schlagwort „Change“. Viel los gerade.

Spannend wie nie

Nehmen wir mal Agilität konkret. Was heißt das? Dinge in einem bestimmten Zeitraum so zu tun, wie es aus aktueller Sicht richtig ist. Im nächsten Schritt zurückschauen und rückblickend lernen. Auch gerne unter dem Stichwort „Fail-Fast“ zusammengefasst. Im Rahmen der Retro steht offenes Feedback und die Frage nach Verbesserungsmöglichkeiten und notwendigen Kurskorrekturen im Mittelpunkt. Das wird nicht gut funktionieren, wenn die Beteiligten nicht ordentlich miteinander reden und gleichzeitig die Ergebnisse nicht transparent zurück in die Organisation getragen werden. Nur so können andere Kollegen von den Erfahrungen profitieren und Verständnis für getroffene Entscheidungen aufbringen und sie dann auch mittragen. Des Pudels Kern: Kommunikation

Wenn man hinter all diese Themen schaut, stellt man fest, dass Kommunikation der Kern ist. Als Mittler zwischen Organisation und Mensch. Genau deshalb sind die internen Kommunikatoren momentan gefordert wie schon lange nicht mehr. „Ich mach diesen Job seit 25 Jahren und so spannend war es noch nie. Wir arbeiten interdisziplinär mit HR, der IT und dem Wissensmanagement zusammen. Das macht richtig Spaß und wir erreichen die Kollegen.“ Das habe ich neulich erst von einer IK-Leiterin gehört und kann es gut nachvollziehen. Kommunikation hat Hochkonjunktur.

Menschen müssen mitgenommen werden, wie es im Business-Deutsch heißt. Das geht nur durch offene Kommunikation. Für mich stehen dabei zwei wesentliche Aspekte im Mittelpunkt.

Die IK hat die Möglichkeit der Unternehmenskultur Impulse zu geben. Sie ist zuständig für die Kommunikation des Wandels. Das kann nicht in einem schnellen Nebenbei-Projekt abgehandelt werden. Nur wenn die Kollegen wissen und verstehen, was digitale Transformation für sie konkret bedeutet und vor allem, warum es wichtig ist, kann überhaupt Bewegung in die Organisation kommen. Zudem muss vermittelt werden, dass es ein offener Prozess ist. Dafür braucht es genau diese Kommunikationsexperten. Kommunikation muss ehrlich und wertschätzend sein. Alles andere wird langfristig nicht funktionieren.

Die interne Kommunikation ist nah dran, an den Gesprächen in den Kaffeeküchen. Perfekt. Sie kennt die Geschichten und Meinungen. So kann sie neue Geschichten erzählen und andere Impulse setzen, ohne das bisher Erreichte abzuwerten. Es geht um Weiterentwicklung, nicht um Sprengung.

Der zweite Aspekt ist, dass Kommunikation im Unternehmen in Zukunft mehr gefordert und gefördert wird. Wissen soll geteilt, Feedback gegeben und in Communitys gearbeitet werden. Personalentwickler und Lernabteilungen sind derzeit damit beschäftigt, das digitale Mindset an die Kollegen zu bringen und eine kommunikative Umgebung dafür zu schaffen. Der Mensch steht im Mittelpunkt und er muss erst erfahren, dass es hilfreich ist und das Ergebnis besser wird, wenn z. B. ein Konzept in einem noch nicht fertigen Zustand geteilt wird. Hoffentlich kommt von den Kollegen Feedback. Wenn ja, muss es richtig gegeben und interpretiert werden. Und schon sind wir wieder bei guter Kommunikation. Warum also nicht auch auf diesem Gebiet von den internen Kommunikationsexperten lernen?

Communitymanagement ist ein gutes Beispiel. Fragen beantworten, moderieren wo es notwendig ist, Themen zusammenbringen, Mittler sein und Bedürfnisse erkennen. Authentischer Coach sein. Das sind einige der Hauptaufgaben dieser Rolle. Klingt vertraut, oder? Die IK leistet hier einen wichtigen Beitrag.

Die Instrumente

Um ihre Aufgabe zu erfüllen stehen den Experten der internen Kommunikation verschiedenste Instrumente zur Verfügung. Die persönliche Kommunikation ist nur Eines davon. Mit 98% aber immer noch das am häufigsten Eingesetzte.  Und genau das ist gut so. Reden wir doch mit den Kollegen! Und zwar persönlich. Wenn Rückfragen gestellt, Ängste und Bedenken ernst genommen werden, ist es ehrlich. Dann wird das für die Unternehmenskultur wichtige Vertrauen geschaffen. Das kann kein Instrument so gut, wie das persönliche Gespräch. Sich selbst stellen und Führungskräfte dazu ermutigen es ebenfalls zu tun. Das öffnet auch die Tür für wertvolles Feedback von den Kollegen, die es beurteilen können, weil sie direkt von Prozessen oder Neuerungen betroffen sind. Was wollen wir mehr? Mut zum direkten Gespräch und Mut zur Frage nach Meinung schafft Wertschätzung und eröffnet Mitgestaltungsspielraum. Auf geht’s, reden wir miteinander.

Der Mix machts

Wie gesagt, das persönliche Gespräch ist nur ein Instrument neben anderen. Die Nutzung der digitalen Instrumente wird besser funktionieren, wenn es auch eine persönliche Kommunikationskomponente gibt. Scout- und Mentorenprogramme für neue Arbeitsweisen oder bei der Einführung neuer IT-Systeme, sind erfolgreich, weil ich eben nicht in einem Handbuch nachlesen muss. Ich kann direkt meinen Scout fragen. Er hilft mir unkompliziert weiter. Oder Lerncommunitys. Auch ein gutes Beispiel. Wenn sich die Kollegen bereits persönlich bei einem Schulungstag kennen lernen konnten, kann dieses Vertrauen mit in die digitale Welt genommen werden. Die Hürde, später eine Frage in eine Community zu stellen, ist niedriger. Vernetzung wird gefördert und gegenseitige Hilfe wird schneller.

2010 hat Allensbach eine Studie veröffentlicht, die besagt, dass für 46% der Jugendlichen ein gutes Gespräch auch online stattfinden kann. In der Zwischenzeit sind diese Jugendlichen als Erwachsene mit ihrem Mindset im Unternehmen angekommen. Die physische Anwesenheit ist nicht mehr unbedingt notwendig, wenn es um die tägliche Zusammenarbeit geht. Wenn es aber darum geht, ein Team auf ein neues Projekt einzuschwören, ein ehrliches Feedbackgespräch zu führen oder um Vermittlung von Glaubwürdigkeit für eine Strukturmaßnahme, ist es auch in Zukunft unerlässlich sich mal gegenüber zu stehen, sich abklatschen zu können, um Erfolge zu feiern oder einfach die Hand zu schütteln. Ist ein persönlicher Draht entstanden, wird es im folgenden Projekt leichter sein, dem Kollegen in Asien schnell über einen Chat zu helfen oder seine Frage im Newsfeed zu beantworten.

Wir sind Menschen und wollen miteinander reden. Der Anspruch von digitalen Tools ist es fast immer, in ein persönliches Gespräch zu kommen. Tools stützen und regen den Dialog an.
Und die Hauspost? Sie ist ein prima Beispiel, wie sich die Kommunikation in der Zusammenarbeit weiterentwickelt hat. Wir haben jetzt tolle Möglichkeiten einfach einen Kollegen digital etwas zu fragen, einem Dokument zu folgen, Unternehmensnachrichten auf unserer Mitarbeiter-App zu lesen oder funktionsübergreifend schnell Informationen zu teilen. Das ist gut so, aber eben nur ein Teil der Kommunikation. Schon bei der Hauspost wurden die wichtigen Gespräche persönlich geführt, wenn der Umschlag weitergegeben wurde. Das bleibt auch so. Versprochen.