Wie kann ich MS Teams erfolgreich einführen?

Teams ist das Tool für Teamwork mit Chat, Telefonie und gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten. Durch Integration von Daten und Fachanwendungen sowie persönliche Einstiege und Benachrichtigungen hat es das Potenzial, zum zentralen Workhub für die Digitalisierung zu werden. Im voran gegangen Beitrag habe ich Ihnen erläutert, wie dank des Einsatzes von MS Teams mehr alltägliche Szenarien der Zusammenarbeit im Unternehmen ganz einfach digitalisiert werden können.

Aus meiner Sicht greifen viele der beobachteten Teams-Einführungsprojekte viel zu kurz und daher werden Potenziale der Lösung verschenkt. Stattdessen wiederholen sich einige bekannte Fehler, die ich schon vor Jahren bei SharePoint-Einführungen beobachten konnte:

1. Die technische Bereitstellung bleibt im Pilotstadium stecken. Insbesondere in Unternehmen in denen Office 365 vorhanden ist, ist das Aktivieren von Teams relativ einfach. Damit ist es aber nicht getan: Governance, Security Provisioning usw. will für einen langfristigen erfolgreichen Betrieb bedacht werden. Als Admin macht man sich das Leben leichter, wenn diese Dinge geplant werden bevor Wildwuchs entsteht.
2. Training und Change wird vernachlässigt. Das beides notwendig ist, um die Kommunikationsteile einzuführen, ist inzwischen bekannt und akzeptiert. Die dafür notwendige Energie wird aber noch unterschätzt. Ein professionell gemanagetes Programm kann deutlich zum Erfolg und zu einer wesentlich schnelleren Adaption beitragen.
3. Zu wenig Fokus auf Anwendungsszenarien (Use Cases): Ich glaube nicht, dass die Digitalisierung der Arbeit durch motivierte und bestenfalls ausgebildete Nutzer von allein erfolgt. Natürlich ist es sinnvoll, die Flexibilität des Werkzeugs zur Verfügung zu stellen – aber Digitalisierungsszenarien wie das oben Beschriebene brauchen mehr Guidance, Inspiration und professionelle Umsetzung. Aus meiner Sicht erfolgt dies durch aktive Beratung der Fachabteilung, die in Unternehmen bereitgestellt werden sollte.
4. Der Cloud- und so genannte Evergreen-Ansatz von Office 365 bedeutet, dass Microsoft ständig an Updates der Plattform arbeitet und in regelmäßigen Abständen die produktive Umgebung mit Funktionen aktualisiert. Vergleichbar mit einer immergrünen Wiese, die ständig gepflegt und unterhalten werden muss, damit sie immer grün bleibt. Die Konsequenz dieses Ansatzes ist, dass es in der Organisation verantwortliche Personen geben muss, die sich stets mit funktionalen und technischen Neuerungen und Änderungen auseinandersetzen und diese an die beteiligten Akteure kommunizieren müssen. So gilt es den Mehrwert in den Vordergrund zu stellen und den Servicegedanken der IT zu festigen.

Diesem Thema habe ich mich ausführlich bei meinem letzten Live-Webinar gewidmet. Sie können sich gerne die Aufzeichnung dazu ansehen. Sollte es darüber hinaus Rückfragen geben, können Sie sich natürlich gerne an uns wenden.