Wie kann ein Intranet in Office 365 umgesetzt werden?

Unser nächstes Tagesseminar zu Office 365 steht vor der Tür. Einige Anmeldungen sind bereits eingegangen. Unseren Teilnehmern möchten wir dort so viel Wissen wie möglich vermitteln. Und wie könnte das besser klappen, als die Teilnehmer selbst mit dem Tool arbeiten zu lassen? Ganz schnell sind wir uns einig: Wir erstellen eine Demo-Umgebung. Auf diese Reise nehmen wir Sie heute mit und zeigen Ihnen, wie ein Digital Workplace in Office 365 verwirklicht werden kann. Dabei gehen wir in diesem Beitrag insbesondere auf den Bereich Communication & Content ein.

Los geht’s: Die Herausforderung – Startseite

Die Startseite des Intranets sollte den Nutzer mit allen für ihn relevanten Neuigkeiten versorgen, sowie als Absprungpunkt zu allen wichtigen Tools und Informationen im Intranet dienen. In Office 365 gibt es allerdings keine Möglichkeit die Startseiten für alle Anwender zu beeinflussen. Nutzer können für sich selbst aus einer Liste möglicher Einstiegspunkte auswählen, wie z.B. SharePoint Home.Doch soll ein Intranet so aussehen? Wenn wir mit unserer Demo-Umgebung Verwirrung vorprogrammieren möchten, dann vielleicht. Ansonsten bleibt uns nur eins: Selber machen.

Neues Publishing (Communication & Content)?

Communication Sites und Hub Sites sind das neue Tool-Set für die Intranet Redakteure. Microsoft liefert mit der „modern experience“ ein vollständig überarbeitetes Tool-Set für das Publizieren von Informationen. Dabei wird auf einen neuen Canvas und neue (modern) WebParts aufgesetzt, der inzwischen auch freiere Designs mit mehreren Spalten usw. ermöglicht. Die Navigation wird per Drag and Drop schnell angeordnet. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: die neuen WebParts sehen modern aus und sind sowohl in der SharePoint App als auch im mobilen Browser dank responsive Webdesign nutzbar. Bei aller Freude über die Verbesserung fehlen aktuell auch noch einige Funktionen, wie z.B. die Mehrsprachigkeit, vordefinierte Layouts, Personalisierung usw. In unserem Seminar erkunden wir die Möglichkeiten und Grenzen und zeigen Customizing Möglichkeiten auf.

Bei vielen kleinen Unternehmen ist daher der Ansatz eine Site Collection vom Typ Communication Sites mit dem Namen „Intranet“ anzulegen und dort das Intranet aufzubauen am sinnvollsten. Mit „Add a new Page“ eine Seite hinzufügen und per Drag & Drop in die Navigation hängen, erscheint für die Demo-Umgebung sehr hilfreich.

Leider kann dieses Intranet nicht einfach als Startseite definiert werden, damit es aber nicht untergeht, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Die URL für die Site Collection kann über Richtlinien als Standard-Startseite für die Browser der Mitarbeiter gesetzt werden. Mitarbeiter sehen dann als erstes die Intranet Seite.
• Das Communication & Content Intranet kann zudem als Kachel wie eine App in den App Launcher gehängt werden. Leider muss jeder Anwender diese Kachel selbst in seinen Launcher pinnen.
• In der Office 365 Bar kann über das Office 365 Theme ein Bild mit Hyperlink hinterlegt werden. Wir haben das genutzt, um Anwendern jederzeit den Rücksprung auf die Startseite zu ermöglichen.

Typische Funktionen einer Startseite

Für unsere Zwecke setzen wir zur Demonstration ein paar typische Funktionen einer Startseite um, die nicht nur News und Kacheln zeigt, sondern eher aussieht wie ein Intranet. Die Startseite zeigt deshalb Communication & Content (News und Navigation) und Collaboration & Networking (Feed, Navigation zu Sites, Aktivitäten in Meine Sites) kombiniert an.

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  News: Unser Custom News-WebPart zeigt die neuen SharePoint Teamsite News mit aktiver Personalisierung. Das Editieren der News mit dem neuen Editor ist viel einfacher (z.B. Bild-Slider oder Videos einbauen). Die neuen News haben aber den Vorteil, dass die Standard SharePoint App fast wie eine Mitarbeiter-App aussieht.

• Newsfeed: Die Unterhaltungen aus den genutzten Collaboration Werkzeugen sollten an einer Stelle zusammenlaufen. In der Demo haben wir uns für die Integration des Yammer Home Feeds entschieden (das geht dank Yammer WebPart sehr schnell). Wenn Groups oder Teams genutzt werden, dann sollten die Unterhaltungen daraus angezeigt werden.
• Suche: Geht schon auf die neue Suchergebnisseite. Endlich findet man wieder Personen und Inhalte. Der Refiner ist auch neu…
• Meine Sites: Mit diesem Custom WebPart kann man auf die gefolgten Sites direkt abspringen. Wenn man wirklich eine bestimmte Site sucht kann man das über SharePoint Home machen.
• Updates aus meinen Räumen: Hier haben wir die Ergebnisse von SharePoint Home für die gefolgten Sites dargestellt.

Und jetzt sind unsere Seminar-Teilnehmer an der Reihe

Im Seminar lernen Sie Office 365 und die “modern SharePoint experience” soweit kennen, dass Sie eine einfache Intranet-Umgebung mit Boardmitteln gut selbst erstellen und auch für die jeweiligen Bedürfnisse anpassen können. Die Teilnehmer dürfen sich darauf freuen, ihre eigenen News in unserem Intranet anzulegen.

Haben Sie Fragen zu Office 365 oder Interesse an unserem Seminar? Melden Sie sich einfach bei uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.