Warum wir digitale Arbeitsplätze basierend auf Microsoft 365 ohne Aufsätze anbieten

Seit einigen Jahren erstellen wir Intranets ohne Add-ons. Wir haben unsere Entscheidung rückblickend nicht bereut und für unsere Kund:innen viele zukunftsfähige Lösungen gestaltet. In unserem Zweiteiler wollen wir Ihnen unsere bisherigen Erfahrungen mit Aufsätzen berichten und unsere Sichtweise erläutern.

Wie kam es zu den Add-ons?

Die früheren On-Premises- und Classic-Umgebungen besaßen noch einige Schwächen, z. B. nur rudimentäre Social-Funktionen oder keine mobile Ausgabe. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an die User Experience, Flexibilität sowie an die Social-Media-Aspekte und die erforderlichen Anpassungen wurden immer größer. Daraus ist vor einigen Jahren ein Markt für Intranet-Out-of-the-box (OOB)- Add-Ons für SharePoint, sowohl On-Premises als auch in der Cloud, entstanden.
Mittlerweile hat die Notwendigkeit der Aufsätze und die Anzahl der Anbietenden am Markt abgenommen – was wiederum zu Intranets mit nicht mehr gepflegten Add-ons und Projekten mit Migrationen aus den Aufsätzen führt. Eine Sackgasse, die erst mühsam wieder zurückgebaut werden muss. Seit Microsoft mit Modern SharePoint, Viva und SPFX die Grundkonzepte neu aufgesetzt hat und inzwischen kontinuierlich weiterentwickelt, stellt sich die Frage: Sind OOB-Lösungen noch sinnvoll bzw. notwendig? Wir verraten Ihnen unsere Erfahrungen, die wir damit bisher sammeln konnten.

Doppelte Kosten

Häufig entstehen während der Umsetzung oder Betrieb neue oder zusätzliche Anforderungen, die zum Zeitpunkt der Auswahl nicht bekannt waren. Entweder müssen Unternehmen warten, bis der Aufsatz durch den Anbieter dementsprechend angepasst wurde oder die Anpassung erfolgt, um die spezifischen Funktionsbedürfnisse abzubilden. Die Folge: Für die gewünschte Lösung werden doppelte Kosten (Lizenz + Anpassung) fällig.

Abhängigkeit und Einschränkungen

Zu Beginn ist jedes Content Management System sowie die Microsoft-Umgebung erklärungsbedürftig. In unseren Projekten bieten wir daher schon in der Anfangsphase Workshops an und zeigen Usern anschaulich die vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten. Jedes Add-on enthält zusätzliche Module, Komponenten, Administrationsoberflächen, usw., die ebenso vermittelt werden müssen. Durch die Nische, in der sich die Lösungen befinden, ist es sehr schwer, qualifiziertes Personal außerhalb des Anbieters zu finden. Daher sind User abhängig von herstellenden Unternehmen und bei der Auswahl von Kooperationen eingeschränkt.

Konzept in allen Fällen notwendig

Einfach installieren und sofort nutzen? Auch wenn die Herstellfirmen es gerne so vermitteln, muss für jedes Mitarbeiterportal die Informationsarchitektur, Navigation, Redakteur:innen, Community-Management und die Adaption auf das Unternehmen individuell betrachtet werden. Hier haben wir keine Abweichungen gegenüber Projekten ohne Aufsatz feststellen können.

Erhöhte technische Komplexität

Für eine optimale User Experience muss das Wirtssystem (Microsoft 365 oder SharePoint) und der Add-on reibungslos funktionieren. Wenn etwas nicht funktioniert, so ist ein zusätzliches System und weitere Herstellfirmen in Betracht zu ziehen. Wir haben leider die Erfahrung gemacht, dass Provider die Schuld auf den jeweils anderen schieben. Am Ende musste eine Lösung von einem neutralen Dritten mit tiefem Know-how gefunden werden, die für alle Systeme kompatibel ist.

Dauerhafte Kosten

Die anfängliche Luft durch eine vollbezahlte Implementierung verpufft jedoch mit der Laufzeit solcher Lösungen von 3-5 Jahren. Unsere Analysen ergaben, dass die Kosten der Aufsätze über den Lebenszyklus hinweg höher sind als bei einmalig angepassten und gepflegten Solutions.

Hinterherhinken bei Geschwindigkeit und Qualität

Die Pflege und Erweiterung der Add-ons finden durch die Anbieter statt. Um bei Microsofts Plattformänderungen gleichauf zu bleiben, muss viel investiert werden. Neben dem Imitieren von Modern SharePoint ist es heutzutage üblich, Lösungen für Microsoft Teams anzubieten. Dabei merken wir jedoch, wie Anbieter der Geschwindigkeit von Microsoft nicht oder nur teilweise folgen können. So gab es Fälle, wo das eigene Social Network nicht in die Microsoft-365-Architektur integriert werden oder die Microsoft-Teams-Integration infolge fehlender APIs über längere Zeiträume nicht erfolgen konnte.

Lock-out aus den Fortschritten

Unternehmen sind durch das Lock-in im Aufsatz gebunden, diesen zu nutzen. Dadurch erfolgt jedoch ein Lock-out aus den Fortschritten von Microsoft – die digitalen Arbeitsplätze sind dann wie abgekoppelt. Microsoft überholt Sie rundherum und das Add-on, das eigentlich eine bessere Lösung darstellen sollte, wird plötzlich zum teuren Bremsklotz. Möchten Sie dann zum Microsoft-Standard zurückbauen oder migrieren, kann dies durch die „Sonderfunktionen“ sehr risikobehaftet sein.

Im nächsten Teil unserer Serie erfahren Sie, welche Art von digitalen Arbeitsplätzen wir anbieten und warum wir auf Aufsätze verzichten. Bei Fragen zu diesen speziellen Punkten kommen Sie einfach auf uns zu – wir freuen uns über Ihren Kontakt!