Warum eine Mitarbeiter-App der internen Kommunikation zugute kommt – Teil 1

Unternehmen werden zunehmend vor die Herausforderung gestellt, digitale Inhalte und Informationen für alle Mitarbeiter gleichermaßen bereitzustellen. Wie also vorgehen, wenn Mitarbeiter nicht über Laptops, Desktop-PCs oder Service-Monitore verfügen oder ein zusätzlicher Kommunikationskanal genutzt werden soll?

Abhilfe schafft eine Mitarbeiter-App, die Arbeitnehmern in den Bereichen Sales, Service und Produktion – sogenannten Firstline Workern – die Möglichkeit bietet, über jedes mobile Endgerät auf die digitalen Unternehmensinhalte und -informationen zuzugreifen.

Dabei spielen viele Faktoren ein Rolle, die auch für einen Digital Workplace und gute interne Kommunikation von Bedeutung sind – durch die Darstellung auf kleineren Displays sowie die Touchscreen-optimierte Bedienung stehen bei der Mitarbeiter-App jedoch Fokussierung und Simplifizierung im Vordergrund.

Zugleich ist der Wunsch der Mitarbeiter nach einer direkten Anschlussfähigkeit sowie eines nahtlosen Übergangs zwischen App und Bürowelt groß. Schließlich soll der Artikel oder die Diskussion, die zuletzt über den Laptop oder den Desktop-PC verfolgt wurde, jederzeit wieder abrufbar sein.

Eine Mitarbeiter-App schafft einen zeitgemäßen Unternehmensauftritt und bietet Arbeitnehmern einen Kommunikationskanal, der zusätzliche Charakteristika und Freiräume mit sich bringt. Darüber hinaus eignet sich die Aktivierung der Push-Benachrichtigungen ideal, um stets auf dem Laufenden zu bleiben und bei Bedarf die nötige Aufmerksamkeit der Kollegen zu erhalten.

Wir meinen: Eine separate Plattform oder ein zusätzlicher kostenpflichtiger Dienst werden nicht benötigt und führen zu potenziellen Integrationsproblemen. Viel eher bietet die gezielte Nutzung mobiler Apps und Services, die in Office 365 bereits enthalten sind, bessere Einbindungsmöglichkeiten sowie eine attraktivere User Experience.

Verfügt man bereits über eine Intranet-Plattform auf Basis von Microsoft, gibt es drei verschiedene Optionen und Ansätze:

1. SharePoint Mobile App

Mit der im Microsoft Office 365-Lizenzpaket enthaltenen SharePoint Mobile App erhalten Sie eine voll funktionsfähige Mitarbeiter-App out-of-the-box. Die Applikation steht den Mitarbeitern frei über den App- und Google Play Store zur Verfügung und kann direkt mit dem zugehörigen MS Office-Account abgerufen und genutzt werden.

Dank neuester Updates können Unternehmen hier in Zukunft ihr CI-konformes Design hinterlegen und so den Wiedererkennungswert auch über mobile Nutzung gewährleisten.

Die App ermöglicht es Nutzern außerdem, auf bereits bestehende Intranet-Seiten und Dokumente zuzugreifen, Push-Benachrichtigungen individuell zu setzen und sich Inhalte per „Später lesen“-Funktion manuell zu archivieren.

Zudem verfügt die SharePoint Mobile App über eine umfangreiche Suchfunktion, ein Verzeichnis aller im System hinterlegten Mitarbeiter sowie ein individuell konfigurierbares Personenprofil jedes einzelnen Nutzers.

Mit dem neu eingeführten Home-Button stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich stets zurechtfinden und über gezielte Kommunikation auf der Startseite der App immer auf dem Laufenden sind.

2. Responsivität der Modern SharePoint Sites

Dank der Responsivität der modernen SharePoint-Seiten ist es möglich, alle im Intranet verfügbaren Inhalte auch über jegliche mobilen Endgeräte abzurufen.

Dabei passt sich das Design stets an das Gerät und dessen Auflösung an und stellt sicher, dass der bereitgestellte Content wie gewünscht aufgerufen und verarbeitet werden kann.

Darüber hinaus besteht die Option, gewünschte Intranet-Seiten – idealerweise die Startseite oder Landing Page – auf dem Home-Bildschirm des Smartphones oder Tablets zu platzieren und so per Klick auf das hinterlegte App-Symbol in den jeweiligen Browser zu wechseln, der die entsprechende URL der Seite aufruft.

Man spricht hierbei von sogenannten „Progressive Web Apps“ (PWA), welche sich sowohl mit iOS- als auch Android-Geräten in nur wenigen Schritten konfigurieren lassen.

3. Custom Mobile App

Selbstverständlich besteht über die genannten Optionen hinaus die Möglichkeit, eine individuell angepasste und maßgeschneiderte Mobile App zu entwickeln, die speziell auf Ihre Unternehmenswünsche und -bedürfnisse zugeschnitten ist und Ihrem Wunsch-Design entspricht.

Hierbei programmieren wir auf Basis der Microsoft-zugehörigen Plattform Xamarin.

Die Nutzung einer Mitarbeiter-App garantiert Ihren Mitarbeitern zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte und Dokumente. Zugleich können interne Kommunikatoren ihrer Kreativität freien Lauf lassen und so verschiedene Formate und Ansprachen für Ihre Zielgruppen wählen. Kennen Sie bereits die vorangegangenen Texte unserer IK-Reihe? Erfahren Sie hier alles Wissenswerte rund um das Thema interne Kommunikation und warum diese eine so wichtige Rolle im Unternehmen spielt.

Kommen Sie bei Interesse gerne direkt auf uns zu – wir evaluieren, welche Lösung am besten zu Ihnen und Ihrem Konzept des Digital Workplace mit Office 365 passt. Bei sonstigen Rückfragen sind wir natürlich auch gerne zu erreichen.

Freuen Sie sich schon jetzt auf einen zweiten Teil dieser Beitragsserie, in dem wir auf weitere Optionen eingehen, wie Informationen der internen Kommunikation mobil und unkompliziert an die Mitarbeiter verteilt werden können.

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