Virtuelle Meetings besser gestalten: Tipps, Tricks und Neuerungen in MS Teams

Hallo, kann mich jemand hören? Könnt ihr mich sehen? Seht ihr meinen Bildschirm? Du bist noch stumm! Sorry, ich muss ins nächste Meeting! Kommen Ihnen diese Fragen und Aussagen in Online-Meetings auch bekannt vor? Dann können Sie in unserem Remote-Meeting des Grauens Bingo (Visualisierung von Sabina Lammert)bestimmt auch einige Kreuzchen setzen, oder? Falls ja, dann sollten Sie sich die nachfolgenden Tipps und Tricks sowie Neuerungen in Microsoft Teams für bessere Online Meetings nicht entgehen lassen.

5 Tipps & Tricks – How to improve your Online Meeting

Von der Agenda bis zur Zusammenfassung – schon kleine Einstellungen und Tipps können dabei helfen, häufige Herausforderungen bei Online Besprechungen besser zu meistern.

Tipp 1 – Wie Sie Netzwerk-Verbindungs-Problemen auf die Spur gehen

Ein großer Treiber für Unsicherheit sind instabile Netzwerkverbindungen im Home Office – dafür gibt es ein tolles Tool von Microsoft. Mit dem Microsoft 365 Network Connectivity Test können Sie die Netzwerk-Geschwindigkeit testen, mit der Sie an das nächste Office 365 Rechenzentrum angebunden sind. Passen die Netzwerkeinstellungen, haben Sie aber dennoch Verbindungs-Probleme? Dann sprechen Sie mit Ihrem Rechenzentrum. Häufig wird nämlich aus Sicherheitsgründen der Teams-Traffic durchs VPN geführt, dann gefiltert und schon wars das mit der flüssigen Verbindung.

Tipp 2: Wie Sie ganz einfach Nahtlos-Meeting-Tage vermeiden

Nachdem die meisten Besprechungen inzwischen online stattfinden und man praktisch per Mausklick das Meeting wechseln kann, ohne zumindest physisch in einen neuen Besprechungsraum zu gehen, ist man schnell versucht, Termine ohne Pause direkt aneinander zu hängen. In Outlook gibt es daher unter Optionen die Möglichkeit Termine automatisch zu kürzen. So wird ein Termin, der dann beispielsweise standardmäßig von 10 bis 10:30 Uhr dauern würde, in Zukunft automatisch von Outlook für 10:00 bis 10:25 vorgeschlagen. Damit Sie ein paar Minuten Verschnaufpause haben, bevor vielleicht die nächste Besprechung um halb 11 schon wieder beginnt. Natürlich handelt es sich dabei nur um einen Vorschlag und Sie können jederzeit selbst entscheiden, welche genauen Zeiten Sie festlegen.

Tipp 3: Wie Sie nie mehr den Besprechungs-Link vergessen

Setzen Sie in den Outlook Optionen einmal ein Häkchen und fügen Sie somit jeder Besprechung, die Sie erstellen automatisch einen Teams-Besprechungs-Link hinzu.

Tipp 4: Wie Sie Ihre Agenda am besten teilen

Wie auch bei einer klassischen Besprechung sollte eine Agenda vorliegen, damit man sich im Meeting nicht verzettelt und zuvor definierte Ziele auch tatsächlich erreicht werden. Wie Sie die Agenda teilen, hängt sicherlich auch von der Art ab, wie Sie Ihre Teams Meetings planen.

Unsere Empfehlung ist es aber: Besprechungen direkt in Teams anzulegen, um die virtuelle Vor- und Nachbereitung zu erleichtern. Bereits vor der Besprechung können Inhalte, wie die Agenda und Dokumente mit den Teilnehmern geteilt werden. Während des Meetings werden Verweise und Dokumente zusammen gespeichert und andere Objekte wie Aufgaben können erwähnt werden. Zudem kann nach der Besprechung die Aufzeichnung und das Protokoll zur Verfügung gestellt werden. Der große Vorteil dabei – die Besprechungsnotizen vor während und nach dem Meeting sind direkt mit der Besprechung verknüpft.

Tipp 5: Wie am besten damit umgehen, wenn wieder mehr Kollegen im Büro sind.

Hybride Meetings können schnell zur Herausforderung werden: Ein Teil der Kollegen sitzt zusammen im Meetingraum, während andere von zu Hause aus zugeschaltet sind. Die Teilnehmer vor Ort haben hier zwangsläufig einen kommunikativen Vorteil: Sie können Blicke tauschen, Nebengespräche führen, sich in den Pausen an der Kaffeemaschine austauschen. Um dieser Asymmetrie entgegenzuwirken wird häufig nach dem Prinzip „Ist einer virtuell dabei, sind alle virtuell dabei“ verfahren. Das könnte zumindest vorübergehend eine gute Lösung sein, bis sowohl Technik als auch sozial-kommunikative Aspekte in der jeweiligen Organisation so aufgestellt sind, dass hybride Meetings effektiv gemeistert werden können.

5 Hilfreiche Neuerungen für virtuelle Meetings in MS Teams

Microsoft schraubt bei MS Teams unentwegt an neuen Features – darunter auch einige, die virtuelle Meetings angenehmer und effizienter gestalten sollen. Während manches davon schon umgesetzt ist, sind andere noch auf der Roadmap. Ein paar dieser (geplanten) Neuerungen möchte ich Ihnen heute kurz vorstellen.

1 – Live Reactions

Haben Sie die Funktion schon ausprobiert? Während den Meetings haben Sie jetzt die Möglichkeit mit Emojis zu reagieren. Dadurch soll die Interaktion in Meetings gefördert und die Stimmung aufrechterhalten werden.

2 – Dynamic View

In Kürze soll die dynamische Ansicht für Microsoft Team Meetings kommen. Diese Ansicht soll ein optimales Zuschauererlebnis ermöglichen. Das heißt: Teams personalisiert das Layout und passt sich automatisch an, wenn eine Person das Meeting betritt, ein Teilnehmer die Kamera oder das Mikrofon anschaltet oder wenn jemand eine Bildschirmübertragung/Präsentation startet.

3 – View Switcher

Mit dem neuen Ansichtsumschalter, der in Kürze in der oberen Leiste des Team Meetings verfügbar sein wird, können Sie steuern, wie Sie die Inhalte sehen. Im Together-Modus können Sie ohne visuelle Ablenkung mit Ihren Kollegen interagieren. Mit der Galerie werden alle Video-Feeds am oberen Rand Ihres Meeting-Fensters angezeigt, was einen natürlicheren Blickkontakt mit anderen erleichtert. Focus blendet alle Video-Feeds aus und lenkt die Aufmerksamkeit voll und ganz auf den gemeinsamen Inhalt. Vollbild kann helfen, andere Ablenkungen vom Desktop zu entfernen.

4 – PowerPoint Live

Diese neue Funktion schaff ein besseres Meeting-Erlebnis. Folien, Foliennotizen, der Meeting-Chat, erhobene Hände, Reaktionen und die Video-Feeds der Teilnehmer werden nämlich in einer einzigen Ansicht angezeigt. Zudem haben Teilnehmer die Möglichkeit eigenständig durch die gemeinsam genutzten Folien zu navigieren und z. B. zu einer Folie zurückzuspringen, um schnell nachzuschlagen, ohne das Meeting zu unterbrechen.

5 – Presenter Mode

Der Presenter Mode erlaubt es einem, u.a. wie ein Nachrichtensprecher vor oder neben Inhalt zu platzieren und soll somit den Auftritt pimpen. Der Modus “Standout” zeigt den Video-Feed als Silhouette vor dem freigegebenen Inhalt. “Reporter” platziert Inhalte über Ihrer Schulter, genau wie eine Nachricht. Und “Side by Side” zeigt Ihr Video-Bild neben Ihren Präsentations-Inhalten.

Diese Tipps und fünf Neuheiten wollten wir Ihnen nicht vorenthalten, selbstverständlich ist das aber noch nicht alles. Neben der Push-to-Talk Funktion, Meeting Recaps, Pausenerinnerungen oder die neue Mixed-Reality-Plattform Microsoft Mesh steht bei Microsoft noch so einiges in der Pipeline.
Für Fragen oder weitere Informationen rund um Microsoft Teams oder digitale Zusammenarbeit stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.