SharePoint Premium: Neue Funktionen für Ihr ECM

Mit dem OCR-Feature wird gedruckter oder handschriftlicher Text aus Bildern und Dokumenten extrahiert, wodurch der Zugriff auf die digitale Version des gescannten Texts möglich wird. Die Informationen sind in der Suche indiziert und steht für Compliance-Features zur Verfügung.

Der Image Tagger zieht automatisch aus Bildern passende Image Tags heraus. Das ist wiederum eine hilfreiche Funktion für die Suche, da Sie nach Sichtwörtern suchen können und dann entsprechend getaggte Bilder angezeigt bekommen.

Mit SharePoint Premium können Sie ganze Dokumente auf einmal in eine gewünschte Sprache übersetzen. Bisher haben wir in Projekten via Customizing einen Übersetzungs-Dienst wie DeepL eingebunden – nun nutzt Microsoft seinen eigenen Mechanismus, der auch eine entsprechend hohe Qualität liefert. Es können nicht nur Word- oder pdf-Dokumente, sondern auch ganze PowerPoint-Präsentationen übersetzt werden.

Bisher wurden dafür typischerweise Anbieter wie DocuSign oder Adobe Acrobat Sign genutzt. Der neue Dienst ermöglicht das Signieren und damit auch eine Kennzeichnung in der Dokumentenbibliothek. Dieses Feature befindet sich noch in der Preview und ist in Deutschland bisher nicht verfügbar.

Mit SharePoint Premium können KI-Modelle zum Extrahieren von Content auf Dokumente angewendet werden. Dafür kann man eigene Modelle erstellen und dafür Regeln definieren, es gibt jedoch auch fertige Modelle, zum Beispiel für Rechnungen. Diese klassifizieren und extrahieren automatisch die gewünschten Daten.

Einen KI-Prompt auf Dokumente anwenden, um eine Zusammenfassung oder eine Kernaussage herauszuziehen? Genau das machen die neuen Autofill Columns. Bestehende oder neue Dokumente werden verarbeitet und Text Spalten automatisch mit KI generierten Inhalten ausgefüllt.

Neu ist außerdem eine Archiv-Funktion, die über die bisherigen Speichermöglichkeiten von SharePoint hinausgeht. Diese schiebt eine komplette Site-Collection in einen Archivierungsstatus. Der Speicher ist dabei günstiger als mit der klassischen Variante, jedoch fallen für die Reaktivierung nach sieben Tagen wiederum Kosten an. Diese Funktion lohnt sich also dann, wenn man Dokumente lange archivieren möchte und nur noch in Ausnahmefällen Zugriff darauf braucht.