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Die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Informationen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch essenziell für die Effizienz, Sicherheit und Compliance Ihrer Geschäftsprozesse. Fehlerhafte oder unvollständige Dokumentationen können zu erheblichen regulatorischen und finanziellen Konsequenzen führen. Ein strukturiertes Records Management System (RMS) stellt sicher, dass alle geschäftskritischen Informationen vollständig, korrekt und revisionssicher erfasst, klassifiziert und für die langfristige Archivierung vorbereitet werden.
Records Management ist ein integraler Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM), und ermöglicht eine systematische, automatisierte und rechtskonforme Verwaltung unternehmenskritischer Inhalte. Durch eine enge Verzahnung mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sowie modernen Plattformen wie Microsoft 365 lassen sich Records effizient klassifizieren, speichern und abrufen – ganz ohne Informationsverluste oder redundante Datenhaltung.
Aufbewahrungspflichtige Informationen umfassen alle geschäftsrelevanten Dokumente – ob in physischer oder elektronischer Form – die aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z. B. GoBD, DSGVO, ISO 15489, Sarbanes-Oxley Act) oder interner Richtlinien aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören Verträge, Berichte, E-Mails, Audit-Dokumentationen, Protokolle und gescannte Belege.
Das RMS befasst sich mit der systematischen Verwaltung und Archivierung aufbewahrungspflichtiger Informationen. Es deckt sowohl physische als auch elektronische Formate ab und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß erfasst, klassifiziert und aufbewahrt werden. Die Grundsätze des Records Managements basieren auf internationalen Standards und umfassen Authentizität und Integrität (Schutz vor Manipulation durch digitale Signaturen und Audit Trails), Zugriffssicherheit (Sicherstellung von Role-Based Access Control (RBAC) ), Reproduzierbarkeit und Nachvollziehbarkeit (vollständige Versionierung und Protokollierung aller Änderungen) sowie Ordnung, Auffindbarkeit, Vollständigkeit Unveränderbarkeit, Richtigkeit, Prüfbarkeit, Portabilität und Vertrauenswürdigkeit.
Diese Schritte lassen sich mit Microsoft 365 umsetzen. Ein separates Dokumenten- oder Record-Management-System ist nicht erforderlich. Die nachfolgende Grafik zeigt exemplarisch Funktionsbereiche aus dem Microsoft 365 Angebot:
Der Prozess beginnt mit der Erfassung und digitalen Indizierung von strukturierten und unstrukturierten Daten. Diese können in verschiedenen Formaten vorliegen, darunter klassische Dokumentformate wie Word, Excel und PDF, aber auch E-Mails, Mediendateien und Datenbankeinträge. Informationsobjekte werden anhand standardisierter Metadaten-Modelle kategorisiert, um eine schnelle und sichere Archivierung sowie einen gezielten Zugriff zu ermöglichen. Eine Besonderheit von Microsoft 365 ist, dass einige Datenformate mit nativen Werkzeugen erstellt und auch im Team bearbeitet werden – zum Teil inklusive der Metadaten.
Integration in Teams mit Dokument-Erstellung
Informationsobjekte werden in Klassen und Typen unterteilt, die ihre spezifischen Eigenschaften und Merkmale beschreiben. Eine Informationsobjektklasse fasst gleichartige Informationsobjekte zusammen, während ein Informationsobjekttyp die detaillierten Eigenschaften dieser Objekte beschreibt. Diese Klassifizierung erleichtert die Verwaltung und das Auffinden der Informationen.
Hier sind einige Beispiele für Informationsobjekte aus dem Fachkonzept Records Management:
Informationsschutz mit Sensitivity Labels in Word
Metadaten ermöglichen eine Kategorisierung und steuern z.B. die revisionssichere Speicherung. Wenn möglich sollte die Erfassung von Metadaten durch Import und KI automatisiert werden. Metadaten sind für das schnelle Wiederauffinden von geschäftsrelevanten Informationen erforderlich. Dies ist entscheidend für die regelkonforme Archivierung und reduziert Compliance-Risiken. Zu den Metadaten gehören beschreibende Merkmale wie Titel, Autor und Erstellungsdatum, aber auch verwaltende Merkmale wie Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen.
Die technische Umsetzung der Erstellung von Informationsobjekten kann über Microsoft 365 (M365) erfolgen. Durch die Integration von ECM/DMS-Funktionalitäten in Microsoft 365 lassen sich Dokumente direkt in SharePoint speichern, klassifizieren und revisionssicher verwalten:
Ein wesentlicher Aspekt der technischen Umsetzung ist die Nutzung von unternehmensspezifischen Vorlagen. Diese Vorlagen enthalten bereits wesentliche Elemente des Unternehmens-Basisindexes als Attribute, was den Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Klassifizierung und Indizierung reduziert. Die Anwender komplettieren die Vorlagen mit weiteren erforderlichen Attributen, um die Informationsobjekte eindeutig zuzuordnen und auffindbar zu machen
Auch E-Mails und gescannte Dokumente können als aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte erfasst werden. E-Mails können analog zu Dokumenten verwaltet und klassifiziert werden, und so z.B. in relevanten Akten oder Teams-Räumen unabhängig von persönlichen Postfächern bereitgestellt werden. Gescannte Dokumente werden in Farbe und mit hoher Auflösung erfasst und ebenfalls als Dokument verwaltet.
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Es gibt Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung eines Records Managements bewältigen müssen: Fehlende Metadaten und manuelle Prozesse führen oft zu Datenchaos, unstrukturierte Dokumente sind schwer auffindbar und nicht versionskontrolliert, und inkonsistente Aufbewahrungsrichtlinien erhöhen die Sicherheits- und Compliance-Risiken. Best Practices zur Bewältigung dieser Herausforderungen beinhalten den Einsatz automatisierter Workflows zur Erfassung, Indexierung und Archivierung, die Etablierung klarer Richtlinien für das Records Lifecycle Management, regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden zur sicheren und regelkonformen Dokumentenverwaltung sowie den Einsatz von KI-gestützten ECM/DMS-Lösungen zur intelligenten Datenverarbeitung.
Zertifikate Management mit E-Mail-Automatisierung
Strukturierte Dokumentenverwaltung für die Ausstellung von Zertifikaten im digitalen Arbeitsplatz
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Eine 360° Kundensicht auf Dokumente in Microsoft Teams
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Ein strategisch durchdachtes Records Management System reduziert rechtliche Risiken, senkt Betriebskosten und steigert die Effizienz der Geschäftsprozesse. Die Kombination aus ECM, DMS und Microsoft 365-Integration schafft eine leistungsfähige Umgebung für eine sichere, konforme und nachhaltige Datenverwaltung.
Die Nutzung moderner technischer Lösungen wie Microsoft 365 und die Implementierung klar definierter Prozesse und Vorlagen tragen entscheidend zum Erfolg dieses Prozesses bei. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Records-Management-Strategie optimieren und die für Sie beste Lösung finden. Kommen Sie dazu jederzeit auf uns zu.
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