4. März 25

REHAU verrät: So gelingt der Übergang zur Kommunikation mit M365 – Learnings und Tipps

Stefanie Poledne

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Der Übergang von Jive zu Microsoft 365 war ein anspruchsvolles und spannendes Projekt, das zahlreiche wertvolle Erkenntnisse lieferte. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige der wichtigsten Learnings von Barbara Ernstberger, Communications Specialist bei REHAU, vorstellen. Lassen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, welche Empfehlungen sie Ihnen für Ihre eigenen digitalen Transformationsprojekte mit auf den Weg gibt.

Menschen im Mittelpunkt

Der Schlüssel zum Erfolg im Projekt mit REHAU lag in der Fokussierung auf die Mitarbeitenden. Ihre Emotionen und ihr Engagement spielen eine entscheidende Rolle, weil sie letztlich diejenigen sind, die die neuen Systeme und Prozesse täglich nutzen. Durch das direkte Feedback der Kunden können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, was die Akzeptanz und Effizienz der neuen Plattform erheblich steigert. Während des gesamten Projekts sollte stets darauf geachtet werden, ihre Bedürfnisse und Anliegen in den Mittelpunkt zu stellen.

Mitarbeitende einbeziehen und persönliches Mitwirken einfordern

Die Einbindung der Mitarbeitenden und die Förderung ihrer aktiven Teilnahme waren wesentliche Erfolgsfaktoren. Ihre Mitwirkung im Veränderungsprozess ist unerlässlich, um Projekte gemeinsam und erfolgreich umzusetzen.

REHAU setzte auf verschiedene Kommunikationsmaßnahmen wie z.B. E-Mail-Banner, eigenes Projektlogo, One-Pager und einen Projektblog, um die Mitarbeitenden regelmäßig über das Projekt und dessen Fortschritt zu informieren. Zum Go-Live wurde ein Gewinnspiel organisiert, bei dem goldene Jubiläumspins im neuen Intranet gefunden werden konnten. Solche Maßnahmen und spielerische Elemente sind zu empfehlen, da sie eine zusätzliche Motivation schaffen, sich intensiv mit der neuen Plattform auseinanderzusetzen.

Weniger kann mehr sein

Ein bedeutendes Learning war, dass weniger oft mehr sein kann. Statt die Plattform mit zu vielen Funktionen zu überladen, wurde bei REHAU der Fokus für die Einführung der neuen Plattform auf eine klare und benutzerfreundliche Lösung gelegt. Dadurch kann die Plattform schrittweise weiterentwickelt und auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzenden angepasst werden.

Mut zahlt sich aus

In jedem Projekt gibt es Phasen, in denen schwierige Entscheidungen getroffen werden müssen. Mut bedeutet, diese Entscheidungen trotz Unsicherheiten zu treffen und neue Wege zu beschreiten. Trotz anfänglicher Zweifel und Bedenken seitens REHAU, ob ein Projekt in dieser Größenordnung in nur wenigen Monaten erfolgreich abgeschlossen werden kann, hat sich der Mut ausgezahlt. Mit der Unterstützung der der IPI GmbH konnte das Projekt termingerecht und ohne größere Probleme abgeschlossen werden.

Gebt eurem Projekt ein Gesicht

Ein weiterer wichtiger Tipp ist, dem Projekt ein Gesicht zu geben – sowohl durch Projektbranding als auch durch die Personen, die hinter dem Projekt selbst stehen. Bei REHAU war Barbara Ernstberger diese zentrale Ansprechpartnerin, die für Fragen und Probleme zur Verfügung stand und sicherstellte, dass keine Anfragen unbeantwortet blieben. Dabei kann ein Telefonat oft effektiver sein als eine E-Mail und dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und den Übergang zur neuen Plattform zu erleichtern.

Es geht immer um das WARUM

Eine klare Kommunikation des „Warums“ ist von großer Bedeutung. Warum führen wir diese Maßnahmen durch? Was wollen wir damit erreichen? Warum müssen die Nutzer:innen etwas Neues lernen? Es ist essenziell, nicht nur die Maßnahmen und Aufgaben verständlich zu machen, sondern auch die dahinterliegenden Gründe und Ziele zu vermitteln. Wenn alle Beteiligten wissen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und welchen Mehrwert sie haben, entsteht eine gemeinsame Vision. Diese fördert das Engagement, stärkt den Zusammenhalt und treibt das Projekt voran.

Du kannst nicht alle glücklich machen

Es wird immer Menschen geben, die den Veränderungen skeptisch gegenüberstehen. Diese Rückmeldungen sind wertvoll, da sie helfen, die Bedürfnisse und Bedenken der Anwender:innen besser zu verstehen und auf diese gezielt einzugehen. Es ist wichtig, zu akzeptieren, dass nicht jeder gleichermaßen zufrieden gestellt werden kann. Der Fokus sollte darauf liegen, die Mehrheit bestmöglich zu unterstützen und umfassend zu informieren.

Lessons Learned: Dilemma der Kommunikation nicht unterschätzen

In der internen Kommunikation, vor allem bei einem Projekt dieser Größenordnung ist es entscheidend, sich auf wesentliche Maßnahmen zu konzentrieren und klare, prägnante Botschaften zu kommunizieren. Ein Beispiel aus dem REHAU-Projekt: „Die endgültige Abschaltung der bisherigen Plattform erfolgt Ende Mai. Bitte sichern Sie Ihre Daten bis zu diesem Zeitpunkt eigenständig.“ Solche klaren Nachrichten verhindern Missverständnisse und erleichtern den Übergang. Wiederholen Sie Botschaften und nutzen Sie verschiedene Formate, wie z.B. Projektblogs, um die Mitarbeitenden zu informieren, ohne sie zu überlasten. E-Mails stellen bei REHAU gerade noch den effektivsten Weg dar, um alle Mitarbeitenden mit PC-Arbeitsplatz sicher zu erreichen. Durch Klarheit, Wiederholung und das richtige Format stellen Sie eine erfolgreiche Kommunikation sicher.

Erfolgreiche Kommunikation braucht weit mehr als nur Technologie

Insgesamt hat sich gezeigt, dass eine erfolgreiche digitale Transformation weit mehr als nur eine technische Umstellung erfordert. Es handelt sich um ein umfassendes Veränderungsprojekt, bei dem die Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen sollten. Durch gezielte Maßnahmen und ein klares Verständnis für die Bedürfnisse der Nutzenden kann der Wechsel zu neuen digitalen Plattformen, wie etwa Microsoft 365, erfolgreich realisiert und der Grundstein für eine erfolgreiche digitale Zukunft gelegt werden. Weitere Informationen zu unserem gemeinsamen Projekt mit REHAU finden Sie in unserer Case Study.

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Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und wie wir auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen können.

Von Jive zu M365: Der Weg vom Social Intranet zur modernen internen Kommunikationsplattform

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