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Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Wer kennt es nicht? Einen Termin mit (mehreren) Kolleg:innen oder Kund:innen zu vereinbaren wird schnell zur Herausforderung. Jeder hat unterschiedliche Verpflichtungen, Prioritäten und Verfügbarkeiten, die berücksichtigt werden müssen. Zeitaufwändige und unübersichtliche Abstimmungen per E-Mail, Chat oder Telefon sind nötig, um den passenden Termin zu finden. Doch das muss nicht sein! Wussten Sie, dass es in Outlook eine ganz einfache Möglichkeit gibt, diesen Prozess zu automatisieren und damit wesentlich effizienter zu gestalten? Nein? Dann wird es höchste Zeit den Outlook-Terminplanungsassistenten kennenzulernen!
Früher hieß es FindTime, inzwischen heißt es Terminplanungsumfrage – nicht weniger sperrig, aber ungemein hilfreich. Das seit kurzem in Outlook verfügbare neue Feature nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Ihre Terminplanung zu optimieren. Es analysiert Verfügbarkeiten, bevorzugte Zeiten und Arbeitsschwerpunkte, um den besten Zeitpunkt für Ihre Termine zu finden. Dafür brauchen Sie lediglich als Organisator einen Office 365 Account, für alle anderen Teilnehmer ist eine E-Mail-Adresse ausreichend.
Starten Sie dazu einfach eine Terminplanungsumfrage direkt aus einer E-Mail heraus. Sie können die Teilnehmer hinzufügen und einige mögliche Terminoptionen wie beispielsweise die Dauer mit angeben. Outlook konsultiert Ihren eigenen Kalender und auch den der eingeladenen Personen, auf deren Kalender Sie Zugriff haben. So können Sie schon eine Vorauswahl an Terminvorschlägen an alle Teilnehmer senden, aus denen diese den für sie passenden wählen können. Solange die Abstimmung noch nicht abgeschlossen ist, werden diese Termine automatisch in Outlook geblockt und nachdem der passende Zeitpunkt gefunden und als Meeting-Einladung versendet ist, auch wieder bereinigt. Wie genau das funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem kurzen Video.
Die Terminplanungsumfrage ist eine äußerst nützliche Funktion in Outlook, die Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen und Meeting-Planung effizienter zu gestalten. Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie einfach es sein kann, eine Besprechung zu planen!
Bei Fragen zum Thema oder rund um digitale interne Kommunikation stehen wir Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zu Seite – melden Sie sich einfach.
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