Ohne Governance Konzept geht es nicht – oder?!

Die Einführung eines neuen Digital Workplaces oder Systems in einer Firma ist an sich schon ein sehr großer Aufwand und mit viel Zeit und Mühe verbunden. Jetzt soll man sich noch mehr Arbeit machen und ein Governance Konzept erstellen? Ist das wirklich nötig? Wir sagen ganz klar: Ja!

Was versteht man darunter?

In einem Governance Dokument sollen Vorgehensweisen, Abläufe, definierte Rollen, Ziele und Anwendungsbereiche festgelegt werden. Es dient als Leitlinie für alle Intranet-Anwender.

Hört sich sehr umfangreich an – und das ist es zugegebenermaßen auch. Denn je ausführlicher alles festgelegt wird, desto schneller und besser kann von den einzelnen Nutzern geplant, entschieden und umgesetzt werden. Und das sind entscheidende Punkte: denn wenn die Vorgehensweisen klar sind, ist die Hemmschwelle für die dauerhafte Nutzung um einiges geringer, als wenn sich jeder Nutzer unsicher ist, ob das was er tut auch richtig ist.

Was gehört hinein?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn das Konzept ist genauso einzigartig wie der dazugehörige digitale Arbeitsplatz und das Unternehmen. Jedoch gilt die Faustregel: je mehr Sie im Konzept festhalten, desto strukturierter und einfacher gestaltet sich die Arbeit Ihrer Mitarbeiter.

Das Dokument dient der umfassenden Definition und Beschreibung der technischen, organisatorischen, fachlichen und funktionalen Aspekte, die für eine erfolgreiche Realisierung der digitalen Zusammenarbeit nötig sind. Dabei wird zunächst auf generelle Regeln und Richtlinien eingegangen, die für alle Anwendungsfälle gelten. Danach geht es an einzelne Use Cases, deren Regeln ebenfalls dokumentiert werden. Darunter können Sie sich nicht viel vorstellen? Dann haben wir hier ein paar Beispiele, was in einem Governance Konzept enthalten sein kann:

• Wie soll die Einführung der Plattform umgesetzt werden?
• Welche wichtigen Rollen gibt es? Diese müssen definiert werden – inkl. der Aufgaben die umgesetzt und Kompetenzen, die benötigt werden
• Dokumentation der Regeln und Prozesse
• Dokumentation der definierten Anwendungsfälle
• Informationsarchitektur
• Welche gesetzlichen und unternehmensweiten Vorschriften müssen eingehalten werden?
• Wie gestalten sich die Redaktionsprozesse? Welche Inhalte sollen wann, von wem und in welcher Form publiziert werden?
• Welche Erwartungen gibt es an alle Beteiligten?
• Wie geht man mit Problemen und deren Lösung um?
• Netiquette
• Technische Voraussetzungen
• Strategie, Vision, Konzept
• Support
• Trainingsangebot

Falls Ihnen das zu umfangreich erscheint, können Sie natürlich auch Bereiche aussparen oder nach einer bestimmten Zeit andere Anforderungen aufgreifen.

Beispiel: Sie führen in Ihrem Unternehmen Office 365 ein und erarbeiten ein Konzept für den Umgang mit Microsoft Teams. Selbstverständlich müssen Sie dann nicht sofort alle möglichen Einsatzszenarien umsetzen. Etwa können Sie Ihre Mitarbeiter grundsätzlich im ersten Schritt an die Arbeit mit dem Tool gewöhnen, bis Sie im zweiten Schritt beispielsweise die Arbeit mit Planner über Teams einführen.

Das klingt für Sie alles zu aufwendig und Sie wissen nicht, wo man überhaupt anfangen soll? Kein Problem – wir unterstützen Sie. Unsere projekterfahrenen Consultants wissen worauf es ankommt und erarbeiten mit Ihnen zusammen Ihr individuelles Governance Konzept. Kommen Sie einfach auf uns zu!