Office 365-/SharePoint-Intranet mit oder ohne Aufsatz? Unsere Sichtweise und Erfahrung – Teil 2

Im vorausgegangenen Teil haben wir Ihnen erläutert, wie es zu den Add-On-Aufsätzen für Microsoft SharePoint und Office 365 kam. Nun berichten wir von unseren Erfahrungen mit den OOB-Add-On-Lösungen.

Heute ist eine Vielzahl von Anbietern am Markt aktiv. Jede Lösung bringt eine Reihe von Design- und Funktionsentscheidungen mit sich. Dies sollte letztendlich der Grund für die Auswahl des Aufsatzes sein. Damit geht aber auch einher, dass nicht jede Lösung für jede Situation passt. Typischerweise steht die Entscheidung für einen Aufsatz aber am Anfang eines Projektes. Unzulänglichkeiten oder für den im Bedarf im eigenen Unternehmen unpassende Lösungen werden so erst in der Detailumsetzung erkannt. Darauf haben wir mit einer erweiterten Pilotphase inklusive Prototyping-Vorgehen reagiert. Im Verlauf der Intranet Umsetzung oder dem Betrieb haben wir jedoch festgestellt, dass häufig neue oder zusätzliche Anforderungen entstehen, die zum Zeitpunkt der Auswahl nicht bekannt waren. Dies führt dazu, dass Unternehmen entweder auf eine Anpassung des Aufsatzes durch den Anbieter warten oder eine Anpassungen an Aufsätzen erfolgt, um die spezifischen Funktionsbedürfnisse abzubilden. Das führt wiederum zu doppelten Kosten (Lizenz + Anpassung) um die gewünschte Lösung zu erreichen.

Beim Einstieg ist sowohl jedes Content Management System als auch die Microsoft-Umgebung erklärungsbedürftig. Wir stellen daher in unseren Intranetprojekten eine Schulung an den Anfang und zeigen so den Usern die vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten anschaulich auf. Jeder Aufsatz bringt zusätzliche Komponenten, Module, Administrationsoberflächen usw. mit. Auch diese Möglichkeiten sollen vermittelt werden. Hier haben wir erhöhten Schulungsbedarf und auf Grund der Abhängigkeiten mehr Komplexität festgestellt. Wegen der Nische, in der sich die Lösungen befinden, gibt es am Berater- oder Arbeitsmarkt so gut wie kein qualifiziertes Personal – die Qualifizierung erfolgt immer im Unternehmen selbst. Nutzer eines Add-On-Produktes begeben sich so ein Stück weit in die Abhängigkeit eines kleinen Anbieters – und sind dadurch bei der Auswahl Ihrer Partner eingeschränkt.

Ein einfaches Installieren und Nutzen ohne Konzept funktioniert unseres Erachtens nicht. Auch wenn das mitunter im Marketing des Anbieters vermittelt wird, muss für jedes Intranet die Informationsarchitektur, Navigation, Redakteure, Community-Management und die Adaption auf das Unternehmen individuell betrachtet werden. In diesem Teil der Projekte haben wir keine Abweichungen gegenüber Projekten ohne Aufsatz festgestellt.

Die technische Komplexität steigt. Für den reibungslosen Betrieb muss die Wirtsplattform (Office 365 oder SharePoint) und der Aufsatz reibungslos funktionieren. Im Falle einer Fehlersuche ist nun ein zusätzliches System und ein weiterer Anbieter zu berücksichtigen. Leidlich sind die Erfahrungen, in denen jeder Provider auf den jeweils anderen zeigt und eine Lösung von einem neutralen Dritten mit tiefem Know-how gefunden werden muss, die für alle Systeme kompatibel ist.

Jede Add-On-Lösung kostet dauerhaft. Jeden Monat. Das verschafft am Anfang des Projektes Luft, da eine Implementierung typischerweise in dieser Phase voll bezahlt werden muss. Betrachtet man die Laufzeit solcher Lösungen mit 3-5 Jahren sieht das schnell anders aus. In unseren Analysen sind die Kosten über den Lebenszyklus hinweg bei Aufsatzlösungen höher als bei solchen, die einmalig angepasst und natürlich angemessen gepflegt wurden.

Die Pflege und Erweiterung der Lösung erfolgen durch die Anbieter. Leider werden nicht immer die eigenen Wünsche priorisiert. Zusätzlich muss viel investiert werden, um den Plattformänderungen von Microsoft Rechnung zu tragen. So gehört neben dem Hinterherlaufen bei Modern SharePoint inzwischen immer mehr dazu, Lösungen für MS Teams anzubieten. Es ist aber auch spürbar, dass die Anbieter dem Takt, den Microsoft vorgibt, nicht oder nur teilweise folgen können. So konnte MS Teams auf Grund fehlender APIs über längere Zeiträume nicht integriert werden oder es bleibt die Integration von eigenen Social Networks mit der Architektur von Office 365 unlösbar.

Die Veränderungsgeschwindigkeit von Microsoft, insbesondere die Invests in MS Teams und Modern SharePoint, hat heute zu einem Lösungsbaukasten für Office 365-Intranets geführt, die viele der Funktionen der Add-Ons überflüssig oder redundant machen. Typische Use Cases für News, Enterprise Social, Profile, Veröffentlichung, App Launcher, Integration von Video, mobile Nutzung, Suche usw. können heute relativ einfach umgesetzt werden. Leichte Schwächen bestehen aktuell noch im Bereich Mehrsprachigkeit und Navigation – für beides sind bereits Verbesserungen angekündigt.

Durch das Lock in im jeweiligen Aufsatz sind Unternehmen oft an dessen Nutzung gebunden. Es erfolgt so ein Lock out aus den Fortschritten von Microsoft – die Intranets sind dann wie abgekoppelt. Sie werden also links und rechts von Microsoft überholt und der Aufsatz, der eigentlich eine bessere Lösung bereitstellen sollte, wird plötzlich zum teuren Bremsklotz. Darüber hinaus kann der Rückbau bzw. die Migration zurück zum MS Standard durch die „Sonderfunktionen“ sehr risikobehaftet sein.

Haben Sie Fragen zu diesen speziellen Punkten? Dann zögern Sie nicht und kommen Sie damit einfach auf uns zu! Ansonsten können Sie sich schon mal auf den dritten Teil freuen. Darin erfahren Sie, welche Art von Intranets und digitale Arbeitsplätze wir zukünftig anbieten.