Office 365-/SharePoint-Intranet mit oder ohne Aufsatz? Unsere Sichtweise und Erfahrung – Teil 1

Ein gutes und modernes Intranet schafft Vernetzung und authentische Kommunikationskanäle für alle Mitarbeiter, unterstützt bei der Arbeit und trägt positiv zur Employee Experience im Rahmen der digitalen Transformation Ihres Unternehmens bei.

Entsprechend sind die Prioritäten, Kommunikationskanäle, Informations- und Funktionsangebot in jedem Unternehmen unterschiedlich. Letztlich muss Ihr Intranet zu Ihrem Unternehmen passen.

Wie es zu den Microsoft SharePoint/Office 365-Add On-Intranet-Aufsätzen kam

In der alten Microsoft SharePoint – heute „Classic“ – Umgebung hat das System nur Basisfunktionen wie Seitenvorlagen, Veröffentlichungsprozesse, Berechtigungsmanagement und Suche bereitgestellt. Ein optisch ansprechendes Intranet hat die Anpassung der Seitenvorlagen, des Designs und in der Regel auch der Darstellung oder Aggregation der Informationen auf der Seite selbst erfordert. Unser Beratungsansatz war daher darauf ausgelegt, den individuellen Maßanzug für Unternehmen zu entwerfen und umzusetzen.

Der On-Premises- und „Classic“-Umgebung haften weiterhin noch einige Schwächen an:

1. Keine mobile Ausgabe
2. Nur rudimentäre Social-Funktionen oder alternativ eine schlechte Integration mit Yammer
3. Eine Architektur, die einen Neustart des Systems bei Updates an Solutions erfordert. Im Fehlerfall konnten Solutions den ganzen Server lahmlegen

Mit steigenden Anforderungen an die User Experience, der zunehmenden Verbreitung von mobilen Zugriffen, des Social-Aspektes und immer höheren Flexibilitätsanforderungen wurden die erforderlichen Anpassungen immer größer. Dazu kommt die Erwartung von Änderungen an der zugrundeliegenden Plattform durch den Evergreen-Ansatz von Office 365.

Aus dieser Not heraus ist ein Markt für Intranet-Out-of-the-box (OOB)-Add-Ons für SharePoint, sowohl On-Premises als auch in der Cloud, entstanden. Die Anbieter haben wesentliche Teile der Anpassungen vorweggenommen und ein Wartungs- und Updateversprechen für zusätzliche Funktionen sowie Bausteine gebrauchsfertiger Intranets usw. angeboten. Sie setzen den Betrieb einer SharePoint- oder Office 365-Umgebung voraus und legen eine komplett eigene Präsentationsschicht über die Informationsangebote oder stellen Module (z.B. WebParts) für typische Intranet- und Digital Workplace-Szenarien bereit. Viele dieser Angebote sind aus Lösungen heraus, die in Projekten entstanden sind, weiterentwickelt worden. Entsprechend vielfältig waren und sind die Lösungen und Designentscheidungen. Dabei war von vornherein eine hohe Volatilität in diesem Markt zu erwarten – nicht nur weil viele Angebote, zunächst noch wenig professionell, im Spannungsfeld der Beratung vs. Produktmanagement standen. Dieses Angebot wird durch Lizenzgebühren, in der Regel Subscriptions abhängig von der Anwenderanzahl, vergütet.

Zeitgleich hat Microsoft mit Modern SharePoint und SPFX die Grundkonzepte neu aufgesetzt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Sind also OOB-Lösungen noch sinnvoll bzw. notwendig? Im nächsten Teil der Serie verraten wir Ihnen, welche Erfahrungen wir damit bisher sammeln konnten. Sollten Sie Rückfragen rund um den Digital Workplace haben, können Sie sich gerne an uns wenden.