Office 365: Microsoft Teams – Teil 2

Im ersten Teil unserer Blogserie über Microsoft Teams haben wir Ihnen die groben Funktionen nähergebracht und die Fragen beantwortet, was Microsoft Teams eigentlich ist und was es kann. Jedoch war es noch nie der richtige Weg, dem Kollegen oder Mitarbeiter einfach ein Tool hinzuwerfen und dann zu sagen „Hier, benutz das mal … irgendwie“. Im Vorfeld müssen Sie evaluieren, wofür man Teams überhaupt nutzen möchte, wofür es vielleicht bessere Werkzeuge gibt und welche Anwendungsfälle sich optimal oder aber überhaupt nicht umsetzen lassen – was natürlich von Firma zu Firma individuell ist. Auch darüber, wie man die Mitarbeiter für das neue Tool begeistern kann, sollten Sie sich Gedanken machen. Wie im ersten Teil beschrieben, bietet uns Office 365 ein Sammelsurium an Werkzeugen, aus welchem wir das Passendste herauspicken müssen. Einfach gesagt: Ich kann einen Nagel natürlich mit der Rückseite eines Schraubenziehers in die Wand schlagen, aber ein Hammer ist dafür nun mal doch besser geeignet.

Genauso verhält es sich auch in der Office 365 Umgebung. Es gibt einige Funktionen die sich überschneiden, aber es liegt an Ihnen – selbstverständlich gerne mit unserer Hilfe – das bestmögliche Werkzeug für Ihre Anforderungen zu finden.

Anwendungsfall: Projektorganisation im Unternehmen

Als Beispiel dient hierfür die Musterfirma Schmidt GmbH. Sie organisiert sich heute noch in SharePoint 2010 mit speziell modellierten Projektseiten. Dateien (Angebote, Konzepte, Reports usw.) werden auf dieser Projektseite abgelegt und mit Metadaten versehen. Jede dieser Seiten ist dabei gleich aufgebaut. Egal ob es ein 100- oder 100.000-stündiges Projekt ist. Der interne Austausch passiert entweder per Skype for Business (S4B) oder per E-Mail, wenn es nicht gerade persönliche Gespräche sind. Da auch Entwickler eingebunden sind, werden Aufgaben im Team Foundation Server (TFS) gepflegt.

Problem bei diesem Umstand? E-Mails und Skype for Business-Unterhaltungen haben keinerlei Verknüpfungen zu der Projektseite. Man könnte diese natürlich als Dateien in der Projektseite hochladen, aber das ist im Alltag viel zu umständlich und kostet unnötig viel Zeit. Also wird darauf verzichtet. Im schlimmsten Fall werden in einer Unterhaltung zwischen zwei Kollegen wichtige Mitteilungen ausgetauscht. Die anderen Kollegen bekommen dies aber gar nicht mit, ihnen fehlt diese Information schlichtweg.

Bei E-Mails muss man nach wenigen Wochen die Suche bemühen, um evtl. wichtigen Schriftwechsel wiederzufinden, wie etwa Vereinbarungen mit dem Partner. Fast identisch verhält es sich mit den Aufgaben im TFS. Keinerlei Bezug zur Projekt-Seite. Ebenso wenig werden Unterhaltungen per Mail oder S4B im TFS angezeigt.

Was kann also Microsoft Teams an diesem Szenario verbessern? Extrem viel!

Mit der Eröffnung eines neuen Teams kann ich all die vorher beschriebenen Umstände besser miteinander verbinden. Es wird also ein neues Team für ein neues Projekt angelegt, in diesem Fall das „Projekt Alpha“.

Betrachten wir die Probleme des vorher beschriebenen Anwendungsfalls:

Problem 1: Unterhaltungen haben keinerlei Bezug zu einem Projekt, einer Projekt-Seite oder einem Dokument auf der Projekt-Seite.

Mit Microsoft Teams hat man die Unterhaltungen innerhalb des Projekt(team)s. Jedes Mitglied kann diese Unterhaltung(en) sehen und daran teilnehmen, auch wenn das Team oder der Kanal mehrere Tage später betrachtet wird. Mittlerweile kann man auch entscheiden ob Mitglieder, die erst später in ein Team hinzugefügt wurden, die bis dahin geführten Unterhaltungen sehen dürfen oder nicht. Unterhaltungen können aber auch einen noch direkteren Bezug nehmen, z. B. auf ein Dokument, eine Präsentation, Registerkarte u.v.m.

Problem 2: Kollegen die unterwegs sind können an einer Skype for Business-Unterhaltung nicht teilnehmen und sind somit nicht immer aktuell informiert.

Bei Microsoft Teams spricht man vom „persistent Chat“. Das kann wörtlich durchaus als „dauerhaft“ übersetzt werden. Denn alles Geschriebene bleibt in den Kanälen und Chats erhalten. Da die Unterhaltungen innerhalb des Teams geschehen, kann man diese auch mehrere Tage oder Wochen durch einfaches scrollen nach oben nachlesen. Auch, wenn die Unterhaltung mittlerweile nicht mehr aktiv ist, kann man sie wieder mit einem Beitrag nach unten und somit in das Sichtfeld der Benutzer bringen. Besser noch: der Benutzer kann sich unterwegs im Zug oder im Hotel schon auf dem Laufenden halten. Einfach das Smartphone zücken und mit der MS Teams App an den Unterhaltungen teilnehmen.

Problem 3: TFS-Planungen und Objekte haben keine Verbindung zur Projekt-Seite und/oder den Unterhaltungen.

Aufgaben, Items und Bugs aus dem den Visual Studio Team Services oder dem Team Foundation Server können angezeigt und besprochen werden. Des Weiteren ist es möglich, das Kanban Board als Registerkarte einzufügen.

Quelle: https://marketplace.visualstudio.com

Ebenso kann über einzelne Elemente diskutiert werden.

Quelle: https://blogs.msdn.microsoft.com/devops/2016/11/02/microsoft-teams-integration-with-team-services/

Anhand dieser Beispiele und Problemstellungen ist gut erkennbar, dass Microsoft Teams einiges richtig macht und dass dazu noch relativ einfach und unkompliziert. Trotzdem darf man nicht der Illusion verfallen, dass Microsoft Teams nun die eierlegende Wollmilchsau ist.

Teams hat seine Stärken in der Kommunikation und der Anbindung anderer Anwendungen. Auf dieser Schiene möchte Microsoft das Tool auch in den Unternehmen platzieren. Als das „Haupt-Front-End“ (neben Outlook), sprich, die Anwendung, die den ganzen Tag geöffnet ist und die andere Programme im Hintergrund anzapft oder Daten aus diesen bezieht.

Natürlich sind nicht alle Anwendungen „Teams-kompatibel“. Vor allem dann, wenn die Systeme noch lokal im Unternehmensnetzwerk gehostet werden. Microsoft Teams ist eine reine Cloud-Anwendung und Microsoft hat auch keinerlei Pläne dies in naher oder mittlerer Zukunft zu ändern. Für Unternehmen, die nicht in die Cloud wandern möchten, sind weiterhin SharePoint, Exchange und Skype 4 Business die Kommunikations- und Collaboration-Tools der Wahl.

Wie bereits erwähnt, wird bei Microsoft Teams alles recht einfach und intuitiv gehalten. Für diesen Komfort gehen aber auch Funktionen und Komplexität verloren. Wenn Sie ein riesiges Projekt planen, inklusive Ressourcen-, Budget- und Zeitplanung, die viele hundert Arbeitsschritte, unterschiedliche Rollen und eine hohe Komplexität beinhalten, werden Sie nicht um Microsoft Project herumkommen. Genauso verhält es sich, wenn Sie ein umfangreiches Dokumentenmanagement bewerkstelligen wollen. Metadaten, Ansichten, Versionierung, berechnende und formatierte Spalten u.v.m. bietet nur die SharePoint Dokumentenbibliothek. Viele weitere Bespiele könnten hier angebracht werden.

Deswegen hat sich auch mit der Cloud, Office 365 und Microsoft Teams nicht viel geändert wenn es darum geht, ein Collaboration-Projekt durchzuführen. Es geht einzig um Anwendungsfälle und Pain-Points der Mitarbeiter, wenn diese miteinander arbeiten wollen. Die Arbeit und Prozesse müssen beleuchtet werden um danach die bestmögliche Lösung, das bestmögliche Tool und die bestmögliche Vorgehensweise auswählen zu können.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser kleine Ausflug in die Microsoft Teams-Welt einen ersten Eindruck von den Möglichkeiten und Funktionen vermitteln konnte. Selbstverständlich beraten wir Sie gerne im Hinblick auf einen individuellen Einsatz in Ihrem Unternehmen. Kommen Sie einfach auf uns zu!