Office 365: Microsoft Teams – Teil 1

Office 365 ist in der Business-Welt gerade in aller Munde. Nutzen Sie es auch bereits oder denken über eine Implementierung nach? Wir möchten Ihnen die umfassenden Tools und Möglichkeiten die mit dem neuen Programm kommen näherbringen und einige Anwendungen genauer beleuchten. Wo liegen die Vorteile? Was können die einzelnen Instrumente und für was soll bzw. kann man sie überhaupt anwenden? Den Auftakt macht heute das Chat-Tool Microsoft Teams.

In der Vergangenheit war Microsoft SharePoint 2010/2013 oder 2016 immer unser Werkzeugkasten, aus dem wir uns an verschiedenen Werkzeugen bedient haben. Mit dem Einzug von Office 365 in die Büros ist SharePoint nicht verschwunden, nein, es steht mittlerweile mitten in einer voll ausgestatteten Werkstatt. Microsoft Teams ist eins von den vielen Werkzeugen, das darin enthalten ist.

Quelle: http://www.onpointsolutions.com.au/adoption-blog/2016/11/30/office-365-isnt-it-just-office-2106-in-the-cloud

Wozu soll man dieses neue Tool eigentlich einsetzen?

Microsoft hat zuletzt fast monatlich neue Anwendungen für Office 365 herausgebracht. Wie soll man da überhaupt wissen, wofür welches Programm verwendet werden soll? Tatsächlich hat sich Microsoft hier etwas weiter gewagt als sie es in der Vergangenheit getan haben und geben den Unternehmen nun ein wenig Hilfe an die Hand. Dazu später noch mehr.

Was ist Teams denn nun überhaupt? Wenn man es in einem Satz beschreiben müsste, würde es „Ein auf Kommunikation fokussiertes Collaboration Tool“ wohl am besten treffen. Der Chat, egal ob 1:1 oder 1:n, sowie die Teams stehen ganz klar im Fokus. Doch Teams ist kein abgekapseltes Produkt innerhalb von Office 365. Es hat verschiedene Verbindungen zu anderen Anwendungen innerhalb der Microsoft Cloud. Anhand des Beispiels „Einführung von Microsoft Teams bei der IPI GmbH“ erläutern wir einige Funktionen und Beispiele.

Im Gegensatz zu SharePoint überfordert der Aufbau und die Komplexität von MS Teams nur die Wenigsten. Bereits nach einigen Minuten findet man sich intuitiv zurecht.

Für das interne Projekt der MS Teams-Einführung haben wir ein neues „Team“ erstellt und die entsprechenden Personen eingeladen. Mit @youtube und @Mitarbeitername wurden die Kollegen direkt angesprochen und der Inhalt des Teams mit einem YouTube Video erweitert.

Dabei wird das YouTube-Video aber nicht in Teams abgespielt, sondern man springt auf die entsprechende Seite ab. Richtig schön wäre es natürlich, wenn das Video direkt in der Teams-Anwendung abgespielt werden würde, á la Facebook & Co.

Hier erkennt man bereits, dass es in einem Team mehrere Unterhaltungen geben kann. Es ist möglich, innerhalb eines Kanals das Teams noch einmal thematisch zu unterteilen. Vorteil ist, dass man so unterschiedliche Unterhaltungen zu verschiedenen Themen führen kann ohne die Übersicht zu verlieren. Aus technischer Sicht basieren die Unterhaltungen, Chats und Besprechungen auf Microsoft Skype for Business (S4B). Auch Unterhaltungen zwischen Teams-Nutzern und Skype for Business-Usern sind möglich. Von Microsoft wurde bereits angekündigt, dass Skype for Business im Laufe der nächsten ein bis zwei Jahre im Online-Bereich verschwinden wird und zu 100 % von Microsoft Teams ersetzt wird. Alleinstellungsmerkmale von S4B wie Telefonie-Funktionen werden zukünftig ebenfalls noch in Microsoft Teams integriert. Innerhalb seiner Teams-Mitglieder ist das Telefonieren allerdings jetzt schon möglich.

Microsoft verfolgt das Ziel mit MS Teams eine Anwendung anzubieten, die es unnötig macht immer wieder zu allen anderen angebotenen Anwendungen abspringen zu müssen. So kann man z. B. auch Besprechungen planen, so genannte „Teams Besprechungen“, trotzdem liegt die Grundlage dafür in Outlook bzw. Exchange. Somit taucht der Termin auch bei allen Teilnehmern im Outlook-Kalender auf.

Wie verwalte ich meine Dateien?

Teams und auch jeder einzelne Kanal in einem Team hat eine Dateiablage. Diese können entweder per manuellem Upload oder auch als E-Mail-Anhang befüllt werden. Die Verwaltung ist dabei sehr einfach gehalten: es gibt Ordner und die typischen Informationen des Datums und der Person die zuletzt daran gearbeitet hat, wie man es von Windows eben kennt. Dabei liegen die Dateien im Hintergrund in einer SharePoint Dokumentenbibliothek. Wenn man an SharePoint und Dokumente denkt, kommen einem direkt Metadaten, Spalten, Ansichten, Versionisierung und vieles mehr in den Sinn. Beim Absprung auf die SharePoint Site und zugehörige Dokumentenbibliothek kann man diese ganzen Funktionen auch durchaus nutzen, in MS Teams werden diese aber nicht abgebildet. Jahrelang hat die IPI bei Kunden versucht, den Nutzen und die Vorteile von Metadaten gegenüber Ordnern an den Mann (bzw. die Frau) zu bringen. Nun also wieder der Schritt zurück?

Wohl eher nicht! Denn es geht darum, worauf der Fokus meiner Zusammenarbeit liegt. Möchte ich mich einfach austauschen und unterhalten und dabei „auch mal ein paar Dateien mit ablegen“? So ist Teams mit seiner einfachen Dateien-Ansicht die richtige Wahl. Habe ich beispielsweise aber ein riesiges Bauprojekt mit mehreren Hundert Bauplänen, Genehmigungen und Schriftverkehr, so hat man weiterhin die Möglichkeit, all die Vorteile einer SharePoint Dokumentenbibliothek zu nutzen. Dazu muss nicht mal zwingendermaßen auf die SharePoint Site abgesprungen und MS Teams verlassen werden, man kann sich einfach einen neuen Tab in seinem Team erstellen und sich darin die gewünschte Bibliothek im SharePoint-Kontext anzeigen lassen.

Aufgaben-Verwaltung in MS Planner

Ziemlich ähnlich verhält es sich mit der Aufgaben-Planung. Diese wird durch Microsoft Planner realisiert. Ebenfalls ein neues, modernes Arbeitsmittel in der Office 365 Werkstatt. Hierbei ist es möglich, sich seine Aufgaben direkt in MS Teams zu erstellen und zu verwalten. Alternativ kann man in die MS Planner-Anwendung abspringen.

Wie zu Anfang erwähnt, erkennt man, dass Teams sehr viele Berührungs- und Verknüpfungspunkte zu den unterschiedlichsten Anwendungen aufweist. Wie aber ist das technisch realisiert? Ist jeder im Team ein SharePoint Mitglied und kann auch auf die Aufgaben zugreifen? Sagen wir „fast“.

Die technische Grundlage ist nämlich nicht Microsoft Teams, sondern Microsoft Groups. Rein zeitlich gesehen gibt es MS Groups schon um einiges länger als MS Teams. Einfach ausgedrückt ist eine „Group“ ein Container mit Personen. In der lokalen Microsoft Active Directroy Umgebung als Sicherheits- oder Verteilergruppe bekannt. Nun aber in der Azure Cloud und dem Azure Active Directory ein Container, der ein gemeinsames Postfach, Kalender, Dateiablage u.v.m. bietet. Als Werkzeug in den meisten Fällen eher ungeeignet bietet Groups die technische Basis für fast alle modernen Werkzeuge von Office 365.

Quelle: https://blogs.office.com/en-us/2015/05/20/recapping-yammer-highlights-and-key-takeaways-from-ignite/

So viel zum ersten Teil. In der Fortsetzung stellen wir MS Teams anderen Werkzeugen gegenüber und werden erfahren, wofür MS Teams eigentlich gar nicht geeignet ist. Haben Sie noch Rückfragen zu Microsoft Teams oder möchten Sie wissen, wie sie es genau in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.