Office 365 – Ein Überblick zu den Apps und ihren Funktionen

Der Saal ist gefüllt. Die Digital Workplace Fachkonferenz hat begonnen. Zum Start des Office 365-Vortrags stellt unser Experte, eine auf den ersten Blick einfache Frage: „Was ist Office 365 bzw. was gehört dazu?“ Kurzes Schweigen. Wie aus der Pistole geschossen, kommen aus dem Publikum die ersten Schlagwörter: „Word“, „Excel“, „Outlook“. Wieder kurze Pause. Dann geht es weiter „SharePoint Online“, „Teams“, „Groups“ „Planner“, „Yammer“, „Skype“, …. Mittlerweile ist die Zahl der Apps unter dem Office 365-Dach enorm gestiegen. Doch welches Tool ist für welches Anwendungsszenario denkbar bzw. welches Tool kann was? Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, stellen wir Ihnen heute die wichtigsten Dienste kurz vor.

Kurzvorstellung der Dienste in Office 365

Office 365 Groups ist ein Dienst, der für die Zusammenarbeit entwickelt wurde und mit den Ihnen vertrauten Office 365 Tools verwendet werden kann. Sie können gemeinsam mit Ihren Teamkollegen Dokumente verfassen, Kalkulationstabellen erstellen, an Projektplänen arbeiten, Besprechungen planen oder E-Mails senden.

Office 365 Groups bildet die Basis für sämtliche Office 365 Collaboration Tools. So ist ein Team von Microsoft Teams immer auch eine Office 365 Group. Eine Yammer Group oder SharePoint Online Site kann immer mit einer Office 365 Group verbunden werden. Ein Plan in Planner ist immer mit einer Office 365 Group verbunden und die Funktionen von Outlook, OneDrive, Kalender, Skype, OneNote etc. finden sich in den jeweiligen Apps wieder.

Yammer ist ein soziales Netzwerk, dass es den Mitarbeitern (und externen Partnern) ermöglicht miteinander zu diskutieren, Neuigkeiten auszutauschen und Antworten von Kollegen auf der ganzen Welt zu erhalten. Früher war Yammer ein eigenständiges Produkt, nun verschmilzt es immer mehr mit den Office Groups von Office 365. Der Discovery Feed sorgt dafür, dass Mitarbeiter immer bestens informiert sind. Durch intelligente Suchfunktionen werden personalisierte Ergebnisse geliefert. Der Yammer Feed kann auf SharePoint Seiten eingebunden werden.

Microsoft Teams bietet neue Möglichkeiten der Kommunikation für Teams. Dabei unterstützt die Plattform nicht nur durchgehende Chats, sondern auch Chats in Form von Threads. Team-Konversationen können standardmäßig vom gesamten Team gesehen werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, private Unterhaltungen zu führen. Skype ist integriert, um Telefonate und Video-Konferenzen abzuhalten. Darüber hinaus stellt Microsoft Teams die Funktionen von Office 365 inklusive Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Online, OneNote, Planner, Power BI und Delve zur Verfügung.

SharePoint Online fördert die team- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Kollegen, externen Partnern und Kunden. Die Mitarbeiter erstellen und verwalten – auch ohne technische Fachkenntnisse – team- und projektorientierte Webseiten, auf denen sie Dokumente und Informationen für Kollegen, Kunden und Partnern freigeben und gemeinsam nutzen können. Zusätzlich werden alle Mitarbeiter über ein Social Intranet über interne Neuigkeiten informiert und auf dem Laufenden gehalten.

OneDrive for Business auf Office 365 ist der persönliche Cloud Speicherort um Dokumente abzulegen, zu teilen und auf verschiedenen Devices zu nutzen. Jeder OneDrive for Business Benutzer kann bis zu 1 TB an Speicherplatz nutzen. OneDrive for Business bietet den perfekten Ort um Dokumente mit internen oder externen Personen zu teilen und ist damit die Alternative für Dropbox oder Google Drive, ohne dass dabei die IT die Kontrolle über die Daten verliert.

Office 365 Delve kann an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 Informationen und Daten von verschiedenen Datenquellen zentral anzeigen. Bei der Online-Anwendung handelt es sich um einen persönlichen Assistenten, der für Anwender alle notwendigen Daten, auf die sie Zugriff haben, zentral darstellen kann. Dieser durchforscht die Datenquellen, auf die der Anwender Zugriff hat, nach freigegebenen Dokumenten mit Relevanz. Hinter dem Begriff Delve steckt zusätzlich auch noch das umfangreiche Mitarbeiter-Profil.

Skype for Business bietet Kommunikationsmöglichkeiten wie Anrufe, Chatnachrichten, Anwesenheitsstatus und Besprechungen. Zusätzlich ermöglicht es eine videobasierte Bildschirmfreigabe. Skype for Business ist in Office 365 integriert. Es gibt sowohl eine webbasierte Version, eine Clientanwendung für Windows und Mac, als auch eine Mobile App für Android, iPhone und Windows Phone.

Planner kann zur Aufgabenverwaltung oder als leichtgewichtiges Projektmanagement-Werkzeug genutzt werden. Planner integriert sich auf einfache Weise mit Office 365 Groups: Es erstellt mit jedem neu angelegten Plan auch eine Office 365 Group – und jeder solchen bestehenden Gruppe wird umgekehrt ein Projektplan zugeteilt. Innerhalb eines Teams lassen sich Projektaufgaben verteilen, etwa indem sie einfach per Drag & Drop zugeordnet werden.

Microsoft Flow, der Software Service (SaaS) lässt sich unter anderem an Office 365, Dropbox und GitHub anbinden, um einmalige oder auch wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren – ausgelöst durch einen bestimmten Trigger. So lassen sich beispielsweise individuelle Benachrichtigungen einrichten, wenn E-Mails ausgewählter Absender eingehen oder wichtige neue Daten in SharePoint parat liegen. Auch die Übertragung von Daten aus E-Mails in ein CRM-System kann via Flow automatisiert werden. Dafür stehen einerseits Templates zur Verfügung. Anwender können aber auch eigene „Flows“ über ein visuelles Entwicklungstool (What you see is waht you get-Editoren) entwerfen.

PowerApps kombiniert ein Cloud-Backend mit Werkzeugen, mit denen sich Apps mittels Vorlagen in Drag & Drop-Manier bauen lassen. Das System ist speziell für Businesskunden gedacht, die Daten ihres Unternehmens aufbereiten wollen. Man benötigt dafür keinerlei Programmierkenntnisse und kann mit wenigen Klicks eine „App“ erstellen.

Exchange / Outlook Online bietet professionelle E-Mail-Funktionen auf der vertrauten Outlook-Oberfläche, auf die vom Desktop aus oder über einen Webbrowser zugegriffen werden kann. Jeder Benutzer erhält ein Postfach mit 50 GB Speicherplatz und kann Anlagen mit bis zu 150 MB senden. In Echtzeit synchronisierte E-Mails, Kalender und Kontaktinformationen sind ebenso enthalten, wie ein integrierter Malware-Schutz und Antispamfilter.

Microsoft Stream ermöglicht es, Videos hochzuladen, mit Tag zu versehen und in Kanälen bereitzustellen. Wie von anderen Videoportalen bekannt, werden für ein Video Thumbnails als Titelbilder vorgeschlagen. Hier kann man auch sehr bequem ein eigenes Bild verwenden und so das Video anschließend zur Verfügung stellen. Gegenüber der bestehenden Plattform „Video“ in Office 365 biet Stream laut Microsoft die Möglichkeit, zukünftig mit Workflows arbeiten zu können, Videos in solche einzubinden oder Stream-Videos über Microsoft Flow automatisiert zu nutzen.

Mit StaffHub besitzt Office 365 ein Produkt zum Koordinieren von Mitarbeitern. Es richtet sich an Angestellte, die in der Regel kein eigenes Büro samt PC zum Abrufen von Zeitplänen haben. Mit der Anwendung sollen Nutzer nicht nur einen Kalender zum Koordinieren und Tauschen mit anderen Mitarbeitern erhalten, sondern auch Details zu den nächsten Schichten eintragen können. Vorgesetzte können Änderungen genehmigen sowie Dokumente oder Videos zentral an Angestellte verteilen. Außerdem ist eine Funktion zum Verschicken von Nachrichten enthalten.

ToDo ist der Nachfolger von Wunderlist: Mit ToDo können Sie Aufgaben in verschiedene Kategorien ablegen, mit einem Fälligkeits- und einem Erinnerungsdatum versehen und sich verschiedene Notizen dazu machen. Was derzeit noch fehlt, ist das Teilen von Aufgabenlisten, diese Funktion soll aber in den nächsten Monaten kommen.

Findtime erweitert Outlook um bestmögliche Termine für Besprechungen zu finden. Der Einladende macht mehrere Terminvorschläge aus denen die Teilnehmer wählen können.

Das Office 365 Security & Compliance Center wurde entwickelt, um die Verwaltung von Compliance-Features in Office 365 für Ihre Organisation zu erleichtern. Es enthält die wichtigsten Compliance-bezogenen Funktionen für einen Office 365-Administrator zum Verwalten der Compliance über Office 365, Exchange Online und SharePoint Online hinweg. Mithilfe der Datenverwaltungsfeatures im Office 365 Security & Compliance Center können Sie Inhalte in Exchange Online-Postfächern, SharePoint Online-Websites und OneDrive for Business-Speicherorten archivieren und erhalten sowie Daten in Ihre Office 365-Organisation importieren.

Über das Office 365 Admin Center können Sie Ihre Organisation in der Cloud einrichten, Benutzer und Abonnements verwalten und vieles mehr. Von hier aus können Sie in die Admin Bereiche einzelner Anwendungen (SharePoint Online, Exchange Online, …) abspringen. Es gibt nicht nur eine Admin Center App, im neuen Admin Center gibt es zudem ein Dashboard in dem Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Tenant und Abonnement auf einen Blick sehen.

Ganz schön viel. Ganz schön unübersichtlich.

Um Ordnung in die wachsende Unübersichtlichkeit der Office 365 Apps zu bringen, möchten wir Ihnen die Infografik von sharepoint360.de nicht vorenthalten. Auf einfache und verständliche Weise visualisiert sie die vielen Apps von Office 365 nach ihren Funktionsbereichen und Zusammenhängen.

Interessieren Sie sich für Office 365? Haben Sie Fragen zu einzelnen Funktionen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wir freuen uns!