Multilanguage im Digital Workplace – Teil 1

Hong Kong, Budapest, New York – nein, das sind nicht die Ziele für den nächsten Urlaub. Diese Städte können Sie durch andere beliebige austauschen, denn heute geht es um international agierende Unternehmen, die nicht nur in einem Land vertreten sind, sondern weltweit ihre Dependancen stationiert haben.

Mit diesem Hintergrund stellt sich früher oder später immer die Frage in den Digital Workplace-Projekten: „Wie werden wir mit dem Thema Mehrsprachigkeit im Intranet umgehen?“. Der weit verbreitete (Irr-)Glaube dazu ist, dass das ja bestimmt ganz einfach gelöst werden kann und eine leichte Entscheidung ist. Dass diese wohl überlegt sein muss und viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen, zeigen wir Ihnen mit unserer zweiteiligen Serie auf. Im heutigen Teil geht es um die grundsätzliche Entscheidung: ein- oder mehrsprachiges Portal?

Einsprachiges Portal

Bei dieser Lösung wird der Content in der gängigen Firmensprache veröffentlicht. Dies kann Teil der Corporate Identity sein, wenn etwa grundsätzlich bei jeglicher Kommunikation Englisch verwendet wird. Vorteile: einfache Umsetzung und Einsparung von Zeit und Kosten für die Übersetzung. Mitarbeiter, die die Fremdsprache schlecht oder gar nicht sprechen, werden allerdings gar nicht erreicht und dadurch erhöht sich für die Betroffenen die Distanz zum Unternehmen.

Mehrsprachiges Portal

Ein klarer Vorteil, den Inhalte in den jeweils landestypischen Sprachen bringt, ist, dass jeder Arbeitnehmer/in direkt mit „seiner“ Sprache angesprochen wird, alles versteht und sich somit verbundener fühlt. Jedoch ist mit höheren Kosten für die Redakteure und Übersetzung zu planen. Zudem nimmt der Publishing Prozess sehr an Komplexität zu. Die Herausforderung: den selben Content in unterschiedlichen Sprachen verfügbar zu machen. Dieser Content soll dann personalisiert direkt an die richtigen User ausgegeben werden.

Der Entscheidung, welches Portal umgesetzt wird, sollte eine gründliche Analysephase des bisherigen und zukünftigen Contents sowie den jeweiligen Zielgruppen zugrunde liegen. Auch die Identity und der Spirit des Unternehmens darf nicht aus den Augen verloren werden – der Digital Workplace soll schließlich zu einem runden Gesamtbild beitragen. Aber nicht nur das muss berücksichtigt werden. Sind die finanziellen und personellen Mittel vorhanden um ggf. verschiedene Portale zu betreiben? Wer übernimmt die Übersetzungen und wie soll der Redaktionsprozess im Allgemeinen geregelt werden? Wie geht man mit anderen multimedialen Inhalten wie etwa eingebetteten Videos oder Webparts um? Gibt es Zeitzonen, die berücksichtigt werden müssen? Beispiel etwa sind hier Informationen, die zwingend zu einem festgelegten Zeitpunkt veröffentlicht werden müssen. 12 Uhr mittags in Berlin – gleicher Zeitpunkt in Singapur?

Global vs. Lokal

Aber wie in so vielen anderen Bereichen gibt es hier nicht nur eine Schwarz- oder Weiß-Lösung – auch unterschiedliche Graustufen sind möglich. Das bedeutet, dass nicht zwingend der komplette Inhalt des Digital Workplace übersetzt werden muss, sondern man kann im Vorfeld definieren, welche Inhalte übersetzt werden sollen und welche nicht. So kann man sich etwa auf globalen oder lokalen Content beschränken. Die zentrale Frage lautet hier: welcher Content muss in welcher Sprache verfügbar sein, damit alle Zielgruppen mit denen für sie relevanten Informationen versorgt werden? Ist ein Mix der Sprachen überhaupt akzeptabel?

Unter globalem Content versteht man Inhalte, die das komplette Unternehmen betreffen. Dies bedeutet, dass die Inhalte weniger personalisiert ausgespielt werden und auch das Risiko besteht, dass sich Mitarbeiter über parallele Sub-Portale austauschen.

Lokaler Content hingegen kann gut personalisiert werden. Hier stehen spezifische Infos, die den jeweiligen Standort betreffen, im Fokus. Jedoch ist der Koordinationsaufwand hoch.

All diese Beispiele beziehen sich grundsätzlich auf die Communication & Content Sites des digitalen Arbeitsplatzes. Im Collaboration-Bereich stellt sich die Frage oft gar nicht, weil man sich dort sowieso im Vorfeld auf eine gemeinsame Sprache einigen muss.

Ganz schön viele Dinge, die es vorab zu bedenken gilt, oder? Und das war nur der erste Schritt! Im zweiten Teil stellen wir dann einige der technischen Umsetzungsmöglichkeiten vor.

Falls Sie Fragen zum Thema Multilanguage haben oder sich bezüglich einer Lösung beraten lassen möchten sind wir natürlich gerne erreichbar!