MS Viva Teil 2: Wie funktioniert Viva Topics?

[vc_row container=”” color=”bg-color-white” padding=”content-no-margin”][vc_column][vc_column_text undefined=””]Im letzten Rückblick des Viva Webinars berichteten wir über die Entwicklung des Intranets, Viva Connections und Viva Insights. Heute informieren wir Sie, was im Webinar über Viva Topics mit SharePoint Syntex besprochen wurde.

Microsoft Viva Topics

Menschen verschwenden viel Zeit, um Wissen zu suchen. Man vermutet, dass ca. eine Stunde am Tag und bis zu sieben Wochen im Jahr damit verbracht werden, bestimmte Informationen zu suchen oder herzustellen. Genau da möchte Viva Topics ansetzen.

Ähnlich wie bei Viva Learning bietet Microsoft keine eigene Plattform an, sondern integriert andere, stärkere Drittanbieter in einer Übersichtsplattform.

Automatisierte Wikis

Über den Wert von Wikis gibt es keinen Zweifel: fast jede:r ist ein Fan von diesen. Doch kaum eine:r pflegt und kuratiert Wikis gerne. Hier kommt Microsoft ins Spiel und möchte die Erstellung von Wikis automatisieren. Die Wissensseiten (auch Topic-Seiten genannt) in Viva Topics werden dabei mithilfe von Machine Learning (KI) automatisch generiert.

Wie das geht? Zuerst definiert man ein Topic: das ist ein Projektkürzel oder Namen (z. B. Virtual Summit 2021). Wird dieser Topic dann erwähnt, etwa in einer E-Mail oder in einer Teams-Nachricht und man klickt auf das Kürzel, kommt man auf die Topic-Seite. Auf dieser Seite findet man anschließend die automatisch erstellten Informationen wie beispielsweise weitere Dokumente, relevante Mitarbeiter:innen zum Thema, verwandte Projekte, etc.[/vc_column_text][content_image size=”blog” link_mode=”intern” link_target=”” id=”32715″ screenshot=”” round=””][vc_column_text undefined=””]Die angegebenen Bezugspersonen können direkt kontaktiert werden (Videoanruf, E-Mail, Termin aufsetzen, uvm).

Das Ziel von Topics ist es, dass man immer wieder zu denselben Themen und Feldern herauskommt, egal von welcher Plattform oder Applikation eingestiegen wird (z. B. OneDrive, Yammer oder SharePoint).

Alternativ können die Topics auch manuell genehmigt und Beschreibungen oder Inhalte kuratiert werden. Ganz wie im Intranet – nur das der Zugriff viel flexibler ist.

Die Vorarbeit für Topics kam vor ca. einem Jahr heraus: SharePoint Syntex, eine Wissensmanagement-Lösung auf Basis von SharePoint.

Generierung der Topic-Seiten

Nehmen wir wieder das Beispiel mit dem Virtual Summit 2021: es kommen viele Anmeldungen, Rechnungen und Verträge für das Event an. Diese Informationen werden durch E-Mails, per Teams, Fax oder WhatsApp gesendet. SharePoint Syntex liest die Informationen aus und gibt sie in SharePoint Listen aus. Viva Topic generiert dann die entsprechende Topic-Seite. So werden Informationen unternehmensintern verbreitet, impliziertes Wissen explizit gemacht und unternehmensweites Wissen geschaffen.

Zusätzlich Viva Topics generiert persönliche Empfehlungen. Hier hofft man auf eine Kurzfassung der Empfehlungen für die Startseite, da die Plattform bisher noch als eine eigenständige App für Teams gedacht ist.

Noch zu beachten: Viva Topics muss lizensiert werden.

Spagat: nicht-öffentliches Wissen schnell auffindbar

Eine Frage während des Webinars war, wie Microsoft den Spagat vollziehen möchte, nicht-öffentliches Wissen schnell auffindbar zu machen.

Nun, die Informationen, welche über das Machine Learning automatisch erfasst werden, landen in SharePoint Listen. Hier greifen die guten, alten SharePoint-Rechte. Dabei ist zu beachten, dass SharePoint gut konfiguriert ist: ordentliche Rechte mit den richtigen Gruppenzuweisungen und richtigen Berechtigungsstufen. Das ist jedoch ein Thema, welches SharePoint schon seit vielen Jahren sehr gut kann.

Schlussfolgerung für die IK

Die Topic-Seiten sind ein Stück weit Nachschlagewerke. Es wird sich zeigen, wie weit man der KI vertrauen kann. Aber es gibt ja angepinnte Bezugspersonen und Kurzzusammenfassungen der Topics. Da gibt es definitiv Raum für eine redaktionelle Pflege und man wird sehen, wie es tatsächlich umgesetzt wird. Bisher funktioniert Topics nur bei englischen Inhalten einwandfrei, mit deutschen Informationen hat es noch Schwierigkeiten.

Eine neue Rolle, die besonders für diejenigen geeignet ist, welche besonders Freude an Wissensmanagement-Themen haben, ist die des Knowledge-Managers. In dieser Rolle kann man vorgeschlagene neue Topics akzeptieren, ablehnen, eigene empfehlen oder nicht mehr aktuelle löschen.

Keine Lust zu warten?

Warten Sie nicht auf Microsoft Viva und bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen schon jetzt einen ansprechenden und intuitiven Digital Workplace! Beispiele für digitale Arbeitsplätz basierend auf Microsoft 365 finden Sie hier. Haben Sie noch weitere Fragen, kommen Sie gerne direkt auf uns zu!

Im dritten Teil unseres Rückblicks des Viva Webinars erwartet Sie ein Ausblick auf Viva Learning. Zudem erfahren Sie, ob ein aktueller Einsatz von Viva sinnvoll ist und welche Abteilungen bei der Integration miteingebunden werden sollten.

Sie wünschten, Sie wären beim Webinar dabei gewesen? Kein Problem, hier können Sie es sich noch einmal anschauen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]