Mitarbeiterkommunikation im Wandel: Trends und Changes

Integration 
Zuallererst gilt es, den digitalen Arbeitsplatz für alle Personengruppen zugänglich zu machen. Für den typischen Desktop-Arbeitsplatz gelingt dies oft schon durch die Integration der Lösung in Microsoft Teams. Neben den klassischen Chat-, Anruf- und Teamfunktionen können Mitarbeiter:innen direkt Informationen und News aus dem Intranet abgreifen. Gerade diejenigen, die jedoch eher selten einen Laptop zur Hand haben, wurden oft vergessen. Daher sollten diese Personengruppen gezielt über verschiedene Kommunikationsmaßnahmen oder auch Terminals in den News- und Informationsfeed mit aufgenommen werden. 

Mobiler Zugriff 
Die zunehmende Verteilung aller Arbeitskräfte auf verschiedenste Standorte sorgt dafür, dass ein Umdenken in der Bereitstellung der Informationen wichtiger wird. Das mobile Arbeiten gewinnt immer mehr an Wichtigkeit und sollte daher in der Konzeptionierung eines digitalen Arbeitsplatzes immer mitberücksichtigt werden. Nicht nur der reine Zugriff sollte sichergestellt, sondern auch das Design der Informationen und News sollte an die mobilen Endgeräte angepasst werden. 

Zusammengehörigkeitsgefühl 
Mit jedem Beitrag, der durch die Organisation oder einzelne Arbeitsgruppen zur Verfügung gestellt wird, darf eines nicht vergessen werden: die Person, die den Beitrag liest. Der Wille auf Nachrichten reagieren zu können wird durch die private Nutzung von Social Media und Co. immer größer. Daher werden auch innerhalb des Unternehmens Möglichkeiten des Feedbacks immer wichtiger. Angefangen mit Like- oder Kommentarfunktionen kann hier ein erster Austausch stattfinden. Allerdings sollte an dieser Stelle noch weitergedacht werden: Communities. Viva Engage – als Teil der Microsoft Welt – setzt hier gezielt Akzente. Die Möglichkeit sich mit Kolleg:innen vernetzen zu können steigert den Zusammenhalt der Gruppe selbst. Mit Hilfe von Communities findet ein gezielter Austausch von Informationen der Interessensgruppen statt. Neben dem voneinander Lernen und der gegenseitigen Unterstützung werden Themen rund um das Unternehmen besprochen und intensiviert. Mit Hilfe von unternehmensweiten Communities können zusätzlich wichtige Informationen an alle herangetragen und der Austausch dazu gefördert werden. Das Erreichen von Meilensteinen, Feiern von Jubiläen oder das Teilen neuer Funktionen einer Anwendung – all dies wird in den Communities geteilt und die Benachrichtigungen dazu werden am Ende in einer einzigen Anwendung angezeigt – Microsoft Teams. 

Zielgruppenadressierung & Personalisierbarkeit 
Jeder Mitarbeitende im Unternehmen ist einzigartig und so auch die Arbeitsweisen. Je nach Abteilungszugehörigkeit und Aufgabengebiet sind für die Mitarbeitenden unterschiedliche Nachrichten und Informationen besonders interessant. Dies sollte beim Ausspielen von Content immer mitbedacht werden. Alle Mitarbeiter:innen unter einer Informationsflut zu begraben, damit sie nichts verpassen, ist nicht das Ziel des digitalen Arbeitsplatzes – das zielgerichtete Versenden ist es. In Gesprächen und Workshops sollten daher die Bedürfnisse der verschiedenen Arbeitsgruppen identifiziert und entsprechend in das Kommunikationskonzept miteingearbeitet werden. Da aber auch die zielgerichtete Adressierung nicht auf jede Person perfekt passt, ist es durchaus sinnvoll verschiedene Personalisierungsoptionen in den digitalen Arbeitsplatz zu integrieren. Hier kann der User selbst entscheiden zu welchen Themen, Inhalten oder von welchen Arbeitsbereichen er informiert werden möchte. Trotz aller Anpassungsmöglichkeiten sollte jedoch auch immer sichergestellt werden, dass alle bereitgestellten Informationen für alle Nutzer:innen erreichbar bleiben. 

Aufbereitung und Auffinden der Inhalte 
Eine benutzerorientierte Navigation sowie eine angepasste Suche sollen dabei helfen, die gewünschten Informationen besonders schnell auffinden zu können. Durch den Kulturwandel in den Organisationen zeigt sich, dass die Benutzer:innen aus den verschiedenen Generationen unterschiedliche Wege zum Suchen von Inhalten präferieren. Während die Baby Boomer und Generation X meist den traditionellen Weg der Navigation wählen, um Inhalte auffinden zu können, bevorzugen die jüngeren Generationen die Suche zum Auffinden der Informationen. Der Aufbau einer strukturierten und an den Benutzer ausgerichteten Navigation ist daher genauso wichtig wie das Verlinken innerhalb von Seiten auf andere Inhalte und die Anpassung der Suche. 

Auch rückt die Darstellung der Informationen immer weiter in den Vordergrund. Das rein textbasierte Medium wird immer mehr abgeschrieben. Die Verwendung von Videos, GIFs, Bildern und auch Podcasts zieht immer mehr in die Social Intranets ein und hilft dabei Informationen leicht verständlich an alle heranzutragen.