Microsoft Teams: Kommunikation außerhalb der Organisation

Sie möchten mit Personen außerhalb Ihrer Organisation kommunizieren? Microsoft bietet dafür verschiedene Möglichkeiten an. Heute zeigen wir Ihnen zwei Möglichkeiten dafür: den Gastzugang und den externen Zugriff.

Der Gastzugang

Mit dem Gastzugang können Teambesitzer oder Microsoft-365-Administrator Partner, Lieferanten oder Berater außerhalb Ihres Unternehmens in Ihr Team einladen. Diese müssen jedoch ein Business-Konto (d. h. ein Azure Active Directory-Konto) oder E-Mail-Konto (mit Outlook.com, Gmail.com oder einer sonstigen Adresse) besitzen.

Die Personen erhalten eine Willkommens-E-Mail mit Informationen, beispielsweise über das Team. Durch das Klicken auf den Button öffnet sich Microsoft Teams.

Die Team-Mitglieder werden darüber informiert, dass ein Gast vom Teambesitzer hinzugefügt wurde und sehen auch dessen Namen.

Als Gast hat man Zugriff auf viele Funktionen des Teams, z. B. können Nachrichten gepostet, bearbeitet oder gelöscht, auf SharePoint-Dateien zugegriffen oder an einem privaten Chat teilgenommen werden. Einige Funktionen sind jedoch nicht verfügbar, wie in Dateien suchen, Besprechungen erstellen oder auf Zeitpläne zugreifen. Einen vollständigen Vergleich der Funktionen finden Sie auf bei Microsoft.

In Azure Active Directory bekommt der Gast einen Gästeaccount als B2B User. Eine Anmeldung mit dem Gastkonto in Teams ist notwendig, damit müssen sich die Personen in der eigenen Organisation erst abmelden. Es gibt drei verschiedene Gast-Richtlinien in Azure AD: Gäste haben …

• … den gleichen Zugriff auf Verzeichnisdaten wie Mitglieder.
• … eingeschränkten Zugriff auf Eigenschaften und Mitgliedschaften von Verzeichnisobjekten. Z. B. können keine Benutzer, Gruppen oder andere Verzeichnisressource in Microsoft Graph aufgezählt werden.
• … nur Zugriff auf Eigenschaften und Mitgliedschaften ihrer eigenen Verzeichnisobjekte.

Der externe Zugang

Standardmäßig ist der externe Zugang für alle Domänen aktiviert. Bestimmte Domänen können Admins bei Bedarf zulassen, blockieren oder den Zugang deaktivieren.

Mithilfe des externen Zugangs können Sie Personen in anderen Unternehmen suchen, anrufen, mit ihnen chatten und Besprechungen einrichten. Diese Personen müssen entweder Microsoft Teams, Skype for Business (online oder lokal) oder Skype besitzen.

Der Vorteil beim externen Zugang ist, dass der Tenant nicht gewechselt werden muss.
Hinweis: Die kostenlose Microsoft Teams Lizenz unterstützt keinen externen Zugriff.

Sie möchten Personen außerhalb Ihrer Organisation in Besprechungen einladen? Dafür wird weder ein Gastzugang noch ein externer Zugriff benötigt.Eine dritte Möglichkeit ist Teams Connect, das im November 2021 teilweise eingeführt wurde. Das schauen wir uns im nächsten Beitrag genauer an.

Sie möchten mehr über die Collaboration-Möglichkeiten mit Microsoft Teams wissen? Dann kontaktieren Sie uns, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.