Microsoft Teams Governance: Tipps & Tricks

Unzählige Teams, noch mehr Kanäle, genervtes Durchklicken, Scrollen und Suchen: ohne Struktur und Governance-Plan kann Microsoft Teams zu Unzufriedenheit führen.

Damit Sie den Überblick über und die Lust an Teams nicht verlieren, verraten wir Ihnen heute einige Ratschläge für die Governance der Plattform.

Wildwuchs-Alarm

Zahlreiche Unternehmen setzen auf Microsoft Teams als Workhub und Collaboration-Tool. Auch bei uns ist die Anwendung im Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Unser Kund:innen schildern uns jedoch zugleich folgende Situation: Eine bestimmte Datei über ein Projekt wird gesucht und man klickt sich durch zahlreiche Teams und zig Kanälen. Die Laune sinkt und irgendwann gibt der Suchende genervt auf.

Diese Situation ist Ihnen wahrscheinlich auch nicht fremd. Themen, Inhalte und Daten verteilen sich in etlichen Teams und noch mehr Unterhaltungen. Informationen, die längst nicht mehr aktuell sind, werden weiterhin geteilt und gestreut. Kolleg:innen sind genervt, die Akzeptanz der Plattform sinkt und die Produktivität geht flöten. Das Management ist unzufrieden. Denn viele unstrukturierte Daten führen zu einer komplexen und teuren IT-Administration.

Vor allem größere Unternehmen benötigen ein Governance-Konzept. Unsere Tipps und Tricks helfen Ihnen, den Wildwuchs zu bändigen und die Übersicht zu behalten.

Genehmigungen und Berechtigungen

In Microsoft Teams gibt es zwei Rollen: Besitzer:in und Mitglied. Erstellen Sie ein neues Team, dann sind Sie automatisch der Besitzer von diesem. Unser erster Tipp: Legen Sie vorher fest, wer dazu berechtigt ist. Dabei ist es wichtig, das richtige Mittelmaß zu finden. Nicht jede:r Kolleg:in sollte berechtigt sein, die Auswahl darf aber auch nicht zu eingeschränkt sein, da dies wiederrum die kollaborative Natur der Plattform beeinträchtigt.

Nicht nur wer bestimmen Sie, ebenso wann und warum ein neues Team gegründet wird. Hier gilt es die goldene Mitte zu finden. Bei zu vielen Gruppen geht der Überblick verloren, bei zu wenigen besteht die Gefahr einer Überfüllung.

Des Weiteren kann es durchaus nützlich sein in regelmäßigen Abständen, wie zwei- bis dreimal im Jahr, die Mitglieder:innen eines Teams zu überprüfen. Sind wirklich alle relevant?

Ein Thema, um das wir eine komplette Serie schreiben könnten, ist der externe Zugang bzw. Vorgehen mit Gästen. Viele Unternehmen haben Gäste in ihren Teams, aber nur wenige einen wirklich strukturierten Plan über den Umgang und Zugriff von diesen. Welche Gruppe sollte einen Gäste-Zugang haben, welche nicht? Bei Projekt-Teams ist ein Zugriff gebraucht, für Abteilungen dagegen nicht. Was für Genehmigungen erhalten Externe? Es ist immer vonnöten, eine Übersicht über die Gäste und deren Berechtigungen zu behalten. Und welche Rolle werden die Shared Channels hier zukünftig spielen?

Teams: Für die Ewigkeit?

Wie lange bleibt nun ein Team bestehen? Das hängt ganz von den Inhalten ab. Abteilungsteams sollten dauerhaft verfügbar sein. Für ein Projekt macht es Sinn, die Gruppe für den Projektzeitraum verfügbar zu lassen bzw. eine nach Abschluss eine Bedarfsanalyse durchzuführen.

Am besten bestimmen Sie ein Ablaufdatum gleich bei der Team-Erstellung fest. Wird ein Team doch länger gebraucht als der festgelegte Zeitpunkt, kann die Lebensdauer verlängert werden.

Nicht mehr relevante Gruppen lassen sich archivieren oder gar löschen. Dabei gilt: “Communication is the key” und das Nachfragen bei Usern sollte Klarheit schaffen.

Richtlinien zur Benennung

Vor allem bei Unternehmen, die über 100 Teams auf einem Tenant haben, sind Richtlinien für Namen festzulegen. Dazu eignen sich Prä- und Suffixe (z. B. „ORG“ für unternehmensweite Gruppen), Nummern, Länder- oder Abteilungskürzel. Unser Hinweis: denken Sie auch an die mobile Ansicht, daher keine zu langen Bezeichnungen benutzen.

Teams Vorlagen

Ein weiterer Rat von uns: Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Vorlagen bereit. Microsoft bietet hier diverse Standard-Templates an, die einiges können. Gleichermaßen lassen sich benutzerdefinierte Vorlagen erstellen als auch eigene Kanäle, Registerkarten und Apps hinzufügen.

Tipp Copy-cat: Teams können inkl. Tabs und Channels einfach kopiert werden!

Mit diesen Ratschlägen dämmen Sie den Wildwuchs Ihres Microsoft Teams ein. Komplexität wird verringert, die User Experience verbessert und Kosten gesenkt. Viele dieser Tipps lassen sich entweder manuell, mit Azure Active Directory, PowerShell oder auch 3^rd Party-Apps bewerkstelligen.

Wir unterstützen Sie!

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen oder die Tipps umsetzen können? Kein Problem, zusammen mit unserem Partner Solutions2Share bieten wir Lösungen zur Steuerung und Umsetzung von Governance-Richtlinien an. Gemeinsam erarbeiten wir Ihr individuelles Governance-Konzept. Kommen Sie einfach auf uns zu!