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In der heutigen digitalen Arbeitswelt gibt es eine Vielzahl von Tools und Plattformen, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Projekte unterstützen sollen. Eines dieser Tools, das seit geraumer Zeit besonders im Fokus steht, ist Microsoft Teams. Viele glauben, dass Teams das ultimative Projektmanagement-Werkzeug ist, aber ist das wirklich der Fall?
Microsoft Teams ist zweifellos eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Projektteams. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Teamarbeit erleichtert und alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt. Teams ist jedoch kein eigenständiges Projektmanagement-Tool, insbesondere nicht für professionelle und komplexe Projekte.
Für alltägliche Projekte, wie die Organisation einer Veranstaltung, mag Teams ausreichen. Es fehlen jedoch wichtige Funktionen, die für professionelle Projekte unerlässlich sind. Zum Beispiel gibt es keine Gantt-Diagramme, kein Ressourcenmanagement und keine Zeiterfassung in Teams. Solche Funktionen sind für Projektleiter jedoch entscheidend, um den Fortschritt ihrer Projekte zu verfolgen und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
Aber hier kommt die wahre Stärke von Microsoft Teams zum Vorschein: seine Erweiterbarkeit. Durch die Integration von Konnektoren, Apps und Bots können Sie Teams in ein vollwertiges Projektmanagement-System verwandeln. Schauen wir uns dazu zunächst an was Microsoft 365 in punkto Aufgaben- und Projektmanagement bietet.
Für persönliche Aufgaben gibt es Outlook und ToDo, während Planner einfache Teamprojekte unterstützt. Hier können beispielsweise Aufgaben erstellt, zugewiesen und der Fortschritt verfolgt werden. Es ist ein großartiges Werkzeug für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte.
Wenn es um größere Projekte und umfassendes Ressourcenmanagement geht, bietet sich Microsoft Project an. Project im Web stellt eine weniger komplexe Möglichkeit für größere Projekte dar, welche die Erstellung von Gantt-Diagrammen, die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht. Sollten die Funktionen nicht ausreichen und eine detaillierte Planung und Feinabstimmung erfordern, ist Project Online die optimale Wahl. Es ermöglicht die Verwaltung großer Teams, umfangreiche Budgets und komplexer Zeitpläne. Beide Tools sind zusätzlich lizenzpflichtig, wobei Project im Web eine kostengünstigere Option darstellt.
Microsoft Teams sollte als ein Framework angesehen werden, das durch Integration und Erweiterungen zum leistungsstarken Werkzeug für Ihr Projektmanagement wird. Hier gibt es verschiedene Erweiterungsmöglichkeiten:
Abgesehen von den Microsoft-Tools gibt es auch eine Fülle von Projektmanagement-Apps von Drittanbietern, die bereits als Apps in Microsoft Teams verfügbar sind. Die Auswahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Oftmals haben Unternehmen bereits ein bestimmtes Tool im Einsatz. In diesem Fall geht es nicht darum, es abzuschaffen, sondern es nahtlos in Teams zu integrieren.
Auch eigene Apps lassen sich in Microsoft Teams einbinden, die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt: Von Individualentwicklungen über verschiedenste Automatisierungsmöglichkeiten mit der Power Platform können Sie auch bestehende App-Vorlagen nutzen, um Teams an Ihre Anforderungen anzupassen. Die Developer-Platform GitHub beispielsweise stellt hier gerade für das Projektmanagement einige nützliche vorgefertigte Codes oder Tools kostenfrei zur Verfügung.
Viele wünschen sich zum Beispiel eine Lösung für die Kalenderfunktion in einem Projekt, da der Kanalkalender in Teams meist eher für Verwirrung sorgt. Jeder Eintrag dort führt nämlich dazu, dass alle Mitarbeitenden eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten und zur Veranstaltung eingeladen werden. Hierfür findet sich auf GitHub eine passable Lösung, die Sie einfach in Ihr Teams integrieren können. Hier sehen Sie einige Beispiele, solcher Lösungen:
Die Kernbotschaft ist klar: Microsoft Teams für sich ist nicht das endgültige, eigenständige Projektmanagement-Werkzeug. Es ist jedoch eine äußerst flexible Plattform, die durch kluge Integrationen und Anpassungen zu einem leistungsstarken Werkzeug wird. Der Vorteil von Teams liegt in seiner Fähigkeit, sämtliche Kommunikation, Planung und Dokumentation an einem Ort zu bündeln. Durch intelligente Erweiterungen wird aus Teams nicht nur ein Chat-Tool, sondern ein vollwertiges Projektmanagement-System.
Dabei empfiehlt es sich, die Integration und das Zusammenspiel der verschiedenen Werkzeuge schon als Template vorbereitet den Projektteams zur Verfügung zu stellen. Die Teamverantwortlichen müssen somit nicht selbst eine womöglich aufwändige Grundkonfiguration vornehmen und können direkt in die Projektarbeit starten. Zugleich sorgt ein vorbereiteter Projekt-Teamraum für eine gewisse Einheitlichkeit und Standardisierung. Es erzeugt damit auch einen „sanften Druck“ auf das Projektteam, sich an Projektstandards und Regelungen zu halten.
Für diese Vorbereitung und Standardisierung hat sich in der Praxis der Teams Manager von Solutions2Share als sehr hilfreiches Tool erwiesen. Unsere Erfahrung damit werden wir in einem separaten Artikel noch vorstellen.
Falls Sie weitere Informationen oder Unterstützung zum Thema Projektmanagement mit Microsoft Teams benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gerne für Sie da!
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