5. September 23

Microsoft Stream on SharePoint: Videomanagement 2.0

Frank Schlicker

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Das Videoportal Microsoft Stream steht vor einer großen Veränderung: Stream (classic) wird im Frühjahr 2024 vollständig durch Stream (on SharePoint) ersetzt. Wir erklären Ihnen, was es damit auf sich hat und wie Sie bei der Migration am besten vorgehen können.

Sie wollen mehr über das neue Stream on SharePoint lernen? Dann haben wir einen Tipp für Sie: Unseren Workshop am 16.11.2023 von 9 bis 13 Uhr!

Stream classic vs. Stream on SharePoint

Stream (classic) ist ein Unternehmensvideodienst für Microsoft 365 und damit eine in sich geschlossene Plattform. Stream (on SharePoint) dagegen ist eine intelligente Videoumgebung für Unternehmen, die Teil von Microsoft 365 ist und somit eine dezentrale Videolösung. Das neue Stream ist dabei keine eigenständige Anwendung, sondern basiert auf OneDrive und SharePoint.

Um die Migration auf das neue Stream (on SharePoint) zu planen, ist es wichtig, das Konzept des alten Stream (classic) zu verstehen. Dabei handelt es sich um eine eigenständige Anwendung mit vielen Funktionen unter einer Oberfläche. Es ist Videoplattform, Speicherort, Editor und Player in einem. Man könnte es somit als eine Art „YouTube im Business-Umfeld“ bezeichnen. Videos konnten bisher durch Gruppen und Kanäle organisiert werden. Mit Gruppen lassen sich Zugriffsrechte einschränken. Kanäle dienen der Organisation und Verwaltung der Videos, zum Beispiel nach Themengebieten. Mit der kombinierten Nutzung von Gruppen und Kanälen ergibt sich die Kommunikationsstrategie von Videos im Unternehmen. Diese muss bei einer Migrationsplanung unbedingt im Hinterkopf behalten werden.

Was ändert sich mit dem neuen Stream on SharePoint?

Am 15. Februar 2024 wird Stream (classic) eingestellt und durch Stream (on SharePoint) ersetzt. Der Grund dafür ist, dass 83 % der Seitenaufrufe im alten Stream von Links zu einem Video oder der Einbettung von Videos außerhalb des Stream (classic) Portals stammen. Die Möglichkeiten und das Portal selbst wurden also nur wenig genutzt. Durch die eigenständige Plattform kam es außerdem zu einer siloartigen Verwaltung und es war kompliziert, Videos zu teilen.

Mit dem neuen Stream können Videos nun auch in Teams, SharePoint, Yammer und anderen M365-Anwendungen hochgeladen werden und können darin direkt abgerufen werden, ohne auf eine separate Lösung zurückgreifen zu müssen. Stream ist damit ein Teil der M365-Cloud, was viele neue Möglichkeiten bietet. Das Konzept: Videos werden von SharePoint wie normale Dokumente behandelt – das nennt sich „Video as a Content Type“. Das erhöht jedoch auch die Komplexität und erfordert ein tieferes Wissen von M365 und SharePoint. Da Stream keine zentrale Anwendung mehr ist und dadurch auch keinen eigenen Admin-Center mehr hat, kann die Verwaltung der Videos komplizierter werden. Das Konzept von Gruppen und Kanälen existiert nicht mehr wie in Stream (classic), es gibt hier jedoch verschiedene Workarounds.

Zur Verdeutlichung der Unterschiede zwischen Stream (classic) und Stream (on SharePoint) hier zwei Grafiken:

Überlegungen zur Migration auf Stream on SharePoint

Wie gehen Sie bei der Migration am besten vor? Diese Fragen können Ihnen dabei helfen:

Wann wechsle ich zu Stream (on SharePoint)?
Was für Videos müssen migriert werden?
Wer sind meine Ansprechpartner?
Wie führe ich den Wechsel am besten durch?
Wie kommuniziere ich den Wechsel im Unternehmen?
Wie unterstütze ich die Benutzer:innen?
Wie sollen Videos zukünftig konsumiert werden?
Wo sollen die Videos künftig zur Verfügung gestellt werden?

Wann sollten Sie mit der Migration auf Stream on SharePoint beginnen?

So schnell wie möglich! Eine Migration ist ein aufwendiges und längerfristiges Projekt. Die Vorbereitung und Planung ist dabei oft der arbeitsintensivste Teil. Je nach Migrationsstrategie können Sie damit beginnen, Test-User:innen oder Video-Content bereits jetzt zu migrieren, damit sich die Mitarbeitenden an das neue Stream gewöhnen. Eine sinnvolle Maßnahme ist es, das Hochladen von neuen Videos in Stream (classic) ab sofort zu blockieren.

Dazu eine interessante Statistik: Bereits 17 Tage nach Upload werden 50 % der Videos nicht mehr angesehen. Mit dieser Maßnahme gewöhnen sich Nutzer:innen direkt an das neue Stream (on SharePoint) und das alte gerät zunehmend in Vergessenheit.

Wann muss Ihre Migration abgeschlossen sein? Spätestens ab dem 15. Februar 2024 können User:innen nicht mehr auf Stream (classic) zugreifen. Deshalb unsere Empfehlung: Starten Sie noch heute!

Der erste Schritt: Inventarisierung

Da Sie nun einen Überblick über den Zeitplan für die Migration haben, geht es an den nächsten Schritt: Sich einen Überblick über die alte Stream (classic) Umgebung zu verschaffen. Wie viele Videos müssen Sie denn eigentlich migrieren und wer sind Ihre Ansprechpartner dafür? Eine Inventarisierung ist hier ein wichtiger Schritt. Mit einem Inventartool von Microsoft können Sie die komplette Umgebung auslesen.

Mit den Informationen aus dieser Analyse können Sie herausfinden, wie viele Videos, Gruppen und Kanäle in Ihrer aktuellen Stream (classic) Umgebung existieren. Außerdem können Sie die Key User identifizieren und einsehen, wer die Besitzer:innen der Videos oder Kanäle sind. Zu Videocontainern (Gruppen und Kanälen) können Sie weitere nützliche Informationen sammeln.

Wie führen Sie den Wechsel auf Stream on SharePoint am besten durch?

Microsoft hat dafür drei Best Practices vorgestellt mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ist abhängig von der Größe der Organisation, der Anzahl der Videos, Ihrer aktuellen Verwendung von Stream (classic) und der allgemeinen Organisationskultur. Je nach Migrationsplan werden das alte und neue Stream einige Zeit parallel bestehen. Wir haben diese für Sie gegenübergestellt:

Den Wechsel auf Stream on SharePoint kommunizieren

Nur mit einer gelungenen Kommunikation erreichen Sie, dass Nutzer:innen die Veränderung akzeptieren und das neue Stream gerne und regelmäßig verwenden. Sie sollten sie frühzeitig informieren und regelmäßig Updates kommunizieren. Wichtige Informationen sollten jederzeit verfügbar sein. Anwendende müssen wissen: Was wird gemacht, wie wird es gemacht, wann wird es gemacht und was sich für sie ändern wird.

Für die Kommunikation gibt es verschiedene Möglichkeiten: Beispielsweise können Sie direkt in Stream (classic) einen Notiz-Banner einfügen.

Eine weitere Option sind die klassischen Kommunikationskanäle in Microsoft 365: SharePoint News, Yammer bzw. Viva Engage oder Microsoft Teams. Durch interne Hilfeseiten oder FAQs haben Mitarbeitende direkten Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Diese können wiederum verlinkt werden.

Ein weiterer Tipp: Bieten Sie interne Workshops an, um Ihren Mitarbeitenden das nötige Know-How für die Nutzung der neuen Stream-Umgebung an die Hand zu geben.

Im zweiten Teil dieser Serie zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten und Beispiele für Stream on SharePoint-Architekturen sowie unterschiedliche Use Cases für das neue Stream.

Falls Sie bei der Einführung des neuen Stream Unterstützung benötigen, z. B. bei der Planung und Durchführung der Migration, Anpassung der SharePoint Architektur, Schulung Ihrer Mitarbeitenden und vielem mehr sind wir der richtige Ansprechpartner! Kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu.

Sie möchten noch mehr wissen über das neue Stream? Dann melden Sie sich direkt für unseren Workshop am 16.11.2023 an. Hier erhalten Sie mehr Infos:

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