Learnings aus der IPI-Sprechstunde „Ask the Experts“

Letzten Donnerstag fand unsere IPI-Sprechstunde “Ask the experts” statt. In einem offenen Austausch hatten die Teilnehmer die Gelegenheit, ihre individuellen Fragen rund um Office 365, Microsoft Teams und die Remote-Arbeit von unseren Experten beantworten zu lassen. Einige der Learnings und Erfahrungen möchten wir an dieser Stelle gerne mit Ihnen teilen.

Allgemeines, das grundsätzlich für (größere) Online-Meetings gilt

• Teilnehmer werden alle gemutet; im Chat kurz Zeichen geben, wenn man etwas sagen möchte
• Kameras ausschalten (Bandbreite gibt das oft nicht her), ggf. beim Sprechen anschalten

Wichtige Tipps für Homeoffice

• Webcam/Headset nutzen
• (Morgen-)Routinen einhalten
• (wenn möglich) ergonomischen Arbeitsplatz einrichten
• Regelmäßige Frischluft und Bewegung
• Pausen einhalten
• Lieber einmal mehr posten oder anrufen
• Termine planen
• Dailys mit einzelnen Kollegen oder ganzen Teams einplanen (gerne auch mehr als 1x am Tag)

MS Teams als Tool für Webinare/Workshops nutzen

• Anfangs Begrüßungsfolie o. ä. einblenden, damit die Teilnehmer wissen, dass sie richtig sind
• Evtl. Vorstellungsrunde abhalten (kommt auf die Größe der Gruppe an)
• Den Ablauf und die „Spielregeln“ des Events für alle Teilnehmer genau erklären
• Sofortbesprechungen (evtl. nach Themen in Kleingruppen getrennt) in Kombination mit OneNote/Whiteboard (Whiteboard-Funktion innerhalb Teams funktioniert gerade aber nicht), alternativ Whiteboard Fox nutzen
• Die Pausen nutzen, um virtuell Kaffee zu trinken und Smalltalk zu halten
• Sehr schöne Vorlagen für z. B. Prozessvisualisierung etc. gibt es bei Conceptboard
• Einen guten Überblick über Whiteboard-Templates in Microsoft Teams gibt es hier

Erfahrung eines Teilnehmers, der in einer dezentralen Firma arbeitet und dort intern auch Online-Workshops angeboten werden

Wichtigste Erkenntnis: Möglichst viel “Räumlichkeit” und “Physikalismus” nachempfinden. Das heißt: mehr Geräte. Alle haben den Companion-Mode am Telefon an. Parallel haben alle ein iPad, damit wir an Whiteboards gemeinsam (in der nativen App) oder an Textverarbeitung oder Präsentationen live arbeiten können. In eigenen “Untermeetings” lassen sich einzelne Fragen parallel bearbeiten, während ein “Master-Meeting” mit einer eigenen Moderation zwischen den Gruppen vermittelt.

Wie kann ich denn überprüfen oder verhindern, dass Mitarbeiter in einem Unternehmen fehlerbehaftet Gäste zu Workshops oder Teams einladen?

• Grundsätzlich muss man hier überlegen, wer die Möglichkeit haben darf, Personen zu Teams hinzuzufügen. In der Regel wird dieses Recht nicht allen Mitarbeiter gegeben
• Für das Monitoring von Gast-Usern gibt es Hilfsmittel, auch PowerShell, wenn das Admin-Center nicht ausreicht
• Wer Teams anlegen darf, kann man natürlich eingrenzen. Da eine Teams-Einladung ja nur eine E-Mail ist, kann diese immer weitergeleitet werden, das war ja bei alten “klassischen” Outlook-Einladungen genauso. In ein Team einladen kann natürlich nur der bzw. die Besitzer des Teams, das kann kaum “aus Versehen” passieren
• Bei Externen gibt es auch verschiedene Möglichkeiten, Grenzen zu ziehen. Bspw. Whitelist/Blacklist, erlaubt für alle/für niemanden, spezielle Einstellungen für Teams etc.
• Gast-User lassen sich auch mit Security Policies belegen, um eine besondere Überwachung abzubilden

Wie schafft man Verständnis für die neuen Tools, hält die Lernkurve flach und schürt keine Angst?

• Grundsätzliche Empfehlung: stufenweise Einführung, standortbasiert, Pilotierung im Vorfeld
• Frühzeitig und offen kommunizieren und das Warum klar aufzeigen
• QuickStart Guides von MS verwenden
• Hilfe-Button links innerhalb der Teams-App nutzen
• Tipp: einfach mal anfangen! In einer kurzen Session die grundsätzlichen Funktionen von MS Teams aufzeigen
• In einem Team ein Onboarding organisieren, Support-Communities aufbauen und Fragen schnell beantworten
• Analogie: Teams als WhatsApp fürs Unternehmen darstellen, so kann man schnell ein grundsätzliches Verständnis schaffen; mit Chat und Telefonie einsteigen, da das die Nutzer sowieso aus dem Privaten kennen

Was tun bei einer Diskrepanz zwischen jungen und alten Kollegen? Die Jüngeren probieren und testen, die Älteren verhalten sich eher zurückhaltend und warten ab, sind oft nicht so aufgeschlossen. Wie kann man das umgehen?

Reverse-Mentoring: man stellt jedem älteren Mitarbeiter einen Jüngeren als Lernpartner zur Seite

Champions/Multiplikatoren/interne Influencer – quer durch alle Altersklassen hinweg – einsetzen, die die Nutzung vorleben. Dadurch kann die Akzeptanz gut gesteigert werden

Teams-Abgrenzung zu SharePoint?

Langfristige Strukturen sollte man immer in der Site-Collection des Teams speichern wie Dokumentenmanagement. Kommunikation gerne in Teams

Teams ist natürlich nicht SharePoint, stellen Sie sich SharePoint als Fundament vor und Teams ist das Haus, das darauf gebaut ist, mit verschiedenen Räumen in denen man sich unterhalten kann.

Weitere Tools außer Teams nutzen? Was ist sinnvoll?

• Vorsichtig sein, gerade am Anfang in der Einführungsphase, da sonst Überforderung der User droht
• Was Sinn macht ist Planner – aufgabenorientiertes Arbeiten ist bei Teams Fokus
• Auch OneNote – leistungsfähiges Werkzeug für Dokumentation oder zum Anlegen von Checklisten u.v.m., sehr gut um gemeinsam an einem Thema zu arbeiten

Wir hoffen, diese Tipps helfen Ihnen bei der Remote-Arbeit. Bei Rückfragen jeglicher Art sind wir gerne für Sie erreichbar.