24. September 24

KI: Just another Game-Changer für die interne Kommunikation?

Nadine Schäffer

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Die Vermittlung von Informationen und die Schnittstelle zu verschiedenen Organisationsbereichen ist als zentrale Aufgabe der IK oft sehr fordernd. Bei diesen Aufgaben kann nie genug Kapazität vorhanden sein, vor allem wenn es akute komplexe Themen zu vermitteln gibt oder gar Krisenkommunikation ansteht.

Doch wie kann die IK die wachsenden Anforderungen an die Kommunikation erfüllen? Wie kann sie die Qualität, die Relevanz und die Effizienz ihrer Inhalte erhöhen und ist KI wirklich eine Hilfe im Alltag?

Die Rolle der KI in der internen Kommunikation

KI bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen, menschenähnliche Intelligenzleistungen zu erbringen. Dazu gehört das Lernen aus Daten, das Erkennen von Mustern und das Treffen von Entscheidungen. Seit mit ChatGPT erstmals eine wirkliche Massenkompatibilität gelungen ist, kommt keine Konferenz und kein Fachmagazin mehr ohne KI-Headlines aus. Prompting war zwar in Paris noch nicht olympisch, aber alle Organisationen machen sich Gedanken, wie sie Mitarbeitende dazu bekommen, beispielsweise mit dem Copiloten in einen effizienten Austausch zu kommen.

Microsoft Copilot ist eine Assistentenfunktion mit künstlicher Intelligenz für Microsoft-365-Anwendungen und -Dienste, Windows 11 und Microsoft Bing. Copilot nutzt das große Sprachmodell GPT-4 von OpenAI mit Microsoft Graph, um Benutzer:innen bei einer Reihe von Aufgaben zu unterstützen. Außerdem ist er der Nachfolger von Cortana und quasi der Urenkel von Karl-Klammer.

Natürlich ist KI daher auch Thema in der IK. Laut dem Trendmonitor 2024 von RYZE DIGITAL und SCM räumen sogar 70 Prozent der Kommunikatorinnen und Kommunikatoren der KI den höchsten Stellenwert unter den Trends der digitalen und hybriden internen Kommunikation ein. Doch wie genau kann KI die IK unterstützen und welche Vorteile bietet sie in der täglichen Arbeit? Schauen wir hier mal gemeinsam genauer hin.

Wie KI die IK in verschiedenen Bereichen unterstützt

Der Trendmonitor zeigt: KI-basierte Anwendungen sind in vielen Unternehmen keine Zukunftsmusik mehr. Über ein Drittel der Befragten nutzt bereits offene KI-Lösungen außerhalb des Unternehmens (Achtung Datenschutz), um ihre Arbeit zu erleichtern, und fast 18 Prozent setzen schon auf KI-basierte Lösungen und Tools innerhalb des Unternehmens. Die KI kann die IK dabei in verschiedenen Bereichen unterstützen, indem sie Routineaufgaben automatisiert, Inhalte personalisiert, Daten analysiert und Sprachbarrieren überwindet. Dadurch kann die IK effizienter, relevanter und interaktiver werden. Was heißt das aber konkret für den Arbeitsalltag?

Automatisierte Übersetzungen

Mit 57,5% sind Übersetzungen der aktuell häufigste Anwendungsfall. KI-gestützte Übersetzungstools wie DeepL, Google Translate oder die in Microsoft 365 integrierten Funktionen können Dokumente, E-Mails und Nachrichten in Echtzeit übersetzen. Diese Tools nutzen KI, um schnelle, kostengünstige und genaue Übersetzungen zu ermöglichen, die den Kontext und die Nuancen der Sprache berücksichtigen. Damit können internationale Teams besser kommunizieren und zusammenarbeiten, insbesondere wenn Videokonferenzen in Microsoft Teams mit Echtzeitübersetzungen stattfinden.

Besonders beliebt im beruflichen Kontext ist dabei DeepL, da er vor allem wegen seiner hohen Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit gerne genommen wird. Aber Achtung, überlegen Sie genau, welche Inhalte Sie bei der Nutzung eines lizenzfreien Dienstes in die Cloud schicken.

Der lizenzierte Copilot von Microsoft hilft hierbei. Er kann verschiedene Arten von Dokumenten wie Word- (.docx), PowerPoint- (.pptx), Excel- (.xlsx) und PDF-Dateien übersetzen. Außerdem kann er Sprachaufnahmen übersetzen und bietet Funktionen zur Grammatik- und Rechtschreibkorrektur, Umformulierung von Sätzen sowie zur Ausdrucksverbesserung und Tonfindung für Texte.

Automatisierte Texterstellung

Die automatisierte Texterstellung nutzt KI, um aus verschiedenen Datenquellen verständliche Sprache zu erzeugen. Dies kann die Kommunikationsfachleute bei der Erstellung von Berichten, Newslettern oder Mitarbeitermagazinen unterstützen. Die KI kann die Inhalte nicht nur strukturieren, formulieren und optimieren, sondern auch verschiedene Stile, Formate und Tonalitäten an die Zielgruppe anpassen. So können die Texte schneller, qualitativ hochwertiger und konsistenter erstellt werden. ChatGPT und der Microsoft Copilot sind Beispiele für Tools, die die Texterstellung mit KI erleichtern. Wichtig zu wissen ist, dass ChatGPT auf einem festen Datensatz basiert, der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisiert wurde. Er hat keine Echtzeit-Updates. Der Copilot kann auf aktuelle Daten und Dokumente zugreifen, die in Microsoft 365 gespeichert sind. Zudem bezieht er auch aktuelle Informationen aus dem Internet mit ein.

Apropos Zielgruppen: Nehmen Sie die URL ihrer Website und lassen sich erste Entwürfe für Personas erstellen, die sie dann Schritt für Schritt weiter verfeinern. Das funktioniert erstaunlich gut.

Kommunikation ist nur erfolgreich, wenn der Lesende nicht den Eindruck hat, dass er einen KI-generierten Text vor sich hat. Authentizität ist weiterhin ganz entscheidend bzw. noch viel wichtiger im Zeitalter von Fake-News geworden. Deshalb als klare Empfehlung: Nutzen Sie beispielsweise den Copiloten für die Recherche von notwendigen fachlichen Teilen oder um einzelne Textpassagen stimmiger zu machen, oder auch für eine erste Rohfassung des Textes. Den Text selbst mit einem durchgängigen roten Faden zu versehen und eine persönliche und für ihre Unternehmenskultur typische Note zu versehen, darf nicht aus der Hand gegeben werden.

Ein weiterer Tipp: Gehen Sie in eine Konversation mit dem Copiloten bzw. der KI. Sagen Sie nicht beim ersten Entwurf Danke und machen selbst weiter, sondern bitten Sie um Verbesserungen, fügen Sie Links und Dokumente als Ergänzung an und lassen Sie einzelne Passagen vertiefen. Holen Sie sich verschiedene Blickwinkel auf ein Thema, um dann zu entscheiden, was Sie in den finalen Text übernehmen wollen. Probieren Sie es aus, der Text gewinnt dadurch an Tiefe und Qualität.

Communitymanagement

Copilot kann im Community-Management eines Unternehmens eine wertvolle Unterstützung bieten, indem es automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen bereitstellt und so die Reaktionszeit verkürzt. Das klingt klasse, lohnt aber nur für große Unternehmen, da es einiges an automatisierten Workflows erfordert.

Darüber hinaus erkennt Copilot durch die Analyse von Daten Trends und Stimmungen innerhalb der Community und ermöglicht es, gezielt darauf zu reagieren. Das klingt ganz unspektakulär, ist aber eine klasse Verbesserung im Communitymanagement! Verbinden sie den Copiloten mit Viva Engage, ja das ist ein bisschen Gefummel was sich aber lohnt und lassen Sie die Datenanalyse durchlaufen und sich Empfehlungen aussprechen. Zudem unterstützt Copilot bei der Content-Planung, indem es Vorschläge für relevante Themen und Inhalte liefert. Schließlich sammelt und wertet Copilot Feedback aus, um kontinuierlich die Zufriedenheit der Community zu verbessern. Wenn das Setup einmal steht, können sie immer wieder analysieren und ihre Schlüsse daraus ziehen oder den Empfehlungen, natürlich nicht blind, folgen.

Auch in diesem Bereich ist die Möglichkeit der geschickten Formulierung durch die KI sehr hilfreich. Wenn Sie beispielsweise etwas schreiben, wo ihnen die richtigen Worte fehlen, weil es eine Antwort auf einen ehr seltsamen Post ist, lassen sie sich vom Copiloten helfen. Testen sie verschiedene Formulierungsvorschläge und verbessern sie diese iterativ. Das ermöglicht oft professionelle Antworten.

Bildgenerierung

Besonders in einer Zeit, in der visuelle Inhalte immer wichtiger werden, kann Ihnen die KI durch Bildgenerierung helfen, den visuellen Auftritt Ihres Unternehmens zu stärken und die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeitenden zu gewinnen.

Zum Beispiel können Sie den Copiloten bitten, ein Bild von einem Teammeeting zu generieren, das Sie in Ihrem nächsten internen Newsletter verwenden möchten. Oder Sie lassen ein Diagramm erstellen, das die Ergebnisse einer kürzlich durchgeführten Umfrage visuell darstellt. Dabei wird nicht nur Ihre eigene Kreativität gefördert, sondern auch die Konsistenz und Qualität der visuellen Kommunikation verbessert.

Wichtig ist dabei, dass die generierten Bilder stets überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und dem gewünschten Stil entsprechen. So können Sie die interne Kommunikation nicht nur kreativer, sondern auch konsistenter und ansprechender gestalten.

Zusammenfassen von Texten

Wer kennt es nicht? Ewig lange Texte, am besten noch über komplexe Fachthemen, die sehr akademisch verfasst sind. Wenn diese Inhalte in die Kommunikation müssen, ist das eine große Herausforderung für Kommunikator:innen, um zielgruppengerecht Inhalte zu vermitteln. Lassen Sie sich vom Copiloten helfen. Zum Beispiel mit einer Textzusammenfassung oder verschiedenen Anweisungen wie „verwende einfachere Sprache“. Das Ergebnis muss natürlich kontrolliert werden, aber die Zeitersparnis ist immer noch enorm.

Was auch super funktioniert, ist, sich ein Fachthema „für eine/n Anfänger:in“ erklären zu lassen. So wissen sie schnell, worauf es ankommt, und können entsprechend den Blickwinkel der Leser:innen direkt in die Texte mit einbringen. Das ist besonders für Zusammenfassungen, Einleitungen und Teaser sehr hilfreich. Der eigentliche Copytext kann dann ja der Artikel im Fachjargon sein.

Ideenfindung und interne Mediaplanung

Nehmen Sie die KI als Sparringspartner, wenn es darum geht, Veranstaltungen zu planen. Beschreiben Sie, was geplant ist und lassen Sie sich Checklisten generieren oder passende Ideen dazu auswerfen, die Sie dann jeweils verfeinern oder weiterdenken.

Auch für die Mediaplanung innerhalb einen Changeprojektes oder für die nächste Mitarbeiterzeitschrift ist die Zusammenarbeit mit der KI sehr nützlich. Die beste Hilfe bekommen Sie, wenn Sie es schaffen, quasi in einen Dialog zu kommen und nicht nur Frage und Antwort auszutauschen. Das könnten Sie auch oftmals über Google herausfinden. Geben Sie dem Copiloten einen geplanten Artikel aus der Fachabteilung als Futter und lassen Sie sich passende weiterführende Themen vorschlagen oder den Artikel für ein anderes Medium aufbereiten, um den Content in vielen Kanälen zu spielen.

Onboarding von Intranet-Redakteuren

Sie haben ein Intranet und die Aufgabe, dieses als Chefredakteur zu managen? Nutzen Sie KI, beispielsweise für die Redakteure. Lassen Sie die Ergebnisse aus gemeinsamen Workshops in Leitlinien zusammenfassen, sich ein Redakteurshandbuch mit den wichtigsten Infos erstellen oder die Governance zusammenfassen, damit sie gut verständlich ist.

Auch beim Thema Onboarding der Redakteure ist KI hilfreich. Nehmen Sie Schulungen auf und lassen Sie sich daraus Lernmaterialien erstellen. Beschreiben Sie dem Copiloten, was die Erwartungshaltung und die Aufgaben für den Redakteur sind, und lassen daraus einen Lernpfad entwickeln. Die wichtigsten Handgriffe im SharePoint oder dem entsprechenden Tool in kleinen Lerneinheiten beschreiben. Die Anwendungen sind ganz vielfältig und sparen mit ein wenig Übung viel Zeit.

Wie Sie die Herausforderungen beim Einsatz von KI meistern

KI bietet viele Potenziale für die interne Kommunikation, aber sie stellt uns auch vor einige Herausforderungen, z. B. das allgegenwärtige Thema Datenschutz.

Laut Trendmonitor sind ethische und rechtliche Bedenken der Belegschaft oder des Betriebsrats (38,1 %) die größte Herausforderung für KI in der IK. Um diese zu adressieren, sind Datenschutz und Datensicherheit wichtige Aspekte. KI-Tools verarbeiten große Mengen von Daten, die oft sensible und vertrauliche Informationen enthalten. Mit Lizenzen für den Copiloten sind Sie auf der sicheren Seite, müssen aber natürlich die Anforderungen für die Betriebsvereinbarung individuell erfüllen.

Game-Changer oder doch nur just-another-Software?

Game-Changer! KI ist gekommen, um zu bleiben. Egal ob Sie davon überzeugt sind, dass es sich bei KI-Themen um eine weitere industrielle Revolution handelt oder nicht, fest steht, dass es sich keinesfalls wieder wegentwickeln wird.

Vielleicht nutzen Sie privat bereits ChatGPT für allerlei Anwendungsfälle. Lassen Sie sich auch im geschäftlichen Kontext helfen und kommen Sie ins Lernen. Alle reden zwar drüber, aber langjährige Erfahrung haben nicht mal Experten. Besuchen Sie Webinare und freunden Sie sich mit Prompting an. Vielleicht ist ja ein Promptathon genau die richtige Weiterbildungsveranstaltung für Ihre Organisation.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie den Copiloten in Ihrer Organisation nutzen können, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihre Anforderungen. Wie immer steht am Anfang der Grund: KI nur zu nutzen, weil es Trend ist, wird die Berührungsängste der Kolleg:innen nicht wegzaubern. Wir schauen gemeinsam nach konkreten Anwendungsfällen, den Kosten und erarbeiten Leitlinien für die Nutzung. Wir unternehmen eine gemeinsame Reise, bei der wir mit Hilfe verschiedener Instrumente Wissen aufbauen und Neugierde wecken, um den nächsten Schritt der digitalen Transformation zu gehen.

Ergänzung

[Dieser Text wurde ohne KI erstellt. KI wurde lediglich als Feedbackgeber genutzt.] Solche Hinweise am Ende eines Textes, helfen den Lesern das Geschriebene für sich besser einzuordnen.

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