KI am Arbeitsplatz: SharePoint Syntex als nützlicher Helfer

Künstliche Intelligenz (KI) – eines der Trendthemen schlechthin. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber haben auch Sie das Gefühl, dass KI noch keine wirklich große Rolle in Ihrem Privat- oder Berufsleben spielt?

Bei künstlicher Intelligenz denke ich immer zuerst an komplexe Roboter, persönliche Assistenten, wie Siri, Alexa, Cortana und wie sie alle heißen, oder an sowas wie selbstfahrende Autos. Aber es geht viel einfacher. Oft sind wir uns gar nicht bewusst, wie häufig wir KI in unserem Alltag bereits verwenden. Denken wir nur mal an die Gesichtserkennung, die unser Smartphone entsperrt oder die personalisierte Werbung und Beiträge in unseren sozialen Netzwerken. Und wie überaus praktisch und hilfreich KI sein kann, wird mir erst dann bewusst, wenn mein Saugroboter mir wieder 20 Minuten Zeit für schönere andere Dinge freigeschaufelt hat.

Auch im beruflichen Umfeld muss es nicht gleich der autonome Roboter-Kollege sein. Schon ein automatisierter durch KI unterstützter Prozess, kann unseren Arbeitsalltag enorm erleichtern und effizienter gestalten. Schauen wir uns dazu doch mal ein einfaches Beispiel an.

Ein kleiner Ausflug in die Buchhaltung

Haben Sie auch Kollegen im Unternehmen, die jede Rechnung einzeln anfassen, mit Metadaten versehen und pflegen müssen? Dann sind Sie nicht allein. Denn wie eine Studie von PwC „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ zeigt, gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei fortschrittlich. Ähnlich ist das auch bei Luise.

Luise erhält eine Rechnung – manchmal per Post, oft auch schon digital. Bei letzterem entfällt zumindest der Schritt des Einscannens. Luise muss der Rechnung dann nur noch eine digitale Nummer gemäß der Nomenklatur vergeben, sie in einer SharePoint-Bibliothek anlegen und ungefähr zehn Metadaten manuell dazu pflegen, bevor sie die Rechnung an alle in den Freigabeprozess involvierten Mitarbeiter schicken, bezahlen und archivieren kann. Bei einer Vielzahl an Rechnungen geht da einiges an wertvoller Zeit verloren. Auch die Fehleranfälligkeit ist nicht außer Acht zu lassen, denn schnell ist ein kleiner Zahlendreher passiert.

Wäre es nicht toll, wenn dieses lästige und zeitaufwändige Abtippen der Rechnungsdaten ins System entfallen würde? Wenn das System die einzelnen (Meta-)Daten wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge usw. automatisch zusammen mit dem Dokument speichert?

Microsoft SharePoint Syntex machts möglich

Nachdem die Experten im Unternehmen das Tool darin trainiert haben, Rechnungen als solche zu erkennen und Inhalte automatisch zu klassifizieren, kann SharePoint Syntex, der erste aus Microsoft Project Cortex verfügbare Service, genau das. Mithilfe von Power Automate lassen sich darauf auch Workflows aufsetzten, die es z.B. ermöglichen die Rechnung mit der Bestellung zu vergleichen oder zur Freigabe an den verantwortlichen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Somit ist es sogar möglich eine Rechnung vollautomatisch zu erfassen, prüfen, freigeben und archivieren – natürlich sind sämtliche Zwischenstufen der Automation denkbar.

SharePoint Syntex verwendet dazu KI sowie Machine Teaching, um Inhalte zu verstehen, über Metadaten automatisiert zu verknüpfen und zu verarbeiten. In diesem Beitrag haben wir ein kleines Video veröffentlicht, in dem mein Kollege André Thümmel anhand des Beispiels einer Arztbrieferstellung zeigt, wie genau SharePoint Syntex funktioniert.

Denn SharePoint Syntex eignet sich natürlich nicht nur für die Automatisierung der Rechnungseingangsabwicklung, sondern für eine Vielzahl an stark standardisierten Abläufen.

Suchen auch Sie nach einer intelligenten und effizienten Lösung, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unterstützen Sie gerne.