Intranet mit SharePoint? – Wie alte SharePoint Limits mit Modern und Office 365 neu gedacht werden müssen

Zum Thema Intranet mit SharePoint und Office 365 gibt es einige hartnäckige und oft schon längst überholte Vorurteile, denen ich im Rahmen von Gesprächen immer wieder begegne. Dabei ist vieles von dem was man über SharePoint on prem gelernt hat schon längst passé. Mit Office 365 und dem darin enthaltenen Modern SharePoint ergeben sich neue Möglichkeiten für Ihr Intranet und den Digital Workplace. Hier meine Sicht auf die Themen:

„Ein Intranet geht nur mit Aufsatz oder Customizing.“

Das stimmt nicht, denn Modern SharePoint und Office 365 liefert schon fertige Komponenten für News, Video, Social Feedback usw. mit. Natürlich kann ein Aufsatz mehr Bausteine mitbringen – oft reicht aber auch eine punktuelle Individualentwicklung. Man kann es als reine Mathematik sehen, um zwischen einmaligen Entwicklungskosten und regelmäßigen Abogebühren zu entscheiden. Jedoch gehört etwas mehr dazu: man muss sich im Vorfeld ganz klar mit den Anforderungen auseinandersetzen – dann kann man sehen ob ein Aufsatz Sinn macht oder nicht. Denn in der Praxis stellen wir oft fest, dass ein Tool ausgesucht wird, ohne vorher zu evaluieren ob der SharePoint im Modern Standard ausreichen würde.

„SharePoint ist für Redakteure furchtbar kompliziert zu bedienen.“

Nein, ganz im Gegenteil – denn mit Modern SharePoint sind die Redakteure regelrecht angetan von der Bedienung. Fast alles kann in wenigen Mausklicks auf die Seite gebracht werden.

„SharePoint ist als System für ein Social Intranet nicht geeignet.“

Naja, stimmt auch nicht so richtig. Modern SharePoint bietet inzwischen Kommentare und Likes zu allen Seiten (für die SharePoint-Kenner: ich meine Pages). Umfassendere Social Network-Funktionen können außerdem mit Yammer hinzugefügt werden.

„SharePoint Intranets sind nicht mobil.“

Mit Modern SharePoint ist jede Page vollständig responsive. Natürlich greift ein ordentlich angefertigtes Branding auch dort. Beispiele gibt es im Lookbook von Microsoft.

„Für eine Mitarbeiter App muss ein separates System gekauft werden.“

Wir meinen nein. Nutzt man eine Modern SharePoint Site, kann diese ebenfalls als App ausgeliefert werden – mit vollem Anschluss an Office 365. Und das ohne zusätzliche Lizenzkosten.

„Wenn Zusammenarbeit – dann Teamsite.“

Naja – heute würden wir Microsoft Teams empfehlen. Erst wenn kompliziertere Szenarien rund um Listen oder Dokumentenmanagement bestehen, kann man wieder auf die ohnehin zu jedem Team existierende Modern SharePoint Site zurückgreifen. Ansonsten profitieren Sie vom Mix aus Chat und Realtime-Kommunikation sowie der App.

„SharePoint kann keine Workflows“

Bei Office 365 können die Dienste Flow, Forms und PowerApps im Bereich der Low Code-Lösungen genutzt werden. Der Einsatz ist in typischen Lizenzpaketen bereits enthalten. Intensivere Nutzung oder komplizierte Abläufe, die digitalisiert werden sollen, erfordern ggf. zusätzliche Pläne. Aber bedenken Sie auch hier im Vorfeld genau, ob eine Low Code-Lösung, ein Aufsatz oder eine Eigenentwicklung den Bedarf am besten abdeckt.

„Video im Intranet geht nicht“

Von wegen! Jeder Office 365 Tenant hat ein privates YouTube inkl. Streaming Lösung eingebaut namens „Microsoft Stream“. Dort können Sie Ihre Videos hochladen, verwalten sowie intern und extern teilen.

Kam Ihnen das ein oder andere bekannt vor? Wie Sie sehen, können in Office 365 standardmäßig sehr viele Use Cases abgedeckt werden. Haben Sie noch andere Fragen zu Office 365 und den möglichen Einsatzszenarien die darüber hinaus gehen? Dann melden Sie sich einfach – wir helfen gerne weiter.