Intranet in MS Teams – Mitarbeiter dort erreichen, wo sie arbeiten

„Jetzt haben wir ja Teams für die Kommunikation, dann brauchen wir kein Intranet mehr!“ – Nein, mitnichten. Ein gut gemachtes intelligentes Intranet hat auch – und gerade in einer Umgebung mit Microsoft 365 – seine Daseinsberechtigung. Es dient der übergreifenden Kommunikation und Orientierung bestehender Mitarbeiter und z.B. dem Onboarding neuer Kollegen. Es treibt Vision und Mission eines Unternehmens und dient nicht zuletzt auch als Sprachrohr zur Verbreitung von relevanten gesicherten Informationen.

Ähnlich wie bei der Annäherung an Social Media in der externen Kommunikation müssen sich Unternehmen heute die Frage stellen: auf welchen Kanälen hole ich meine Mitarbeiter in der internen Kommunikation ab? Fakt ist, dass Microsoft Teams in vielen Unternehmen zum Standardtool für Kommunikation, Collaboration und vermehrt auch Digitalisierung von Prozessen wird. Microsoft Teams wird zum Workhub und der Mitarbeiter verbringt immer mehr Zeit des Arbeitsalltags dort.

Wie kann jetzt die Unternehmenskommunikation diesen Kanal nutzen oder einfach der Zugriff auf ein Social Intranet verbessert werden?

Natürlich haben wir geprüft ob MS Teams als Intranet-Ersatz oder Mitarbeiter-App taugt. Unserer Einschätzung nach ist ein Teams Team sehr gut für den Austausch in kleinen Gruppen geeignet (eben Teams bis 10 Personen, mit etwas Systematik (z.B. Content in Tabs oder strukturierten Kanälen) auch für größere Gruppen (mehr als hundert Personen). Jedoch kommt das Werkzeug bei der Interaktion, Übersichtlichkeit und geordneter Bereitstellung von Informationen schnell an die Grenzen. Ein Teams Team ersetzt eben nicht ein Social Intranet.

Zum Glück können wir die Plattform MS Teams sinnvoll erweitern. In aktuellen Kundenprojekten setzen wir beispielsweise auf eine Intranet-App, die wir in Teams einbetten. So kann das Intranet näher an die Mitarbeiter gebracht werden und gleichzeitig können die Stärken einer Publishing- und Social Networking-Umgebung erhalten bleiben.

Der Screen zeigt, wie wir die Intranet-App in die Teams-Navigation gehängt haben, sodass Mitarbeiter in Teams direkt auf das Intranet zugreifen können.

Was macht dieses Intranet sonst noch besonders? Es ist der One Stop für alle wesentlichen Unternehmensnews – natürlich personalisiert für den Anwender. Darüber hinaus ist der Zugriff auf das Social Network und die kuratierte Content Sammlung integriert. Quicklinks und Actions geben sofort Zugriff auf wichtige Services und Tools im Unternehmen. Die Daily Agenda macht den Einstieg. Ergänzend zur Teams Suchbox ist im Screen eine separate intelligente Suche die mit kuratierten Ergänzungen und Bot die volle Power eines Intranet als Assistenten direkt in Teams zur Verfügung stellt. Dazu später mehr.

Ja, es ist uns bekannt, dass einige Funktionen wie Kalender oder Tasks auch in Teams verfügbar sind oder ausgebaut werden. Wir befinden uns gerade am Anfang einer Transition und gehen davon aus, dass das Intranet nach und nach auf natürliche Weise die neue Funktionsverteilung in Teams übernimmt.

Übrigens: Auch Mobile lässt sich das nutzen (zum Teil aktuell nur Preview).

Vorteile: Mitarbeiter dort erreichen und informieren, wo sie arbeiten. Gleichzeitig verpassen Sie der Arbeitsumgebung Teams ein Unternehmensbranding und Identität und sparen den Mitarbeitern ein paar Klicks. Was meinen Sie?

Bei unseren Intranet-Lösungen ist uns der Nutzen für Anwender immer wichtig. Aus diesem Grund konzipieren wir Intranet und digitale Kommunikationslösungen immer integriert – Kommunikation und Arbeit muss für den Mitarbeiter ein attraktives Bündel sein. Als Intranet-Agentur mit einem 100% Fokus auf Microsoft 365 & Technologie nutzen wir die Werkzeuge, um aus den bereitgestellten Diensten attraktive Kommunikations-, Zusammenarbeits- und Digitalisierungslösungen zu planen und umzusetzen. Wir verwenden dabei unterschiedliche, auf die jeweilige Zielgruppe und das Unternehmen zugeschnittene Architekturen.

Durch die Kombination der Dienste entsteht hier eine kommunikationsfördernde Umgebung, die vor allem das globale Social Network, in einer sicheren Cloud Plattform stärkt. Beide Ziele der Unternehmenskommunikation werden so ausgewogen gefördert. Zusätzlich beschleunigt Yammer in diesem Fall die Erneuerung und die internationale Integration des Intranets.

Außerdem können die Reichweite und Zugriffszahlen der News in einem einfachen Tool ausgewertet werden – über Desktop und mobil.

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