23. Mai 23

Interne (Krisen-)kommunikation: Szenarien im Unternehmensalltag

Roland Klein

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In unserer Beitragsserie beschäftigen wir uns mit der Frage, wie man Mitarbeitende schnell und direkt kommunikativ erreichen kann. Es gibt nicht den einen Weg für die interne Krisenkommunikation. Wie so häufig im Microsoft 365 Umfeld stehen mehrere Optionen und Tools zur Verfügung und erlauben unterschiedlichste Ansätze. Man muss also jeweils für sich den richtigen Ansatz finden und dafür zunächst die Vor- und Nachteile der Optionen gegeneinander abwägen.

Die Wahl der passenden Strategie für interne Krisenkommunikation

Diesen Umstand sollte man nicht negativ betrachten. Sondern es ist eher eine Chance, die Kommunikation flexibel auf die jeweiligen unternehmensspezifischen Voraussetzungen, Rahmenbedingungen und Bedürfnisse abzustimmen. Das verlangt zwar einiges an Know-how und Erfahrung, sowohl was die technischen Implikationen betrifft als auch konzeptionelle Abwägungen. Dafür etwas Zeit und Aufwand zu investieren, lohnt sich aber langfristig. Nur so lässt sich eine in sich schlüssige Kommunikationsstrategie passend zur Informationsarchitektur des Digital Workplaces erarbeiten, die auch aus Nutzersicht intuitiv nachvollziehbar ist. Faktoren wie die Unternehmensgröße, -kultur, -struktur, Mehrsprachigkeit, die bestehende Tool-Landschaft oder die Kommunikationsstrategie selbst haben Einfluss auf die Auswahl der Werkzeuge und des Lösungsansatzes.

Viva Engage als Potenzial für kleinere Unternehmen

Gerade für sehr kleine Unternehmen, die sich keine eigene spezialisierte IK-Abteilung leisten können oder wollen, ist die Option, Viva Engage als Newsplattform einzusetzen durchaus sinnvoll. Sie erlaubt eine sehr schnelle und einfache Bereitstellung von News mit einer guten Sichtbarkeit auch im Arbeitsumfeld mit Microsoft Teams. Bei kleineren Unternehmen ist der Anspruch an die Gestaltung und professionelle Aufbereitung von unternehmensweiten Nachrichten in der Regel nicht so hoch. Die Corporate Identity entsteht hier ohnehin mehr aus dem persönlichen Umgang der Mitarbeitenden untereinander und nicht so sehr über das Medium Digital Workplace. Somit sind die Möglichkeiten von Viva Engage meistens vollkommen ausreichend.

Auf den ersten Blick scheint die Option naheliegend zu sein, Microsoft Teams nicht nur für die Teamzusammenarbeit einzusetzen, sondern auch für die unternehmensweite Kommunikation. Tatsächlich ermöglicht es Microsoft Teams aus technischer Sicht Teamräume mit einer sehr großen Teilnehmerzahl anzulegen, um somit einen speziellen Teamraum für allgemeine Unternehmensnachrichten bereitzustellen. Doch man wird sehr schnell feststellen, dass diese Vorgehensweise bald an Grenzen stößt. Nicht umsonst bezeichnet Microsoft selbst Teams als Werkzeug für die aufgabenorientierte Zusammenarbeit von kleinen Teams. Features und Optionen sind genau darauf ausgerichtet und eben nicht für die abteilungs- oder teamübergreifende Kommunikation. Viva Engage ist für eine langfristig sinnvolle Strategie hier der bessere Weg.

Viva Engage vs. Digest Mail / Company Communicator

Für den Einsatz von Viva Engage ist die bestehende Unternehmenskultur häufig ein zentraler Entscheidungsfaktor: „Wie „social“ möchten wir sein?“. Nicht immer stößt die Idee einer offenen, auf Selbstorganisation angewiesen Communitylandschaft mit einer offenen Feedback-Kultur auf Begeisterung. Gerade sehr konservativ und hierarchisch aufgestellte Unternehmen sehen in einer Social Networking Plattform wenig Mehrwert oder trauen ihren Mitarbeitenden eine adäquate Nutzung nicht zu. Doch gilt es zu bedenken, dass Viva Engage unterschiedliche Ansätze in Bezug auf Offenheit, freiwilliges Mitarbeiterengagement, Struktur und Organisation ermöglicht.

Wie in unserem Beitrag zu Szenarien der internen Krisenkommunikation angedeutet, lässt sich Viva Engage zunächst auch „nur“ als reine Top-Down Newsplattform betreiben und gegenüber den Mitarbeitenden präsentieren. Ein weiterer Ausbau zu einer eher offenen Kommunikationsplattform ist dann für die Zukunft immer noch denkbar.

Sie können sicherstellen, dass nur ausgewählte Redakteur:innen News in Viva Engage posten können.

Für Unternehmen, die Viva Engage (zunächst noch) nicht einsetzen wollen, wäre die klassische Mail-Benachrichtigung bzw. die Digest Mail oder der Lösungsweg über den Company Communicator ein denkbarer Ansatz. So können sie insbesondere für dringliche Nachrichten schnell und direkt die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden bekommen, ohne dabei Kompromisse in Sachen Gestaltung eingehen zu müssen.

Wir unterstützen Sie bei Ihrer Lösung für interne Krisenkommunikation

Man kann also festhalten, dass es verschiedene Wege geben kann, die zum gewünschten Ziel führen. Die Zahl der Entscheidungsfaktoren ist dabei nicht zu unterschätzen. Wie immer gibt es Risiken aber auch Chancen. Diese gut gegeneinander abzuwägen, um die richtige Strategie zu finden, verlangt einen entsprechenden Wissens- und Erfahrungshintergrund. Gerne können wir von IPI Sie dabei unterstützen. Sie profitieren von unseren vielfältigen Erfahrungen bei unterschiedlichen Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen.

Mit diesem Beitrag endet unsere Serie zur internen Krisenkommunikation. Hier gelangen Sie zu allen weiteren Artikeln:

Wenn Sie Fragen rund um die interne Krisenkommunikation, Microsoft 365 oder andere Themen rund um den Digital Workplace haben, kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu.

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