24. April 23

Interne (Krisen-)Kommunikation: Die Welt von Microsoft 365

Roland Klein

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Wie erreiche ich meine Mitarbeitenden am besten? Wie sorge ich dafür, dass sie eine wichtige oder dringende Information zeitnah zur Kenntnis nehmen? Das sind häufige Fragen, wenn Microsoft 365 für die interne Kommunikation zur Verfügung gestellt wird. Die Herausforderungen sind hier aber nicht die mangelnden Möglichkeiten. Sondern, im Gegenteil, die Vielzahl an Kommunikationstools und -optionen! In unserer Beitragsserie erfahren Sie alles über Möglichkeiten und Lösungen für die interne Krisenkommunikation.

Möglichkeiten in Microsoft 365 für die interne Krisenkommunikation

In Microsoft 365 steht natürlich das gute alte SharePoint zur Verfügung. Dieses wurde runderneuert und mit einer modernen Oberfläche ausgestattet. Daneben gibt es auch das gehypte Microsoft Teams oder Yammer. Letzteres künftig unter dem Namen Viva Engage. Nicht zu vergessen ist natürlich der Klassiker-E-Mail (auf der Basis Outlook und Exchange als Mail-Server). Was die Sache kompliziert macht, ist nicht nur die Tatsache, dass es diese unterschiedlichen Werkzeuge gibt. Darüber hinaus lassen sie sich auch in sehr flexibler Art und Weise miteinander verbinden und verknüpfen. Ein Beispiel: Mit SharePoint Webparts lassen sich Yammer-Communities darstellen. Aber Sie können genauso SharePoint News in Yammer veröffentlichen oder Yammer Nachrichten, genauso wie SharePoint Seiten, in Teams integrieren.

Die vielfältigen Optionen haben die Kommunikationslandschaft innerhalb der Microsoft-Tool-Welt komplett verändert. Insbesondere mit dem Erscheinen und dem enormen Popularitätsgewinn von Microsoft Teams ist eine Zeitenwende eingetreten. Die Situation hat sich im Vergleich zu On-Premises-Zeiten, also zu “Vor-M365-Cloud-Zeiten”, sehr verändert.

Rückblick: SharePoint als All-in-one Werkzeug

So war lange Zeit SharePoint in den Versionen 2003 bis 2016 das Allzweck-Werkzeug in Sachen Kommunikation. Sowohl die Bereitstellung virtueller Teamräume, als auch die unternehmensweite Kommunikation konnten damit einigermaßen gut abgebildet werden. Durch die Anpassbarkeit in Design und Funktionalität waren auch Intranets mit hoher Nutzerakzeptanz gut realisierbar. Der Aufwand war jedoch häufig nicht unerheblich. Inder Regel konnte die Oberfläche und Funktionalität nur mit Programm-Code so angepasst werden, so dass sie auch intuitiv bedienbar und visuell einigermaßen attraktiv wurde.

Quelle: Microsoft Social TechNet

Lösungsansätze auf der Grundlage von SharePoint hatten den Vorteil, dass jegliche Art von Kommunikation über diese Plattform abgewickelt werden konnte. Damit war es möglich, Unternehmens- und Team-Kommunikation zu aggregieren und für die Nutzenden in einer übersichtlichen Art zur Verfügung zu stellen. Sehr häufig wurde hierfür neben dem Content- und Newspublishing auch ein personalisierter Arbeitsbereich für die Mitarbeitenden bereitgestellt. Er ermöglichte den Zugriff auf viele arbeitsrelevante Informationen, wie Kalender, Aufgaben und Dokumente und war auch der Absprungpunkt in weitere fachspezifischen Arbeitstools.

Das Intranet wurde damit zum zentralen Einstiegspunkt für die Mitarbeitenden, sowohl für die Zusammenarbeit als auch für den Zugriff auf veröffentlichte Information. Daraus ergab sich ein großer Vorteil für die interne Kommunikation: Damit Mitarbeitende an ihre Arbeitsumgebung gelangen, wurden sie fast zwangsläufig auch mit den neuesten unternehmensweiten Informationen versorgt.

Die Veränderungen durch Microsoft 365

Diese einfache Ausgangsposition durch die Rolle von SharePoint als All-in-one Werkzeug hat sich mit dem Erscheinen von M365 grundlegend geändert.

Warum das so ist, lässt sich erst dann nachvollziehen, wenn man sich vergegenwärtigt, wofür die verschiedenen Tools gedacht sind. Ganz grob gesagt gilt es zwischen drei unterschiedlichen Szenarien zu unterscheiden:

Collaboration (auf Basis Microsoft Teams): Hier geht es um die ziel- und aufgabenorientierte Zusammenarbeit von kleinen (!) Teams. Das können Projektteams, aber auch Gremien und Arbeitsgruppen unterschiedlicher Art sein. Die Empfehlung für eine Teamgröße bewegt sich typischerweise zwischen 5 – 12 Mitarbeiter:innen. Die Mitgliedschaft in einem Team ergibt sich aus der Aufgabe oder Rolle im Unternehmen (z. B. weil der Mitarbeitende Teil eines Projektteams oder einem Gremium zugehörig ist).
Publishing (auf Basis der Modern Sites von SharePoint): Für die unternehmensweite Veröffentlichung von Information. Hier werden typischerweise Informationen bereitgestellt, die für alle Mitarbeitenden oder größere Zielgruppen relevant sind. Der Publishing-Bereich ist vor allem dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen zuverlässig, gültig und so aufbereitet sind, dass sie intuitiv auffindbar sind. Die Bereitstellung erfolgt in der Regel durch geschulte Redakteur:innen. Diese können aus allen Fachbereichen, Standorten und Unternehmensteilen stammen.
Communities (auf Basis von Yammer / Viva Engage): Dabei handelt es sich in der Regel um einen freiwilligen Zusammenschluss von Personen, die ein gemeinsames Interesse an einem bestimmen Thema haben. Es geht dabei um die Möglichkeit eines abteilungs- oder fachbereichsübergreifenden Austausches und Networking. Das Ziel ist das Wachsen und Lernen jedes einzelnen Mitarbeitenden. Die Mitgliedschaft in einer Community ist in der Regel freiwillig.

Konsequenzen für die interne Krisenkommunikation

Aus dieser Konstellation ergeben sich jetzt unterschiedliche Konsequenzen und Anforderungen für die interne Kommunikation, die über die bisherige Praxis, News lediglich in SharePoint zu erstellen und zu veröffentlichen, deutlich hinausgehen muss. Bleiben Sie gespannt: In den kommenden Beiträgen stellen wir Ihnen mögliche Lösungsansätze für direkte und schnelle interne Kommunikation mit Microsoft 365 vor.

Sie interessieren sich für das Thema interne Kommunikation mit M365 oder haben Fragen dazu? Dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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