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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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„Das geht mit SharePoint nicht“ – ein Mythos, der sich aufgrund von uralten Limits von On-Premise-Lösungen immer noch hartnäckig hält. Doch heute sprechen wir über eine moderne, cloudbasierte Content-Plattform, die weit mehr Möglichkeiten bietet als ihre Vorgänger. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Herausforderungen von großen Dateien und Storage Limits in Microsoft 365 meistern und Ihren Speicherplatz effektiv erweitern und managen.
Zunächst die gute Nachricht: Sorgen, dass große oder viele Dateien nicht in Microsoft 365 oder SharePoint Online verwaltet werden können, gehören der Vergangenheit an. Mit großzügigen Speicherlimits von 25 TB pro Site Collection, 250 GB pro Datei und bis zu 30 Millionen Files pro Bibliothek lassen sich viele Szenarien problemlos mit den vorhandenen Ressourcen in Microsoft 365 abdecken.
Dateien jeglicher Art, sei es PDF, Bild, Video (das neue Stream verwaltet ja nun auch Dateien) oder komplexere Formate wie E-Mails oder CAD-/Designdateien, können integriert werden. Selbst wenn die Bearbeitungsprogramme keine direkte Schnittstelle zu SharePoint bieten, ist die Synchronisation mit OneDrive for Business auf dem lokalen Rechner eine praktikable Lösung. Mit der Option “Öffnen in App” können Dateien bequem aus Teams, dem Browser etc. geöffnet werden. (Für weitere Informationen hierzu, lege ich Ihnen unser Webinar „Smartes Dokumentenmanagement in Microsoft 365“ ans Herz.)
Dank dieser Synchronisation ist auch das Arbeiten offline oder in Bereichen mit schlechter Netzwerkverbindung möglich. Allerdings gibt es auch ein „Aber“: Der in typischen Business- oder E3-Lizenzen enthaltene Speicherplatz ist limitiert.
Die nachfolgende Tabelle zeigt die Speicherlimits für verschiedene Microsoft 365 Pläne:
Achtung: auch Versionen zählen auf dieses Speicherplatz-Limit – daher kann es ratsam sein die maximale Anzahl der Versionen zu begrenzen und uralte Version zu löschen. Natürlich wird bei Office-Dateien nur ein Delta zwischen den Versionen gespeichert und nicht zwei vollständige Kopien einer Datei, zum Beispiel einer PowerPoint in der nur ein Slide zwischen den Versionen gewechselt wurde. Das Konzept dazu heißt „Shredded Storage“ und wird automatisch angewendet. Es ist eine effiziente Methode zur Speichernutzung, die auch auf Nicht-Office-Dateiformate angewendet wird.
Die Speicherplatz-Limits gelten nur für SharePoint. E-Mails in Exchange (100 GB pro User) oder das persönliche OneDrive (1 TB pro User) sind separat. In kleinen Organisationen kann es daher sinnvoll sein, auf OneDrive zu setzen.
Möchten Sie wissen, wie viel Speicherplatz in Ihrem eigenen Tenant gerade belegt ist? Hier erfahren Sie, wie Sie den Gesamt- und verfügbaren Speicherplatz für Ihre Organisation ermitteln können.
Wenn Sie zusätzlichen SharePoint-Speicherplatz erwerben möchten, ist dies jederzeit möglich. Die genauen Schritte dazu finden Sie hier. Beachten Sie jedoch, dass die Kosten dafür bei etwa 0,20 € pro GB liegen, was bedeutet, dass ein zusätzliches Terabyte Speicherplatz ungefähr 200 Euro pro Monat kostet. Besonders bei der Speicherung von umfangreichen Projektakten mit vielen Bildern und Videos können diese Kosten schnell ansteigen.
Dieses neue Feature, welches sich derzeit noch in der Preview befindet, soll schon bald für alle User verfügbar sein und archivierten Zusatzspeicher für nur ein Viertel dieses Preises bieten. Dabei wird immer eine ganze SharePoint Site archiviert, wobei alle Informationen wie z. B. alte Versionen, Zugriffsrechte und Metadaten erhalten bleiben. Das Archiv verspricht eine schnelle Wiederherstellung – für die dann allerdings Gebühren anfallen.
Im Archiv greifen Retention Policies, das heißt: ist zum Beispiel für eine Datei eine Aufbewahrung für 10 Jahre gesetzt und diese soll danach gelöscht werden, so erfolgt das auch im Archiv. Dadurch kann ein laufendes Archiv erstellt werden, das im Volumen kleiner wird und den Dokumentenlebenszyklus berücksichtigt.
Was bedeutet das jetzt? Erstens: Es ist wichtig, die Informationsarchitektur im Blick zu behalten, insbesondere in Bezug darauf, welche Inhalte in welchen Sites gespeichert werden. Dies beeinflusst die Steuerung der Zugriffsrechte, die Aufbewahrung und die spätere Archivierung wesentlich. Zweitens: Planen Sie die Speichervolumina im Voraus, um einen Überblick über die zu erwartenden Betriebskosten zu erhalten. Es gibt verschiedene Instrumente, um diese Kosten zu reduzieren. Daher sollte zu jedem Dokumentenmanagement-Projekt ein durchdachtes Storage-Konzept mit entsprechenden Prognosen und Architekturempfehlungen gehören.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihres Dateienmanagements. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam die Lösung finden!
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