Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
Im vorherigen Beitrag dieser Serie haben wir Ihnen gezeigt, wann Microsoft 365 im Standard an seine Grenzen stößt und als mögliche Lösungswege den Einsatz von Power Automate und dem Navigator 365 aufgezeigt. Was genau diese Ansätze können und welche Möglichkeiten für Erweiterungen es darüber hinaus gibt, erfahren Sie heute.
Werden viele Dokumentenbibliotheken beispielsweise Teams für verschiedene Projekte verwendet, gestaltet sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente schwierig. Es ist entweder notwendig den Dokumenten-Ablageort zu kennen oder die Eigenschaften, mit der es über die globale Suche gefunden werden kann.
Abhilfe schafft der Navigator 365 von SharePointalist, den wir Ihnen als Partner gerne lizenzieren und einrichten. Sowohl in Teams als auch auf SharePoint Pages ermöglicht der Navigator 365 das Auffinden und Gruppieren von Dokumenten aus verschiedenen Teams und SharePoint Sites in einer einheitlichen Oberfläche. Standardmäßig sind die Dokumente hier nach den Teams und SharePoint Sites gruppiert. Dort kann sich dann durch die Kanäle und Ordner bewegt oder durch Filterung nur bestimmte Dokumente dargestellt werden. Damit wird das gesuchte Dokument, beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation zu einem bestimmten Thema, deutlich schneller gefunden als zuvor.
Darüber hinaus kann der Navigator 365 aber auch so konfiguriert werden, dass er die Dokumente nach verwalteten Metadaten gruppiert. Damit sind weitere Anwendungsmöglichkeiten realisierbar. Beispielsweise wird eine einfache Erstellung von themenspezifischen Sammlungen ermöglicht und die Extraktion von Daten für Berichterstattung und Analyse erleichtert.
Mit dem Navigator 365 lassen sich Dokumentenmanagement-Lösungen in M365 in vielen Fällen deutlich leistungsfähiger realisieren, als dies mit den Standard-Werkzeugen möglich wäre.
Häufig wird eine globale Dokumentenbibliothek z.B. mit Vorlagen, Produktdatenblättern, etc. für das ganze Unternehmen zur Verfügung gestellt. Solange nur einzelne definierte Personen diese pflegen, klappt dies ganz gut. Sollen aber verschiedene Personengruppen für verschiedene Kategorien zuständig sein, so können über Freigabemechanismen und automatische Prozesse (Power Automate Flows) auch Dokumente aus anderen (Abteilungs-)Dokumentenbibliotheken global und trotzdem eindeutig verwaltet zur Verfügung gestellt werden.
Auch wenn beispielsweise zusätzliche Metadaten durch einen Dialog unterstützt eingegeben werden sollen, kann eine Power App, die passende Lösung sein. So lässt sich auch ein Management-System mit Kunden- oder Projektakten realisieren.
Wie im Beispiel dargestellt, können die Metadaten mit einer PowerApp mit verschiedenen Visualisierungen dargestellt werden. Auch eigene Listenansichten (Galleries) mit komprimierter Darstellung der Daten sind hier möglich. Die eigene Corporate Identity kann in einer Power App besser umgesetzt werden.
Außerdem kann die Suche nach Kunden, Projekten oder Dokumenten in die Oberfläche der PowerApp integriert werden.
In diesem Beispiel wird ein komplettes Anlagenzertifikat für Erzeugungsanlagen (Windpark) und Erzeugungseinheiten (Windrad) digital abgebildet. Dabei kann eine Aufgabenverwaltung integriert werden. Um erforderliche Dokumente für das Anlagenzertifikat von Projektpartnern anzufordern, wird für die Partner automatisiert ein Request mit einem Inbox-Ordner erstellt, wo diese hochgeladen werden können. Sobald die Partner dort ihre Dokumente hochgeladen haben, werden diese über SharePoint Premium ausgewertet (analysiert) und durch KI-Unterstützung erkannte Metadaten automatisch ausgefüllt. Verschiedene Dokumentenarten benötigen ggf. verschiedene Syntex-Modelle, welche mithilfe realer Dokumente trainiert wurden. Die Verantwortlichen für das Anlagenzertifikat können jederzeit dessen aktuellen Status einsehen und die eingegangenen Dokumente prüfen.
Als Datenablage dient auch für die komplexe Power App-Lösung mit Syntex-Modellen im Hintergrund eine SharePoint Dokumentenbibliothek mit Document Sets als “Projektordner”.
Die in SharePoint und Teams verwalteten Dokumente sind – wie oben bereits beschrieben – in die komplette Welt von Microsoft 365 eingebunden. Mit allen Office-Tools online sowie den Desktop-Apps ist der Zugriff auf umfassende Funktionen möglich. Prozesse können in der Power Platform realisiert werden und bei Bedarf stehen professionelle Optionen in Azure und im Dataverse zur Verfügung. Durch Connectoren ist es möglich, bestehende Systeme im Unternehmen, darunter ERP, File-Server und andere ECM-Systeme anzubinden. Dies ermöglicht einen Zugriff auf alle Dokumente in einem im 360° Dokumenten-Portal, z.B. auch durch eine Message Extension direkt im Teams-Chat, um Dokumente Kolleg:innen zur Verfügung zu stellen.
Wie lässt sich eine KI-basierte Suche in Microsoft 365 realisieren, ohne den Copilot zu erwerben? Mit Syntex – demnächst SharePoint Premium, können Dokumente automatisch verschlagwortet und mit Metadaten versehen werden. Die KI-Unterstützung kann als Game-Changer in verschiedenen Bereichen des Dokumentenmanagements betrachtet werden. Microsoft bietet hier mit dem Azure AI Studio optimale Voraussetzungen für die Zukunft und bietet viele Möglichkeiten. Beispielsweise können im Wissensmanagement Suchkonzepte auf Azure-Dienste erweitert werden, wobei sie von der Azure Sicherheit profitieren.
Diese Funktionalität lässt sich auch für eigene Lösungen nutzen, wie beispielsweise unseren Assistenten bzw. KI-Chatbot für das Intranet der auf Azure Open AI basiert. Im Gegensatz zu den Copilot-Lizenzen sind die Lizenzkosten hier verbrauchsabhängig und liegen im Cent-Bereich pro Anfrage. In dieser Lösung bildet das eigene Intranet bzw. die eigenen Dokumente die Knowledge Base. Es wird eine umfassende Interaktion auf Chat-GPT-Niveau möglich und eine Art Langzeitgedächtnis über die eigenen Dokumente bereitgestellt.
Da die OpenAI-Modelle über die Azure-Plattform genutzt werden, greifen wir nicht direkt auf Open AI zu und umgehen somit Datenschutzproblematiken. Die Daten verbleiben sicher in der Microsoft Cloud, ohne dass Informationen oder Anfragen an Dritte weitergegeben werden. Eine bestehende Datenvereinbarung ermöglicht eine direkte Nutzung.
Der KI-Chatbot im Intranet durchsucht Seiten, findet relevante Informationen und liefert passende Antworten. Dabei greift das Tool im Hintergrund auf das Intranet oder die Dokumente zu. Unser Chatbot ist durch das Training mit den Inhalten des Intranets in der Lage, logische Fragen hervorragend zu beantworten. Dies markiert einen lang ersehnten Fortschritt, den wir erfolgreich umgesetzt haben.
Selbstverständlich gibt es auch Möglichkeiten für eine optimierte Lösung für mobilen Zugriff auf Dokumente. Hier haben wir beispielsweise bei der Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH (FES) das Intranet mithilfe von Viva Connections und in diesem Zuge auch Entgelt- und Zeitnachweise digital und mobil zur Verfügung gestellt. Wie dies aussieht und wie hier Power Apps zum Einsatz kommt, zeigen wir Ihnen in unserer ausführlichen Case Study.
Microsoft 365 bietet bereits im Standard eine umfangreiche Palette an Dokumentenmanagement-Funktionen, stößt jedoch bei spezifischen Anforderungen oder komplexen Workflow-Integrationen an seine Grenzen. Zum Beispiel kann die Skalierbarkeit bei sehr großen Datenmengen oder die tiefgehende Anpassung von Prozessen Herausforderungen darstellen.
Drittanbieter-Tools wie Navigator 365 erweitern diese Kapazitäten, indem sie zusätzliche Funktionen für das Dokumentenmanagement bereitstellen. Sie ermöglichen eine feinere Granularität bei Berechtigungen, bieten verbesserte Suchfunktionen und spezialisierte Ansichten für unterschiedliche Teams oder Projekte.
Power-Apps sind besonders nützlich, um individuelle Anwendungen zu erstellen, die nahtlos mit Microsoft 365 integriert werden können. Mit ihnen lassen sich maßgeschneiderte Lösungen für das Dokumentenhandling entwickeln, die auf die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind und die Effizienz durch Automatisierung von Routineaufgaben steigern.
Auch mit punktuellen Erweiterungen wie z.B. Messaging Extentions in Teams, angepasste Adaptive Cards in Viva Connections oder dem Einsatz unseres KI-Chatbos kann die Lösungsqualität des Dokumentenmanagementsystems enorm gesteigert werden. Letztendlich ist es wichtig für das jeweilige Szenario eine individuelle und passende Lösung zu finden und so ein effektives und smartes Dokumentenmanagementsystem zu schaffen. Dabei stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir sind gespannt auf Ihr Feedback!
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