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Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Microsoft Teams gehört zu den wichtigsten Tools für die Interne Kommunikation im Unternehmen. Es bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für Online-Videokonferenzen, darunter auch Live-Ereignisse oder klassische Webinare. Wie Sie diese Features für Ihre Interne Kommunikation nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Klassische Teams Meetings für den Austausch zwischen Mitarbeitenden
Klassische Team Meetings – geplant im Unternehmenskalender. Das Meeting findet in der Regel auf Augenhöhe statt – d. h. alle internen Teilnehmenden haben die Möglichkeit, Bild und Ton zu teilen – ideal für dialogorientierte Formate wie beispielsweise “Ask me anything“. Der Link kann unternehmensweit geteilt werden. Durch das Teilen des Meetinglinks eines offene Events ist eine spontane Teilnahme von Mitarbeiter:innen möglich. Achtung: Der Link funktioniert auch extern – falls sensible Inhalte geteilt werden sollen. Es können bis zu 1.000 Personen teilnehmen. Die genauen Settings hängen von den Einstellungen Ihres Tenants und den Meeting Optionen ab, z. B. was für die Teilnehmenden erlaubt ist. Teams Meetings können aufgezeichnet werden und so im Nachgang bereitgestellt.
Live-Ereignisse: Mit Townhall Meetings das gesamte Unternehmen erreichen
Mit Live-Ereignissen können Sie Video- und Besprechungsinhalte für ein großes Onlinepublikum mit bis zu 20.000 Teilnehmenden übertragen, so wie beim klassischen Videostreaming. Es handelt sich dabei um eine Form der One-to-Many-Kommunikation, in der der oder die Gastgeber:in die Interaktionen leitet.
Live-Ereignisse eignen sich ideal für Townhall Meetings. Damit können Mitarbeitende an einem Ort versammelt werden, um wichtige Informationen und Updates innerhalb des Unternehmens zu teilen. Die Verwendung von Microsoft Teams für Townhall Meetings bietet viele Vorteile. So können Mitarbeitende von verschiedenen Standorten einfach an den Meetings teilnehmen , ohne dass sie ihren Arbeitsplatz verlassen müssen. Die Einwahl kann auch von einem mobilen Endgerät stattfinden, was die Einbindung von Kolleg:innen bei Kunden oder in Werkstätten/Baustellen ermöglicht (Non-Desktop-Worker). Darüber hinaus können Meetings aufgezeichnet und später abgerufen werden, so dass jeder Mitarbeitende die Möglichkeit hat, sie nachträglich anzusehen, falls er nicht live dabei sein konnte.
Live-Ereignisse fördern zudem Interaktionen während eines Townhall Meetings. Mitarbeiter:innen können im Chat Fragen stellen und dort direkt Antworten oder die Antwort in das Event mit aufnehmen. Dies fördert eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens und hilft, Bedenken und Fragen zu klären.
Webinare: Informationen und Wissen für Mitarbeitende zugänglich machen
Während es bei normalen Besprechungen oft ein Hin und Her zwischen den Teilnehmenden gibt, läuft ein Webinar kontrollierter ab. Die beteiligten Personen haben dabei eindeutige Rollen: Es gibt Moderierende und Teilnehmende.
Webinare bieten in der internen Kommunikation viel Potenzial. Sie sind geeignet für Formate mit fester Teilnehmerzahl. Außerdem können Sie festlegen, welche Personen wie viel Redeanteil bekommen. Dadurch lassen sich Webinare ideal im Nachgang für andere Mitarbeitende zugänglich machen. Einsatzzwecke sind beispielsweise: Information, Schulung, Feedback-Sessions oder auch Teambuilding-Aktivitäten. Auch externe Webinare können Sie intern vermarkten, indem Sie die Aufzeichnungen für Mitarbeitende zur Verfügung stellen.
Die Möglichkeit zur Registrierung ist nicht nur bei externen, sondern auch bei internen Veranstaltungen äußerst nützlich und kann für Schulungen, Workshops, Interessengruppen und mehr eingesetzt werden. Dadurch können Informationen über eine interne Veranstaltung bekannt gegeben und Interessenten zur Registrierung aufgefordert werden, damit der Termin in ihren Kalender eingetragen wird, ohne die Mitteilung an alle zu senden.
Die Webinarorganisation ist jetzt Teil von Microsoft Teams Premium. Zu den Webinarfunktionen gehören beispielsweise Besprechungsanleitungen, also Vorlagen, mit denen Optionen für verschiedene Webinare bereits festgelegt sind. Die intelligente Zusammenfassung erstellt nach dem Webinar smarte Aufzeichnungen mit automatisch generierten Kapiteln und Erkenntnissen – ideal für Mitarbeitende, die nicht live dabei sein konnten.
Sie haben Fragen rund um Events in Microsoft Teams oder andere Themen des digitalen Arbeitsplatzes? Dann kommen Sie gerne auf uns zu – wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen.
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