Eine nutzerorientierte Prozessdatenbank dank des User Centered Design Process

Prozesse spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Viele Arbeitsabläufe werden in Prozessen dokumentiert und zentral abgelegt, damit jeder Mitarbeiter schnell Zugriff auf Dokumente hat und die für ihn relevanten Informationen rasch nachschlagen kann. Dieses Ziel hat auch einer unserer Kunden. Doch gestaltet sich dessen bisherige Lösung bei der Prozesserstellung und -abwicklung sehr aufwendig, was an mehreren Faktoren liegt: In tief verschachtelten Architekturen mit einer fehlenden einheitlichen Struktur und Pflege, finden sich die Nutzer nur schwer zurecht. Gleichzeitig erhöhen doppelte Einträge den Suchaufwand. Unser Kunde entschied sich daher dafür, gemeinsam mit uns den Weg des User Centered Design Process zu gehen.

Was ist das überhaupt? Dieser User Centered Design Process?

Die nutzerorientierte Gestaltung zielt darauf ab, interaktive Produkte so zu gestalten, dass sie über eine hohe Gebrauchstauglichkeit (Usability) verfügen und ein positives Nutzungserlebnis bieten. Um ein Produkt bis ins kleinste Detail so zu gestalten, dass sich die Erwartungen und Anforderungen des Users darin widerspiegeln, bedarf es einer systematischen Vorgehensweise. Im Wesentlichen zeichnet sich der Gestaltungsprozess durch ein iteratives Vorgehen aus und unterscheidet fünf Phasen:

1.    Strategie | Planen des menschenzentrierten Gestaltungsprozesses

Der gesamte Prozess – also Ablauf, Zeitdauer und benötigte Ressourcen – wird geplant und im Projektplan abgebildet.

2.    Analyse | Verstehen des Nutzungskontextes

In dieser Phase steht das Sammeln von Informationen über die Benutzer im Vordergrund. Bestimmte Eigenschaften und Verhaltensweisen, Ziele, Erwartungshaltung, Umgebungsvariablen und Arbeitsaufgaben werden hier analysiert.

3.    Spezifikation | Spezifizieren der Nutzungsanforderung

Hier wird im Detail erarbeitet, welchen Funktionsumfang und welche abgedeckten Nutzugsanforderungen das Produkt haben soll.

4.    Design | Erarbeiten von Gestaltungslösungen

Im Anschluss an die Ausarbeitung des Nutzungskontexts und der Nutzeranforderungen werden darauf aufbauend Gestaltungsvorschläge für das Produkt erarbeitet.

5.    Evaluation | Evaluieren von Gestaltungslösungen

In der Evaluation wird überprüft, ob die in der Spezifikation festgelegten Nutzungsanforderungen vom Produkt in einer gut bedienbaren Weise abgedeckt werden.

Soviel zur Theorie – Let’s go!

Damit wir mit dem User Centered Design Process den richtigen Weg gehen, muss zunächst das Ziel klar sein: Die alte Prozessdatenbank soll abgelöst und durch eine gut strukturierte, optisch ansprechende Lösung ersetzt werden, in der die Nutzer keine Probleme haben sich zurechtzufinden. Darüber hinaus soll sie den Anforderungen und Wünschen der Anwender gerecht werden und sich an deren Bedürfnissen orientieren. Um unserer Ziel zu erreichen, haben wir gemeinsam mit unserem Kunden mehrere Workshops durchgeführt.

Workshop #1: Anforderungen

Im ersten Workshop war es zunächst wichtig ein gemeinsames Verständnis über die grundlegenden Erwartungen zu schaffen. Denn wie so oft im Leben ist auch das Wörtchen „Ziel“ ein dehnbarer Begriff. Was stellt sich Frau Meier unter einer „strukturierten, optisch ansprechenden Lösung“ vor? Welche Anforderungen und Wünsche haben die Anwender?

Um eine bessere und gemeinsame Vorstellung zu erlangen, haben wir mithilfe einer Interaction Map und Wireframes die ersten Ideen zu Papier gebracht. Schnell war klar, die Lösung ist komplex und noch etliche Fragen offen: Wann und wie erstellen unterschiedliche Abteilungen ihre Prozesse? Wer erstellt Prozess-Seiten? Wer genehmigt die angelegten Prozess-Seiten? In welchen Situationen wird die Prozessdatenbank aufgerufen?

Als wir diese Fragen geklärt und konkrete Nutzungsanforderungen festgelegt hatten, konnten wir mit der Erstellung von Prototyp #1 beginnen. Dieser beinhaltete eine suchbasierte Navigation, eine zentrale Einstiegsseite, Follow-/Abo-Funktion, Pflichtlektüre und eine Favoritenfunktion.

Workshop #2: Konzeption

Nachdem der erste Prototyp ausgiebig getestet wurde, trafen wir uns zum nächsten Workshop mit folgender Zielsetzung: Das Feedback besprechen, einen Redaktionsprozess konzipieren, Berechtigungen und Rollen definieren und zu guter Letzt die Favoriten- und Follow-Funktion finalisieren. Anhand der Ergebnisse dieses Workshops konnte somit der Prototyp weiter verfeinert werden.

Die Abo-Funktion war aus Sicht der Nutzer nicht mehr notwendig und entfiel im Prototyp #2. Die Einstiegsseite der Prozessdatenbank konnte verfeinert und mit Dummy-Inhalten bestückt werden. Außerdem wurden erste Entwürfe von verschiedenen Inhaltsseiten, welche Prozesse oder andere Informationen detailliert abbilden, mit einem standardisierten Seitenaufbau erstellt. In einem Prototyp #3 wurden schließlich noch kleinere kosmetische Anpassungen vorgenommen und die Basis für den nächsten Workshop geschaffen.

Workshop #3: Fokusgruppen

Im dritten Workshop lag der Fokus auf den Feinheiten. Der Prototyp wurde aus der Perspektive des Nutzers und des Redakteurs getestet. Damit konnten Informations-, Navigations- und Seitenstruktur definiert, Rollen bestimmt und der Redaktionsprozess festgelegt sowie Funktionen priorisiert werden, die dann anschließend in den Prototyp #4 eingearbeitet wurden.

Auf zum ersten Usability-Testlauf

Vorab wurden zwischen den Projektverantwortlichen die Ziele und der Ablauf des Tests geklärt und dann konnte es losgehen. Ein breit aufgestellter Nutzerkreis wurde eingeladen. Anwender aus unterschiedlichen Abteilungen, verschiedenen Alters, mit mehr oder weniger technischem Know-how testeten die Lösung. Das Ergebnis fiel einheitlich aus: Außer kleinerer „Wording“-Probleme und anfänglichen Schwierigkeiten im Umgang mit der Navigation bekam der Prototyp durchweg positives Feedback!

Klappe – Die Letzte

Aufgrund der Testergebnisse flossen letzte Anpassungen hinsichtlich kleiner optischer Änderungen oder zusätzlicher Informationsfelder in einen finalen Prototyp, welcher mit viel Vorfreude aller Beteiligten umgesetzt und zum Leben erweckt wurde. In dieser Phase kam das gewohnte Projektvorgehen zum Einsatz: Der Budget- und Zeitrahmen musste überprüft und das Feinkonzept dem Prototyp entsprechend ausgearbeitet werden. Nach anschließender Umsetzung und Qualitätssicherung war es dann soweit: Was mit Kritzeleien auf Papier begann, wurde als fertig entwickelte Lösung beim Kunden eingespielt und Live geschaltet.

Der Kunde ist stolz, wir sind stolz – denn so geht User Centered Design

Das Projekt war ein voller Erfolg. Dies lag natürlich nicht allein am User Centered Design Vorgehen. Ein gut aufgestelltes Projekt-Team, mit Interesse und Begeisterung daran eine erfolgreiche Lösung zu erschaffen, ist unverzichtbar. Trotzdem kann man mit der richtigen Methode viele Stolpersteine die während eines Projektes auftauchen umgehen. Ein effizientes und effektives Feedbackmanagement, welches durch das frühzeitige Einbeziehen unterschiedlichster Personen gewonnen wird, lenkt das ganze Projekt in die richtige Richtung. Ein erfolgreiches Anforderungs- und Erwartungsmanagement, welches durch die vielen Workshops mit den Beteiligten garantiert wird, beugt Missverständnisse vor und spart kostbare Zeit. Wir wissen also: Eine nutzer- und damit zielorientierte Gestaltung ist gut für alle.

Sie denken, dass dieses Vorgehen genau richtig für Ihr Unternehmen ist? Kontaktieren Sie uns gerne, wir unterstützen Sie.