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Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Teamarbeit und dem Projektmanagement. Doch allzu oft verschwenden wir wertvolle Zeit mit der Vorbereitung und der Koordination von Informationen. Microsoft Teams bietet die Lösung, mit der Sie Meetings effizient gestalten und den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zur Nacharbeit nahtlos integrieren.
Im Folgenden zeigen wir ein exemplarisches Szenario, das wir bei verschiedenen Unternehmen schon erfolgreich etabliert haben. Natürlich sind prinzipiell auch andere Werkzeuge nutzbar. Es wird aber deutlich, wie eine Kommunikation innerhalb von Teams mit darin nahtlos integrierten Werkzeugen grundsätzlich ablaufen kann. Entscheidend ist nicht immer welche Tools genau verwendet werden (das hängt auch vom Anwendungsfall ab), sondern vielmehr, dass den Mitarbeitenden eine Hilfestellung oder einen Leitfaden mitgegeben wird, wie sie sich innerhalb von Teams organisieren können. Zugleich sorgt ein Leitfaden auch für eine gewisse Standardisierung und Übersichtlichkeit.
Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer Idee. Aber wie behält man den Überblick über all diese Ideen? Bevor das Meeting überhaupt beginnt, ist eine klare Vorbereitung entscheidend. In Microsoft Teams haben wir die Möglichkeit, Ideen und Aufgaben in einem übersichtlichen Planner-Backlog zu sammeln. Dies schafft Struktur und stellt sicher, dass jede Idee erfasst wird. Mit Teams wird die vorbereitete Agenda klar und präzise in Microsoft OneNote kommuniziert. Jedes Teammitglied kann sich bereits im Vorfeld auf die Diskussion vorbereiten und ist bestens informiert. Die Diskussion selbst erfolgt nahtlos über die integrierte Unterhaltungsfunktion von Teams. Kein lästiges Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Plattformen mehr.
Durch die strukturierte Vorbereitung und die klare Agenda kann das Meeting zielgerichtet beginnen. Es wird keine Zeit mehr verschwendet, um zu überlegen über welche Themen gesprochen werden soll. Alles ist bereits vorbereitet. Das Teams-Meeting selbst dient nicht nur zum Reden, sondern auch zum Handeln. Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert und in Aufgaben umgewandelt, sei es in Microsoft Planner, ToDo oder in spezifischen Listen in SharePoint oder Microsoft 365. Jeder Schritt ist transparent, nachvollziehbar und bereit zur Umsetzung.
Die Nutzung einer Liste für die Dokumentation von Entscheidungen, bereitgestellt über Microsoft Lists, hat einige Vorteile. Aber natürlich sind auch andere Möglichkeiten denkbar, wie z.B. Word als Klassiker für eine Meetingprotokoll. Lists haben aber einige praktische Funktionen, die man sich für diesen Zweck zu Nutze machen kann. Dazu zählt die Möglichkeit über Auswahlfelder vorgegebene Kategorien zu hinterlegen und über Listen-Ansichten übersichtliche Gruppierungen, Filter und Sortierreihenfolgen zu definieren.
Nach dem Meeting beginnt die Umsetzung. Alle Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben sind in Teams festgehalten. Das Beste daran? Es gibt keinen E-Mail-Verkehr, der die Informationen verstreut. Alles, was für die Nacharbeit benötigt wird, ist an einem Ort. Teams stellt sicher, dass jeder im Team genau weiß, was zu tun ist, und ermöglicht einen reibungslosen Übergang von der Besprechung zur Umsetzung.
Mit Microsoft Teams schaffen wir nicht nur effiziente Meetings, sondern eine durchgängige Struktur von der Ideensammlung bis zur Umsetzung. Unnötige Kommunikation wird minimiert, und wir können uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Unser Projekt erfolgreich voranzubringen.
Mit Microsoft Teams wird Ihr Projektmanagement nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und erfolgreicher. Die nahtlose Integration von Ideensammlung, Kommunikation, Besprechung und Umsetzung in einer einzigen Plattform bringt Ihr Team auf die Überholspur zum Erfolg.
Neugierig wie das funktioniert und ob Microsoft Teams out of the box die ultimative Lösung für Ihr Projektmanagement ist? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Projektmanagement-Tools optimieren.
Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Hilfe bei der Umsetzung Ihres Projektmanagements mit Microsoft Teams? Sprechen Sie uns einfach an, wir unterstützen Sie gerne.
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