DWPG: Diskussionsreiches Event rund um The New Normal – Teil 2

Weiter geht es mit den Learnings aus unserer Digital Workplace Practice Group vom 10. November, die sich rund um das Thema „The New Normal – Weiterentwicklung der digitalen Zusammenarbeit gedreht hat. Im vorherigen Teil haben wir Ihnen bereits einige Learnings vorgestellt – unter anderem ging es um Feedback und die Weiterentwicklung des Digital Workplace. Heute schauen wir uns die Erkenntnisse rund um Microsoft Teams, die IK und die besondere Relevanz digitaler Mitarbeiter-Kommunikation und die Prozessautomatisierung mit der PowerPlatform und Nintex sowie Project Cortex genauer an.

Teams Best Practice: Teamwork & #WFH

Corona hat es nötig und auch möglich gemacht, dass zahlreiche Unternehmen quasi über Nacht Microsoft Teams eingeführt haben, um die Kommunikation und Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus möglich zu machen. Bedenken hinsichtlich Governance und Compliance wurden oft erstmal zurückgestellt, ganz einfach, weil dafür keine Zeit war. Ein Gedanke, der hier immer wieder aufkam und von vielen geteilt wurde: Manchmal sollte man den Mut haben und #einfachmalmachen. Oft reicht es den Usern erstmal einen knappen Guide an die Hand zu geben, wie man mit dem Tool umgeht und in dem grob die Ettiquette definiert ist. Was nicht außer Acht gelassen werden sollte und womit gerade viele Unternehmen noch beschäftigt sind ist, dass dann nachgearbeitet werden muss, z.B. hinsichtlich Namenskonvention oder dass nicht jeder ein Team erstellen kann, um Wildwuchs der Teams zu vermeiden.

Ann-Kathrin Müller hat hier für die Teilnehmer ein paar Dos and Dont’s bei der Einführung von Teams zusammengefasst.

Außerdem hat Ann-Kathrin ihren Teilnehmern einige Tipps im Umgang mit MS Teams mit an die Hand gegeben, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen.

Bringen Sie das Team zusammen: Kommunikation – Meetings – Gesunde Grenzen

• Allgemein: Status berücksichtigen & pflegen
• Allgemein: Teams strukturieren
• Mobile App: Ruhemodus aktivieren
• Meetings: Kamera einschalten
• Meetings: Mikrophon ausschalten und Handzeichen nutzen
• Meetings: Protokollieren oder aufnehmen
• Meetings: Ziele klar definieren & Timeboxen vorgeben
• Und nicht vergessen: Spaß haben!

Eine interessante Erkenntnis aus der Diskussion war auch, dass nicht nur die Formate stark zugenommen haben, sondern sich die Leute mehr und mehr vernetzen und sich Kollegen teilweise sogar mehr sehen als vorher, obwohl sie im Homeoffice sind.

MS Teams als Digitalisierungsplattform

In der Session mit Dr. Julian Bahrs haben wir festgestellt, dass die meisten DWPG-Teilnehmer im Moment noch damit beschäftig sind, Teams als Arbeitsumgebung, für Chat, für Collaboration, für Dokumente teilen usw. zu verdauen und dies in den Arbeitsalltag übergehen zu lassen. Daher hat Julian die Möglichkeiten aufgezeigt, wie man sich über Datenobjekte in einem Chat unterhält, wie Teams erweiterbar ist und wie man letztendlich eine integrierte Arbeitsumgebung herstellen kann, um so die Zeit zum Suchen von Informationen und Wechseln zwischen den Applikationen zu sparen. Neben einigen Beispielen für Bots, Datenintegration, Angepasste Tabs kann man auch auf den Umfassenden Katalog von Schnittstellen zu Salesforce, ServiceNow usw. zurückgreifen. Hier hat sich schnell herauskristallisiert, dass das Thema Teams als Hub wohl eines der Themen ist, mit denen sich die meisten wohl in den nächsten Jahren beschäftigen werden – wenn Teams zum Standard geworden ist.

IK und die besondere Relevanz digitaler Mitarbeiter-Kommunikation

Unter diesem Titel wurde in einer kleinen Runde gemeinsam mit Nadine Schäffer diskutiert. Eine der zentralen Fragen hierbei war das Zusammenspiel von Kultur und Tools: Wie aktiviere ich die Mitarbeiter? Wie erreiche ich notwendige Verhaltensänderungen? Alles eine Frage des Mindsets?

Darüber hinaus waren verschiedene Kommunikationsinstrumente sowie die Führung in digitalen Teams wesentliche Inhalte der Diskussion. Wobei bei Letzterem Tipps wie z.B. Spielregeln geben, Vorvertrauen, Geselligkeit nicht vergessen oder schwierige Gespräche gut vorbereiten zur Sprache kamen.

Prozessautomatisierung mit der Power Platform und Nintex

In seiner Session zum Thema Power Apps vs. Nintex hat Kevin Hoffmann zunächst einen Überblick über beide Plattformen gegeben und die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der einzelnen Tools sowie typische Einsatzszenarien aufgezeigt. In seinem Fazit kommt Kevin zu dem Entschluss, dass in einer idealen Welt beide Platformen gemeinsam genutzt werden sollten. Es gibt keine generelle Lösung. Manche Dinge kann die Power Platform besser, manche Nintex. Man muss sich von Fall zu Fall damit auseinandersetzen und im Gesamtbild, nachdem man alle Use Cases kennt, entscheiden.

Hier eine kleine Entscheidungshilfe:

Zu diesem Thema kann ich Ihnen außerdem zwei hilfreiche Quellen empfehlen. Zum einen den YouTube-Kanal „Office 365 Performance Hub“, über den Kevin anhand von einigen gängigen Beispielen aus der Praxis zeigt, wie mithilfe von Office 365, PowerApps und Power Automate ganz einfach Schritt für Schritt digitale Lösungen ins Unternehmen gebracht werden können. Und zum anderen einen erst kürzlich erschienen Podcast zum Thema „Optimierte Zusammenarbeit durch automatisierte Prozesse mit Nintex“.

Project Cortex: Was verbirgt sich dahinter und was können wir erwarten?

In der Session mit André Thümmel, stand das im Rahmen der letztjährigen Ignite vorgestellte Project Cortex im Mittelpunkt, mit dem eine neue Art des Wissensmanagements in die Unternehmen ziehen soll. Aktuell ist Project Cortex noch nicht ausgerollt und man ist noch weit davon entfernt alle Services davon zu erhalten. Ein erster Service ist aber inzwischen verfügbar: SharePoint Syntex. Laut Microsoft nutzt SharePoint Syntex innovative KI und Machine Teaching, um menschliches Wissen zu erweitern, Inhaltsprozesse zu automatisieren und Inhalte in Wissen umzuwandeln.

In einer Demo zeigt André, wie man SharePoint Syntex aktiviert, was damit möglich ist und wie Experten die Lösungen so trainieren können, dass sie geschäftliche Inhalte versteht.

Danke und bis zum nächsten Mal

An dieser Stelle nochmals ein großes Dankeschön an alle Teilnehmer, die die anderen an ihren Erfahrungen teilhaben lassen und die zu informativen Gesprächen in entspannter Runde beigetragen haben. Wir hoffen auch bei unserer nächsten DWPG im Frühjahr 2021 wieder viele altbekannte, aber auch neue Teilnehmer begrüßen zu dürfen.

Sobald es hierzu weitere Informationen gibt, erfahren Sie es natürlich auf unserem Blog. Auch können Sie unseren Newsletter abonnieren, so verpassen Sie keine wichtigen Neuigkeiten mehr! Außerdem freuen wir uns natürlich über einen gemeinsamen Austausch.