DWPG: Das sind unsere Learnings

Am Donnerstag, 7. November, war es wieder soweit: unsere Digital Workplace Practice Group (DWPG) öffnete zum zweiten Mal ihre Pforten. Unter dem Motto „Intelligent Workplace mit Office 365 und der Power Platform“ kamen die Teilnehmer in den Design Offices zusammen, um sich auszutauschen, zu netzwerken und viel Neues zu lernen.

Gleich in der Begrüßung wies Roland Klein, Moderator der Veranstaltung und IPI-Geschäftsführer, darauf hin, dass das Thema Digital Workplace mit Office 365 seitens Microsoft derzeit intensiv voran getrieben wird. Auf der zur gleichen Zeit laufenden Microsoft Konferenz „Ignite“ in Orlando/Florida wurden eine Vielzahl von Neurungen und Verbesserungen vorgestellt, die im Laufe des Jahres 2020 die Möglichkeiten der Plattform deutlich erweitern werden. Funktionen, die auf Künstlicher Intelligenz aufbauen, spielen hierbei eine immer größere Rolle. So wird es beispielsweise mit „Project Cortex“ eine komplett neue Anwendung geben, die Unternehmen dabei unterstützen soll, intelligent und weitestgehend automatisiert eine Knowledge Base aufzubauen. Hierbei werden vorhandene Informationen aus Yammer, Teams und Co. ausgewertet, um daraus unterschiedliche Wissensthemen zu erstellen, die mit vorhandenen Informationen vorbefüllt werden. So jedenfalls ist die Ankündigung von Microsoft.

Darüber hinaus wird es eine Reihe an Verbesserungen und Erweiterungen geben. Hier ein kleiner Auszug:

• Neue Funktionen in SharePoint wie HomeSite, Hub Analytics, Audience Targeting Navigation oder My Feed WebPart
• Das in „MS Power Automate“ umbenannte „Flow“ wird künftig auch Virtual Agents mitbringen, dass es – vereinfacht gesagt – auch dem Nicht-IT-Fachmann erlauben soll, sehr einfach intelligente Bots zu erstellen.
• Künftig werden alle Office 365-Tools rund um das Thema Aufgabenmanagement konsistent zusammenarbeiten und beispielsweise alle Aufgaben eines Nutzers unabhängig von App (Planner, To-Do, etc.) und Plattform (Desktop, Smartphone, etc.) synchron halten. Der Ort, an dem alle Fäden aus Sicht des Nutzers zusammenlaufen werden, wird MS Teams sein.

Nach dem kurzen Exkurs in die USA ging es los mit den Vorträgen. Stefan Kohl, Consultant bei IPI, hat im ersten Impulsvortrag die Möglichkeiten der Erstellung eines Modern Intranets auf Basis von Office 365 vorgestellt. Er erklärte, welche Anforderungen heutzutage an das moderne Intranet gerichtet werden und wie sich dies mit den enthaltenen Werkzeugen aus dem Office 365-Portfolio sehr einfach realisieren lässt. In einer Live-Demo zeigte er, wie sich mit der neuen Modern-Oberfläche von SharePoint Online ein zeitgemäßer, gestalterisch anspruchsvoller Intranet-Auftritt erstellen lässt und wie weitere Office 365-Tools nahtlos integriert werden können.

Im Fokus des zweiten Impulsvortrags stand die Power Platform und deren Möglichkeit, intelligente Erweiterungen für den Digital Workplace zu erstellen. Dabei stellte Dr. Julian Bahrs, Managing Director der IPI, heraus, dass die Anzahl der Tools und Apps die ein Mitarbeiter benutzt, ständig steigt. Das führt häufig zu einer Vielzahl von getrennten Informationssilos. Durch eine strukturierte Überblickseite kann man zwar dem Nutzer den Einstieg erleichtern, doch das allein reicht nicht aus. Künftig könnten intelligente Assistenten oder Bots hier Abhilfe schaffen, indem sie unabhängig von Tool und Datenbasis dem Nutzer genau die Informationen zur Verfügung stellen, die er benötigt.

Mit Hilfe der Power Platform, wozu „Power BI“, „Power Apps“ und „Flow“ (künftig „Power Automate“) gehören, lassen sich durch einem No-Code bzw. Low-Code-Ansatz bereits mit überschaubarem Aufwand sehr brauchbare Lösungen erstellen. Julian Bahrs zeigte hierzu auch einige Beispiele aus dem praktischen Einsatz.

Am Nachmittag wurden weitere Themen im Open Space-Format in insgesamt fünf Sessions behandelt.

In Session 1 stand der Begriff “Change Management” im Mittelpunkt. Es ging um die Frage, wie man ein Office 365-Einführungsprojekt begleitet und wie man die Mitarbeiter am besten an SharePoint und Office 365 als Ganzes heranführt. Die Teilnehmer die bereits Erfahrung mit der Einführung von Office 365 hatten, betonten nachdrücklich, dass man den Aufwand für eine Change-Begleitung nicht unterschätzen sollte. Bei erfolgreichen Projekten macht der Budgetanteil für diese Aktivitäten mehr als die Hälfte des gesamten Projektbudgets aus.

Die wichtigsten Empfehlungen für die erfolgreiche Einführung von Office 365 waren:

• Man sollte aktiv herausarbeiten, was der praktische Mehrwert aus der Sicht der Nutzer sein wird. Ausgangspunkt ist damit der konkrete Anwendungsfall und nicht das Tool. Dazu muss man sich schon im Vorfeld genau anschauen, wie die Mitarbeiter arbeiten.
• Bei der Einführung selbst ist ein entscheidendes Erfolgsrezept, die Mitarbeiter aktiv zu begleiten. Hierbei spielen Multiplikatoren wie Key User oder Power User eine wichtige Rolle. In ihrer Aufgabe werden sie für andere Mitarbeiter zu positiven Influencern.
• Das interne Marketing sollte begleitend dazu versuchen, ein positives Mehrwert-Feeling zu erzeugen.
• In der Pilot-Phase dienen Pilot-Nutzer als wichtige Motivatoren. Auch die Führungskräfte spielen hierbei eine große Rolle.

Last but not least waren sich alle einig, dass die Einführung grundsätzlich ausreichend Zeit benötigt. Man sollte es zudem unbedingt vermeiden, die Mitarbeiter zu überfordern und zu viele Tools auf einmal einzuführen.

Der zweite Slot behandelte das Thema „Wissensmanagement“. Auch wenn es eigentlich ein schon sehr altes Thema ist, dass bereits in den 90er Jahren diskutiert wurde, so ist es derzeit wieder zunehmend relevant. Das hat in erster Linie mit dem Umstand zu tun, dass sich das Wissen derzeit immer schneller ändert und erneuert.

In der Diskussion hat sich gezeigt, dass es nicht die einfache und schnelle Wissensmanagement-Lösung gibt, die alles abdeckt. Es wurden aber verschiedene Einzelmaßnahmen genannt, womit man in unterschiedlichen Unternehmen positive Erfahrungen gesammelt hat. So hat man in einem Beispiel relevante Antworten aus einem Ticketsystem ebenfalls für alle anderen Mitarbeiter sichtbar veröffentlicht. Auch ein Bot für die Beantwortung von Fragen funktioniert sehr gut. Dabei wurden offene Fragen automatisch an Experten weitergeleitet, die durch die Klärung dafür gesorgt haben, dass sie zum einen als Experten sichtbar wurden und zum anderen auch den Antwortpool vergrößert haben. Dies wiederum führte sehr schnell zu einer positiven Resonanz im Unternehmen. Regelmäßige News mit Tipps zur Bedienung von Werkzeugen wurden in einem Unternehmen erfolgreich angenommen.

Insgesamt gab es einen hohen Konsens darüber, dass man sehr strukturiert an das Thema Wissensmanagement im Unternehmen herangehen muss, um somit auch den relevanten Wissensbedarf zu erkennen und die entsprechenden Wissensprozesse daraufhin abzustimmen.

Beim Thema „Intranet Struktur“ ging es zunächst um einige technische Fragen zu neuen SharePoint Funktionen, wie der sogenannten SharePoint HomeSite (eine zentrale Landing-Page) und der Hub Site (dient der Site-übergreifenden Navigation und Aggregation von Inhalten). Eine aktive Personalisierung von News, wodurch die Anwender eigenständig die für sie interessanten News-Kanäle auswählen können, wurde als allgemein wünschenswert erachtet. Auch die Frage nach der Möglichkeit eine Mehrsprachigkeit abzubilden wurde intensiv diskutiert. Microsoft hat hier für das nächste Jahr eine neue Lösung für SharePoint Online in Aussicht gestellt.

In dem Slot zu „Power Platform Hands-on“ zeigte sich schnell, dass viele Unternehmen die Chance erkannt und bereits angefangen haben, hier eigene Kompetenzen aufzubauen. Gleichzeitig gab es eine hohe Verunsicherung zu den Kosten für die Nutzung der Power Platform – die von Microsoft im Oktober bekannt gegeben wurden. Ein Vergleich mit anderen Lösungen, insbesondere Nintex, sowie eine Erörterung typischer Use Cases wurde direkt vorgenommen.

In der abschließenden Session drehte sich alles um MS Teams. Von vielen Teilnehmern wurde bestätigt, dass es sich hierbei wohl um das zukünftig wichtigste Werkzeug handelt, wenn es um die Zusammenarbeit im Team geht. Um die Anwender erfolgreich mitzunehmen, sollte man darauf achten, dass man zunächst eine Einführung im Rahmen von Pilotgruppen durchführt und auf Basis des Feedbacks dieser Gruppen das weitere Roll-out von Teams schrittweise umsetzt. Dabei sollte man auch die Planung von Themen wie Governance, Compliance und Security nicht vernachlässigen. Insbesondere über den Bereitstellungsprozess und den künftigen Lifecycle eines Teamraums sollte man sich frühzeitig Gedanken machen. Nur so kann man ein ungeordnetes Wachstum, das schlussendlich ins Chaos führen könnte, vermeiden. Auch hier gelten die gleichen Empfehlungen, wie für die Einführung von Office 365 im Ganzen: Finden Sie zuallererst den oder die richtigen Use Cases und definieren Sie diese. Daraufhin kann man festlegen, welche Funktionen wie genutzt werden.

Als Resümee lässt sich festhalten, dass die projektbegleitende Unterstützung der Nutzer mit verschiedenen Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen eine – wenn nicht sogar die – entscheidende Rolle bei der Einführung von Office 365 zukommt. Darüber hinaus sollte die Nähe zum Alltag der Nutzer und die Praxistauglichkeit der neu einzuführenden Werkzeuge im zentralen Fokus stehen. Wie diese alltagsnahen Szenarien dann konkret aussehen, kann aber von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Konnten Sie bereits ähnliche Erfahrungen in Ihrem Unternehmen sammeln? Dann lassen Sie uns gerne daran teilhaben. Wir freuen uns auf den Austausch! Selbstverständlich stehen wir außerdem für weitere Infos rund um die DWPG zur Verfügung.