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Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
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Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Microsoft 365 bietet standardmäßig eine umfangreiche Palette von Diensten, um ein gut strukturiertes, automatisiertes und durch KI unterstütztes Dokumentenmanagement zu ermöglichen- so lautet die Quintessenz unseres ersten Artikels in dieser Serie.
Teams ist als integraler Bestandteil von Microsoft 365 in den meisten Unternehmen angekommen und fest im Arbeitsalltag verankert. Trotzdem bleibt das Thema Dokumentenmanagement in vielen Fällen unzureichend strukturiert. Dokumente werden in persönlichen Chats (OneDrive) geteilt, oft mit unklaren Zugriffsrechten und sind nur schwer wiederzufinden. Kopien von Dokumenten entstehen durch Chats (persönliches OneDrive) und Teams-Kanäle (SharePoint-Ordner). Zudem gibt es keinerlei Strukturierung oder Ordnung innerhalb des Dokumententabs. Dieser ist in neuen Teams standardmäßig leer und jedes Team legt eigene Ordnerstrukturen an. Dies führt dazu, dass Teams für viele Mitarbeitende unübersichtlich wird.
Grundsätzlich gibt es zwei Herangehensweisen, diesem Chaos entgegenzuwirken und das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams anzugehen: der dezentrale und der zentrale Ansatz.
Im dezentralen Ansatz geht es darum, verschiedene Teams für verschiedene Themen zu erstellen. Beispielsweise wird für jedes Projekt ein Teams-Arbeitsraum erstellt, in dem die Projektgruppe entsprechende Berechtigungen erhält. Jedes neu erstellte Team beinhaltet einen Allgemein-Kanal, der beliebig um weitere Kanäle ergänzt werden kann. In jedem Kanal findet Kommunikation statt und es gibt einen Dateien-Tab, der direkt aus SharePoint geliefert wird. Dieser ermöglicht die Ablage von Dokumenten inklusive Versionierung in einem gemeinsam genutzten und geschützten (Zugriffsrechte des Teams) Raum.
Jedoch bleibt die Strukturierung und Verwaltung der Dokumente oft unzureichend. Jedes Team baut eigene Strukturen auf, die nicht für jeden nachvollziehbar sind. Daher empfehlen wir Teams-Templates im Unternehmen zu etablieren, in welchen Governance, Lebenszyklus, Namenkonventionen, Berechtigungen und Metadaten- bzw. Ordnerstrukturen direkt vordefiniert sind. Dies sollten durch entsprechende Change-Management-Maßnahmen begleitet werden, um individuelle Verhaltensweisen als auch organisatorische Prozesse zu implementieren und langfristig zu festigen.
Die von Microsoft bereitgestellte Template-Lösung bringt allerdings gewisse Einschränkungen mit sich. Deshalb setzen wir in der Praxis bevorzugt auf die Tools von Solutions2Share. Diese decken nicht nur den Governance-Teil von Teams einschließlich Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Schutzlabels ab, sondern bieten auch instanziierbare Arbeitsumgebungen aus Vorlagen, welche es ermöglichen, nachträgliche Änderungen auf bereits erstellte Teams anzuwenden.
Auch wenn die Anzahl der Teams steigt, wird die Suche und Auswertung von Dokumenten mühsam. Hier arbeiten wir mit dem Navigator 365, der nicht nur die Suche verbessert, sondern auch eine effiziente Analyse und Auswertung von Dokumenten ermöglicht.
Im Gegensatz zum dezentralen Ansatz bietet der zentrale Ansatz eine strukturierte Alternative. Hierbei werden eine oder mehrere SharePoint-Bibliotheken als zentrale Dokumentenablage für das gesamte Unternehmen etabliert. Das heißt es werden standardmäßige Team-Unterhaltungen und Team-Dokumente umgewidmet. Während die Arbeitsdokumente in den Teams verbleiben, werden wesentliche Dokumente hingegen in das zentrale SharePoint-Dokumentenmanagement-System (DMS) verschoben/freigegeben. Um den Zugang zu erleichtern und die Dokumente im Kontext darzustellen, wird häufig ein zusätzlicher Tab in den Teams für eine virtuelle Akte als dynamische Sicht angelegt. Hier können beispielsweise auch fremde Dokumentenbibliotheken eingebunden werden.
In kleineren Umgebungen kann dieser Ansatz effektiv sein, doch bei einer größeren Anzahl an Teams empfehlen wir auch hier den Navigator 365 einzusetzen. Dieser erlaubt eine effiziente Filterung, zum Beispiel auf Dokumente eines bestimmten Projekts. Zwar gibt es in Teams auch die Möglichkeit mit Sichten zu arbeiten, diese stoßen jedoch bei einer hohen Anzahl an Dokumenten schnell an ihre Grenzen.
Wenn Governance-Einstellungen nur für wenige globale Dokumentenbibliotheken gelten sollen, können diese manuell vorgenommen werden. Doch was passiert, wenn beispielsweise für jedes Projekt ein eigenes Team erstellt wird und dort individuelle Dokumentenbibliotheken mit spezifischen Metadaten und Ansichten vordefiniert werden sollen? In solchen Fällen bieten Governance-Regeln, die im Teams-Manager definiert werden können, eine wirkungsvolle Lösung.
Was darüber hinaus noch zu berücksichtigen ist, sind Prozesse, um Dokumente aus dem Team-Kontext in das zentrale SharePoint-DMS zu übertragen. Teams bietet diese Funktion standardmäßig nicht an, aber mit Power Automate können Flows erstellt werden, die eine einfache Übertragung von Dokumenten direkt aus Teams heraus ermöglichen. Dabei werden auch die Metadaten der Dokumente übernommen oder ergänzt, um eine bessere Auffindbarkeit und Kontrolle im gesamten Unternehmen zu gewährleisten (inklusive im Kontext der Zugriffsrechte). Power Automate bietet hier die Möglichkeit, Metadaten entweder manuell zu erfassen oder KI-gestützt mit Vorverschlagwortung. Dies geschieht natürlich in allen Teams, daher ist es auch hier sinnvoll mit einer Template-Lösung zu arbeiten.
Doch das ist noch lange nicht alles. Welche Möglichkeiten Power Apps und der Navigator 365 darüber hinaus bieten, um das Dokumentenmanagement von Microsoft 365 zu erweitern, erfahren Sie in unserem dritten und letzten Beitrag der Serie. Dann verraten wir Ihnen außerdem, wie Sie KI-basierte Suche in nutzen können, ohne den Copilot kaufen zu müssen.
Bei Fragen oder für weitere Informationen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
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