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Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
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Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Dokumentenmanagement spielt in der heutigen digitalen Ära eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf von Unternehmen und Organisationen. Mit dem stetigen Anstieg von digitalen Informationen und Dokumenten wird die Notwendigkeit einer strukturierten und effizienten Verwaltung immer wichtiger. Die Nutzung smarter Features spart dabei Zeit und steigert die Produktivität. Doch welche Funktionen für das Dokumentenmanagement bringt Microsoft 365 von Haus aus mit? Was hat es in punkto KI zu bieten? Wann stößt das Dokumentenmanagementsystem an seine Grenzen und welche Lösungen gibt es dafür?
Microsoft SharePoint bringt bereits seit mehreren Jahren eine Basisfunktionalität für die Verwaltung von Dokumenten mit und dient als robuste Plattform für die Speicherung, Organisation und das Teilen von Dokumenten. Mit fortschrittlichen Suchfunktionen und der Möglichkeit Zugriffsrechte detailliert zu steuern, können Unternehmen ihre Dokumente effektiv verwalten.
Teams ergänzt dies durch seine chat-basierte Arbeitsumgebung, in der Dokumente direkt innerhalb von Unterhaltungen geteilt und bearbeitet werden können. Darüber hinaus nutzt Teams SharePoint-Dokumentenbibliotheken als Basis für die Dateien-Karteireiter. Diese Integration ermöglicht es, dass Mitarbeiter nahtlos zusammenarbeiten und Informationen austauschen, was zu einer verbesserten Produktivität und einer zentralisierten Dokumentenverwaltung führt.
Der große Vorteil gegenüber herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) liegt daher in der „echten Collaboration“. Mehrere Beteiligte können in der Microsoft Cloud synchron oder asynchron an einem Dokument arbeiten. Es ermöglicht in Echtzeit festzustellen, an welchen Abschnitten andere Teammitglieder:innen gerade aktiv sind – sei es beim Hinzufügen neuer Inhalte oder dem Bearbeiten bestehender Passagen. Dieser Prozess kann von überall aus ohne lästiges Übertragen und ein- und auschecken von Dateien zwischen Standorten durchgeführt werden.
Die Versionierung erfolgt automatisch, und ältere Dokumentenstände können jederzeit wiederhergestellt werden. Zudem ermöglicht die Offline-Funktionalität das Synchronisieren von Dokumentenbibliotheken mit OneDrive, um auch unterwegs offline an Dokumenten zu arbeiten.
Neben der Möglichkeit der Collaboration mit Kolleg:innen bietet Microsoft 365 auch die Collaboration mit dem Copiloten und bringt so künstliche Intelligenz mit ins Spiel. Beispielsweise lässt sich über den Copilot in Word ein Angebotsdokument auf Basis von Informationen aus einer Roadmap sowie einer PowerPoint-Präsentation erstellen.
Als Alternative zum Microsoft Copilot stellen wir Ihnen im letzten Beitrag unserer Serie unsere kostengünstigere Chatbot-Lösung vor.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Strukturierung von Dokumenten. Neben der klassischen Ordnerstruktur bietet Microsoft 365 die Möglichkeit Metadaten sowie Document Sets zur Strukturierung der Daten zu nutzen.
Metadaten ermöglichen eine mehrdimensionale Kategorisierung und damit eine flexible Organisation der Dokumente, ohne auf eine feste Ordnerstruktur angewiesen zu sein. Indem Kategorien wie „Projekt“, „Kunde“ oder „Dokumentenart“ als Metadaten genutzt werden, entsteht eine alternative Möglichkeit zur Gruppierung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Die Verwaltung dieser Metadaten erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um eine einheitliche Struktur zu gewährleisten. Damit nicht alle Nutzenden ihre eigenen Metadaten anlegen, sollten diese vorgegeben werden. Auch Wertebereiche für bestimmte Eigenschaften/Metadaten sollten einheitlich im Termstore definiert werden. Darüber hinaus haben sie den Nachteil, dass sie für Mitarbeitende immer einen „extra Schritt“ darstellen. Insbesondere wenn eine Offline-Synchronisation angestrebt wird, kann die klassische Ordnerstruktur von Vorteil sein. Durch sie ist es problemlos möglich, Dokumente aus OneDrive einfach auf den eigenen Laptop zu übertragen und dabei auch weiterhin die Integration von Metadaten zu nutzen.
Eine weitere Möglichkeit zur Strukturierung von Dokumenten in SharePoint Online sind Document Sets. Document Sets sind Sammlungen von Dokumenten, die wiederum mit Metadaten, Labels und Berechtigungen versehen werden, um die Organisation und Sicherheit der Dokumente zu verbessern.
Doch! Unserer Ansicht nach ist dies ein überholtes Vorurteil, denn Microsoft 365 bietet hierfür zahlreiche Möglichkeiten.
Die Versionierung ist erkennbar, und der klassische Genehmigungsworkflow mit dem Verbesserungsstatus kann farblich hervorgehoben werden. Zusätzlich sind Retention- und Sensitivity-Labels integriert, die auf globaler Ebene verwendet werden können, um gezielt für bestimmte Arten von Dokumenten, beispielsweise kaufmännische Unterlagen wie Angebote und Rechnungen, klare Aufbewahrungsfristen festzulegen. Neben Retention-Labels zur zeitlichen Verwaltung von Dokumenten ermöglichen Sensitivity-Labels auch die gezielte Einschränkung von Zugriffsrechten mithilfe von Microsoft Purview. Dies bedeutet, dass bestimmte Aktionen, wie das Synchronisieren mit OneDrive oder der Download auf mobilen Teams-Clients auf Smartphones, gezielt kontrolliert und eingeschränkt werden können. So können die Sicherheit und Integrität sensibler Dokumente gleichzeitig gewährleistet und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Microsoft 365 bietet im Standard alles, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abzubilden: Von der Erstellung oder dem Import von Dokumenten mit Unterstützung durch den CoPilot über die Versionsverwaltung und Anwendung von Metadaten mit KI-Verschlagwortung bis zum Verteilen, Archivieren und dem mühelosen Wiederfinden von Dokumenten.
Doch was, wenn Microsoft 365 als DMS an seine Grenzen stößt? Wann dies der Fall ist und welche Lösungsansätze wir empfehlen, verraten wir Ihnen in unserem nächsten Beitrag, bei dem das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams im Fokus steht.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie sich mit uns zum Thema austauschen? Melden Sie sich gerne bei uns – wir freuen uns!
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