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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt, in der Effizienz und Produktivität oberste Priorität haben, ist klare Kommunikation unerlässlich. Für Mitarbeitende, deren Unternehmen Microsoft 365 nutzen und den Copilot im Einsatz haben, ist das Erstellen von “Prompts” eine Schlüsselkompetenz, um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen. Denn nur, wer dem Copilot die richtigen Informationen zur Erfüllung der gewünschten Aufgabe gibt, kann auch mit einem qualitativ hochwertigen Ergebnis rechnen.
Wir möchten Ihnen daher eine Anleitung für das Verfassen von Prompts für den Copilot sowie einige Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie den Microsoft Copilot bestmöglich für Ihre tägliche Arbeit als Unterstützung nutzen können.
1. Context: Aus welcher Rolle heraus soll die Anfrage gestellt werden?
Bevor Sie einen Prompt verfassen, ist es entscheidend, den Kontext zu verstehen, aus dem die Anfrage gestellt wird. Dies könnte die Rolle des Anfragenden innerhalb des Unternehmens sowie die spezifischen Anforderungen oder Ziele des Projekts umfassen. Indem Sie den Kontext klar definieren, können Sie sicherstellen, dass der Prompt präzise und relevant ist.
2. Task: Was ist die klare Aufgabenstellung hinter der Anfrage?
Der nächste Schritt besteht darin, die klare Aufgabenstellung hinter der Anfrage zu identifizieren. Was genau soll erreicht werden und welche Informationen werden benötigt? Durch das Festlegen konkreter Ziele lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Effizienz steigern.
3. Instruction: Welche Quellen sollen verwendet werden und was ist das übergreifende Ziel?
Bei der Formulierung von Prompts für den Microsoft Copilot ist es wichtig, klare Anweisungen zu geben. Dabei sollte festgelegt werden, welche Quellen (z.B. Dokumente, Präsentationen, E-Mails) innerhalb von Microsoft 365 verwendet werden sollen, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Dadurch wird sichergestellt, dass die gewünschten Informationen erhalten oder bestimmte Aktionen durchgeführt werden können.
4. Clarify: Wie (in welcher Form/Länge) möchte ich das Ergebnis erhalten?
Um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Ergebnis den Anforderungen entspricht, ist es wichtig zu klären, in welcher Form oder Länge das Ergebnis vorliegen soll. Soll es beispielsweise in Form eines Berichts, einer Präsentation oder einer einfachen Textnachricht sein? Durch die Klärung dieser Details können unnötige Rückfragen vermieden und die Effizienz gesteigert werden.
5. Refine: Feedback zurückgeben, was noch angepasst werden soll.
Nachdem der Prompt versendet wurde und das Ergebnis erhalten wurde, ist es sinnvoll, konstruktives Feedback zu geben, um eventuelle Anpassungen vorzunehmen. Dies kann das Hinzufügen weiterer Informationen, die Klärung von Unklarheiten oder die Verbesserung der Formulierung umfassen. Durch kontinuierliches Feedback lässt sich der Prozess des Prompt-Verfassens optimieren.
Wenn Sie das oben genannte Vorgehen zum Prompten verfolgen, haben Sie bereits die halbe Miete, um gute Ergebnisse des Copiloten zu erhalten. Ein paar Tipps möchten wir Ihnen aber dennoch nicht vorenthalten:
Ergebnisse immer sorgfältig prüfen
Checken Sie immer das Ergebnis, dass Sie vom Copilot erhalten haben! Sowohl bei der Auswahl der Quellen (ob z. B. veraltete Infos bezogen werden) als auch bei inhaltlichen Themen (wie falsche Ansprache in E-Mails oder komplizierte Satzstellungen) können sich Fehler einschleichen, die Sie selbst mit wenig Aufwand bereinigen können.
Verwenden Sie keine Abkürzungen
Obwohl die KI ständig dazulernt, können Abkürzungen zu Schwierigkeiten führen Versuchen Sie daher, Begriffe auszuschreiben, um Missverständnissen oder in diesem Fall schlechten Antworten vorzubeugen. So ist für mich z. B. mit der Abkürzung „IK“ ganz klar die Interne Kommunikation gemeint. Wenn man danach googelt, kommen jedoch sehr viele andere Ergebnisse, die rein gar nichts mit der digitalen Arbeitswelt zu tun haben.
Seien Sie ausführlich
Wir haben uns in den letzten Jahren eine immer kürzere Ausdrucksform angewöhnt – aber beim Copilot gilt: Mehr ist wirklich mehr! Je mehr Informationen Sie der KI in ausformulierten Sätzen geben, desto besser wird das Ergebnis, das Sie von der Maschine erhalten.
Seien Sie freundlich
Es wird immer wieder darüber diskutiert, ob eine KI Freundlichkeit bewertet. Beim Copilot soll jedoch gelten, dass die Ergebnisse besser sind, wenn Sie freundlich kommunizieren. Aber ganz gleich, ob die Ergebnisse besser sind oder nicht, es wirkt sich auf jeden Fall positiv auf Sie selbst aus, egal ob mit anderen Menschen oder einer KI.
Hier ein Beispiel, welche Ergebnisse uns der Copilot aktuell bei diesem Beispiel ausspielt:
Prompt:
Erstelle mir ein Abstract für ein Hands-on Webinar über Microsoft Copilot, in dem ich die Möglichkeiten des Copilot in Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Loop live zeige. Zu Beginn des Webinars erläutere ich kurz die Grundlagen für die Nutzung des Copilots. Außerdem werde ich den Vergleich mit weiteren Möglichkeiten der Nutzung von KI im Digital Workplace von Microsoft 365 anstellen, insbesondere mit unserem KI Chatbot für SharePoint Intranet Inhalte. Danach kennen die Teilnehmenden die Möglichkeiten und Potentiale des Copilot und von KI im Digital Workplace allgemein. Wer danach tiefer einsteigen will, dem empfehlen wir unseren AI Readiness Checkup.
Der Microsoft Copilot kann bei Ausschöpfung des vollen Potenzials eine enorme Erleichterung in der täglichen Arbeit bieten – vorausgesetzt, er wird richtig eingeführt,, es besteht Zugriff auf die entsprechenden Informationen und die Mitarbeitenden wissen, wie sie ihn effektiv nutzen können. Insgesamt bietet der Microsoft Copilot eine beeindruckende Möglichkeit, Recherchen, Planungen und Zusammenfassungen zu verkürzen und damit die Arbeitsqualität zu verbessern. Durch die effektive Nutzung des Copilot können Mitarbeitende ihre Arbeitsabläufe optimieren und sich auf kreative Problemlösungen konzentrieren. Dies gelingt aber nur, wenn der Copilot Zugriff auf die erforderlichen Daten hat und die Mitarbeitenden im Umgang mit KI geschult sind.
Aber: Das ist erst der Anfang. Zum Beispiel ist es für wiederholende Aufgaben, wie die Erstellung von Angeboten oder Statusberichten, sinnvoll eine Prompt-Bibliothek anzulegen, die im Team geteilt wird.
Möchten Sie den Microsoft Copilot in Ihrem Unternehmen einführen und dabei von unserer Erfahrung profitieren? Haben Sie Zweifel, ob der Copilot das Richtige ist und wer davon profitieren könnte, oder wie ein sinnvolles Lizenzmanagement aussehen kann? Oder möchten Sie herausfinden, ob es mit Copilot Studio und Azure OpenAI bessere Alternativen gibt? Kommen Sie gerne auf uns zu, und wir unterstützen Sie auf dem Weg!
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
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