Die IPI-Sichtweise zu Office 365 – Teil 1

Das Jahr neigt sich langsam aber sicher dem Ende entgegen und diese Zeit wird ja bekanntlich gern genutzt, um Revue passieren zu lassen. Nicht nur im privaten sondern auch im Business-Umfeld wird sich der ein oder andere Gedanken machen, was in diesem Jahr gut oder schlecht lief und wie es 2019 weitergehen soll. So auch bei der IPI. Unser Geschäftsführer Roland Klein hat sich eingehend mit dem Thema “Office 365” beschäftigt und zieht nun ein persönliches Fazit. Dies wollen wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten – so kann es für Sie vielleicht eine kleine Hilfestellung für die zukünftige technische Ausrichtung Ihres Unternehmens sein. Im heutigen Teil geht es erstmal um Grundsätzliches: “On Premises vs. Cloud bei Office 365”.

On Premises vs. Cloud/Office 365

“Innerhalb der letzten 2 Jahre hat sich die Einstellung vieler Unternehmen zur Cloud bzw. zu Office 365 deutlich gewandelt. Nach anfänglicher Skepsis, vor allem vor dem Hintergrund Datensicherheit und Datenschutz, ist die Akzeptanz innerhalb der letzten Monate deutlich gewachsen. Heute ist die Frage nicht mehr „ob“, sondern „wann gehen wir in Cloud“. Es gibt mehrere Gründe, die zu diesem dramatischen Wandel beigetragen haben:

• Die Unternehmen erkennen, dass es sich hier nicht nur um einen Trend oder eine Modeerscheinung handelt, sondern dass die Nutzung der Cloud die Zukunft der Zusammenarbeit im Unternehmen prägen wird. Hier möchten sich die Firmen nicht abhängen lassen.
• Nachdem das Thema Datensicherheit lange Zeit immer ein Argument gegen die Cloud war, so hat sich die Erkenntnis hier teilweise sogar ins Gegenteil verkehrt. Viele Unternehmen realisieren nun, dass ihr eigene IT mit den zunehmenden Herausforderungen im Datenschutz und der IT-Sicherheit kaum noch mithalten kann. Zugleich ist die Einsicht gewachsen, dass Cloud-Betreiber wie Microsoft durch moderne und immer aktuelle Technik und Tools sowie das umfassende Know-how des betreibenden Personals womöglich besser für die Sicherheit sorgen können, als die eigenen Mitarbeiter im Haus.
• Es gibt immer mehr Tools, die nur in Office 365 zur Verfügung stehen, aber nicht mehr On Premises. Dazu gehören auch solche Werkzeuge, die deutlich an Bedeutung gewinnen und bei denen sich jetzt schon andeutet, dass diese künftig die Digital Workplace-Umgebung in den Unternehmen prägen werden und damit stark in den Vordergrund rücken. Hier zeigt der Cloud-first Ansatz, den Microsoft ganz offen propagiert, seine Wirkung.
• Der Druck auf die Unternehmen Collaboration-Werkzeuge und Informationsplattformen auch für die mobile Nutzung bereitzustellen unterstützt diesen Trend, da Microsoft viele Tools auch als App für die großen mobilen Betriebssysteme (Android, iOS) anbietet. Diese gewinnen durch eine gute – mitunter überraschend gute – Usability und hohe Qualität auch bei den Mitarbeitern im Unternehmen sehr schnell an Akzeptanz. Unterstützt wird dies auch dadurch, dass die Unternehmen immer häufiger die „bring your own device“-Strategie befürworten.

Die Nutzung von Office 365 bringt grundsätzlich natürlich auch einige Herausforderungen mit sich, mit denen die Unternehmen mehr oder weniger zu kämpfen haben.

• Da über die Jahre und Jahrzehnte eine enorme Zahl an Software-Tools On-Premises gekauft, erstellt, konfiguriert und administriert worden ist, lassen sich diese nicht so einfach von heute auf morgen in die Cloud migrieren. Somit ist abzusehen, dass für die nächsten Jahre das Hybrid-Szenario die IT-Landschaft in den Unternehmen dominieren wird. Die technischen Herausforderungen die beiden Welten on-prem- und Cloud-technisch parallel zu betreiben und miteinander zu verheiraten sind enorm.
• Die Bereitstellung der Office 365-Werkzeuge für die Anwender ist sehr stark IT getrieben. Sie beschränkt sich häufig auf die alleinige technische Bereitstellung der Tools, ohne eine tiefergehende, strategisch langfristig angelegte Bedarfsanalyse im Vorfeld. Eine zielgerichtete Begleitung und Unterstützung der Nutzer bleibt dadurch sehr häufig auf der Strecke.

Das Nutzer-Feedback ist aus diesem Grund häufig nicht sehr positiv. Viele Anwender fühlen sich allein gelassen, überfordert und angesichts der Vielfalt an neuen Werkzeugen und Möglichkeiten regelrecht erschlagen.

Die Situation erinnert sehr stark an die Anfangszeiten von SharePoint mit der Version 2003 und 2007. Auch hier ist die Einführung in vielen Unternehmen sehr stark technisch getrieben gewesen. Mitunter war die Pilot-Gruppe die IT-Abteilung selbst. Es gab häufig krasse Fehleinschätzungen, was die Übertragbarkeit auf andere Abteilungen betrifft, die dann eben keine technisch versierten Mitarbeiter hatten. Bis heute leidet der Ruf von SharePoint an dieser falsch geleiteten Einführungsstrategie von SharePoint in vielen Unternehmen. Erst im Laufe der Zeit wurde erkannt, dass eine Definition von Anwendungsszenarien im Vorfeld notwendig ist und ein darauf aufbauendes Governance-Konzept, die Bereitstellung von Teamsites auf Basis von Templates sowie die Unterstützung und Begleitung der Anwender durch Trainings und Supportmaßnahmen. Analog zu dieser Situation in den Anfangszeiten von SharePoint wiederholen viele Unternehmen diese Fehler, indem sie es auch bei der Bereitstellung von Office 365 versäumen, Use Cases zu definieren und den Mitarbeitern anhand alltäglicher Informations- und Zusammenarbeits-Szenarien verständlich machen, ob und wie diese Werkzeuge einzusetzen sind.

Vollkommenes Neuland und damit eine enorme Herausforderung für viele Unternehmen ist der sog. „Evergreen-Ansatz“ bei der Bereitstellung von neuen Features durch Microsoft. „Evergreen“ meint, dass Microsoft in vergleichsweise kurzen Zeitintervallen Updates für die Office 365-Werkzeuge veröffentlicht. Dieses Vorgehen ist vergleichbar mit der Update-Logik, die jeder Smartphone-Anwender von den auf seinem Gerät installierten Apps kennt.

Zwar gibt es die Möglichkeit, die Office 365-Updates erst mal nur auf Testumgebungen auszuprobieren, so dass man eine gewisse Vorlaufzeit hat bevor diese in der Produktivumgebung bereitgestellt werden. Dieses Verhalten unterscheidet sich aber erheblich von der bisherigen Vorgehensweise, bei der die IT zu einem selbst definierten Zeitpunkt nach ausführlichen Tests und ggf. Anpassungen auf eine neue Softwareversion updaten konnte. Gab es bisher immer lange zeitliche Abstände zu einer neuen Softwareversion mit zum Teil erheblichen Änderungen, so werden jetzt zwar immer nur kleine Änderungen eingespielt, dafür aber in sehr kurzen zeitlichen Abständen, zentral durch Microsoft gesteuert.

Besonders fatal können sich die kurzfristigen Änderungen auswirken, wenn individuelle programmatische Ergänzungen und Erweiterungen durchgeführt wurden. Hier ist es möglich, dass die zentral eingespielten Updates auch Einfluss auf die Funktionalität der Eigenentwicklungen haben. Tatsächlich passiert es in der Praxis immer wieder, dass bspw. Designanpassungen in SharePoint Online von heute auf morgen „zerschossen“ werden, da Microsoft mit dem Update auch eine Schnittstellenänderung durchgeführt hat. Neben den Vorteilen die ein schnelles und regelmäßiges Update haben kann, ergibt sich daraus auf der anderen Seite auch eine besondere Herausforderung aus technischer Sicht, aber auch in Bezug auf die Kommunikation und die Unterstützung der Anwender.

SharePoint Online

SharePoint Online unterscheidet sich von den On Premises Vorgängern vor allem durch die neuen sogenannten Modern Sites, eine Anpassung der Bedien- und Präsentationsoberfläche.

Erste Erfahrungen im Publishing-Umfeld mit den Modern Sites (hier Communication Sites genannt) sind insgesamt positiv und vielversprechend, obwohl die Funktionalität im Vergleich zu den klassischen Sites noch deutliche Lücken aufweist.

Insbesondere die Intranet-Redakteure, bei denen SharePoint als Publikations-Werkzeug in der Vergangenheit nicht immer sehr gut abgeschnitten hat, sind insbesondere mit den intuitiven und einfachen Möglichkeiten Webartikel zu erstellen sehr zufrieden. Die auf Basis der Communication Sites erstellten Webartikel wirken bereits im Standard sofort ansprechend und zeitgemäß. Der notwendige Aufwand für die Anpassung des Designs und der programmatischen Erweiterung von Funktionen um ein ansprechendes Ergebnis zu bekommen sind merklich geringer.

Insgesamt unterstützen diese neuen Möglichkeiten den Trend zu deutlich kürzeren Projektlaufzeiten bei der Erstellung neuer Intranets.

Ein erheblicher Nachteil der derzeit (noch) existiert, ist das Fehlen von elementaren Grundfunktionen die in den klassischen SharePoint Sites vorhanden sind. Man merkt dem Produkt deutlich an, dass es noch unfertig ist. So stellen die Communication Sites beispielsweise noch nicht mal ansatzweise irgendwelche Funktionen zur Erstellung eines mehrsprachigen Webauftritts bereit. Selbst rudimentäre Ansätze, wie bisher die früher mit den sogenannten „Variations“ bereitgestellt wurden, fehlen in den modern Communication Sites gänzlich.

Problematisch wirkt sich auch hier die Update-Strategie („Evergreen-Ansatz“) aus, da Anpassungen im Design und der Funktionalität durch die von Microsoft zentral eingespielten Updates beeinträchtigt werden können.

Trotz des Fehlens wichtiger Funktionen setzen die Unternehmen auch jetzt schon auf die neuen „Modern Sites“, da die Einfachheit in der Bedienung und das in der Tat modern aussehende Ergebnis die Nachteile ausgleichen. Zudem ist absehbar, dass Modern Sites die Technologie der Zukunft sind.”

Wie sehen Sie die beiden unterschiedlichen Szenarien in Ihrem Unternehmen? Gibt es bestimmte Anwendungsfälle die Sie mit uns teilen möchten? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung. Seien Sie außerdem gespannt auf nächste Woche. Im zweiten Teil teilt Roland Klein seine Einschätzung zu den Office 365-Tools. Sollten Sie bis dahin Fragen zu den Themen rund um den Digital Workplace haben, sind wir selbstverständlich gerne zu erreichen.