Die Intranet-Redaktion: Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace – Teil 2

Im ersten Teil zum Thema „Redaktion des Digital Workplaces“ ging es um einige grundlegenden Dinge, die analysiert und realisiert sein müssen bevor es an die eigentliche Organisation der Redaktion geht. Mit diesem Thema befassen wir uns heute ausführlich.

Organisation der Redaktion

Nachdem Sie die Ergebnisse der Inhaltsanalyse ausgewertet haben, können Sie nun die Anwendungsfälle und Informationskanäle definieren und die Redaktionsstrategie festlegen. Denken Sie auch daran, die Use Cases zu kategorisieren. Welche Infos müssen individuell an nur ein paar Personen weitergegeben werden? Welche sind für das komplette Unternehmen interessant? Diese Kategorisierung ist ein einmaliger Aufwand, der aber betrieben werden sollte. Denn sie bleibt konstant erhalten und hilft enorm, die Infos schnell einordnen zu können.

Who says?

Einer der zentralen Punkte: die Redaktion. Sie müssen für sich selbst festlegen, wer Verfasser der Texte sein darf. Werden diese Personen ebenfalls die Inhalte ins System einpflegen? Müssen die Inhalte lektoriert werden? Ist eine fachliche oder redaktionelle Genehmigung/Überprüfung erforderlich? Aber nicht nur die Personen selbst stehen zur Debatte – auch der Redaktionsort spielt eine Rolle. Wenn Ihre Firma unterschiedliche Niederlassungen hat, geht es um die Frage ob es eine zentrale Redaktion geben soll oder ob die Redaktionsmitglieder an den verschiedenen Standorten verteilt sind.

Zentrale Redaktion

Darunter versteht man ein Redaktionsteam, das an einem Standort stationiert ist. Es holt sich die Informationen ein, bereitet sie auf und stellt sie ins System. Diese Variante bietet viele Vorteile: man hat kurze Wege und einfache Abstimmungen sind möglich. Auch die Einhaltung der Redaktionsrichtlinien, -termine und –prozesse kann einfach überwacht werden.

Allerdings gibt es auch ein paar Stolpersteine: die Redakteure müssen eine gewisse Sprachkompetenz aufweisen (wichtig, wenn es verschiedene internationale Standorte gibt) und die Redaktion ist zum Teil weit weg vom Leser. Dadurch kann es passieren, dass die Neuigkeiten oder Inhalte gar nicht erst zur Redaktion vordringen.

Dezentrale Redaktion

Bei dieser Variante gibt es mehrere Redaktionsteams an unterschiedlichen Standorten sowie einen gesamtverantwortlichen Chefredakteur. Die positiven Aspekte dieser Regelung sind, dass die Arbeit auf mehreren Schultern verteilt ist. Zudem ist die Redaktion nah am Leser und somit nah an den relevanten Informationen.

Als negativ kann man die schwierige Balance zwischen Vorgaben und kreativem Spielraum bezeichnen. Auch die Einhaltung der Redaktionsrichtlinien, -prozesse und –termine sind schwerer zu beaufsichtigen. Ein letzter Punkt ist der hohe Aufwand der Kommunikation zwischen den verschiedenen Redaktionsteams und –standorten.

Aber nicht nur die Redaktion selbst kann die unterschiedlichsten Aufbauten haben. Auch für den Redaktions- und Veröffentlichungsprozess gibt es verschiedene Modelle.

Sollte man die oben erwähnten klassischen Redaktionen nicht umsetzen wollen oder können, gibt es noch andere Wege der Organisation. Muss es denn überhaupt klassische Redakteursrollen geben? Wenn nicht, würde man auf eine Struktur verzichten und hätte ein firmeninternes Wikipedia. Definitiv eine Möglichkeit. Oder man benennt Redakteure in den Fachbereichen. Hierbei würde sehr fachspezifischer Inhalt für eine eingegrenzte Zielgruppe generiert werden. Aber auch Genehmigungsprozesse und Redakteure ausschließlich in der Kommunikation sind denkbar. Fragen Sie hier ab, ob die Inhaltsersteller die dazu nötige Zeit und Kompetenzen haben oder ob etwa Coachings und freie Zeiten benötigt werden.

Wie so oft gilt auch hier: jede Vorgehensweise hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wägen Sie deshalb speziell für Ihre Anwendungsfälle ab, welches Modell am besten passt.

Gestaltung der Redaktionsarbeit

Der Redaktionsprozess folgt in der Regel einem konstanten Ablauf:

• Strategische Themenplanung
• Content-Planung
• Aufnahme der Themen in den Redaktionsplan
• Artikel wird erstellt
• Korrekturschleifen
• Freigabeschleifen
• Realisierung im Medium
• Freigabe der finalen Fassung
• Veröffentlichung
• Controlling

Um einen erfolgreichen Redaktionsplan auf die Beine zu stellen bedarf es einiges an guter Vorbereitung. Man muss sich etwa um die Themenfelder, Zielgruppen, Informationskanal, Termine und Freigaben Gedanken machen – um nur einige Punkte zu nennen. Auch der zeitliche Aspekt darf nicht vernachlässigt werden. Müssen Sie mit anderen Leuten zusammenarbeiten, etwa bei einem Video oder Interview, ist es wichtig dafür ausreichend Puffer einplanen. Idealerweise sollten Sie einige Woche im Vorfeld die Artikel zur Veröffentlichung fertig haben – ausgenommen natürlich tagesaktuelle Neuigkeiten.

Wie schreibe ich?

Wie schon in früher Kindheit in der Schule gelernt: das 6-W-Modell kann auch für Beiträge im Digital Workplace angewandt werden. Falls Sie es nicht mehr genau im Kopf haben, helfen wir gerne: Wer? Warum? Was? Wie? Wo? Wann?

Das sind die zentralen Fragen, um die sich jeder Artikel drehen sollte. Aber nicht nur das Schreiben selbst hat Einfluss auf den Erfolg eines Artikels. Haben Sie daran gedacht, den Lesefluss zu berücksichtigen? Diese Z-Form macht z. B. auf der Startseite Sinn, wo die Artikel oft überflogen werden. Unter dem „Z-Pattern“ versteht man das Betrachtungsmuster der Leser. Das bedeutet, dass beim Überfliegen einer Page in der Regel zuerst links oben begonnen wird. Weiter geht es dann horizontal nach rechts, quer nach unten links und von dort aus wieder horizontal nach rechts.

Ja, da gibt es einiges, dass es zu bedenken gibt. Wir lassen Sie damit aber nicht allein. Wir bieten Ihnen einen Tagesworkshop, der sich mit dem Thema der Intranet-Redaktion befasst. Hier geht es um die bereits erwähnten Themenbereiche und noch viel mehr. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von uns schulen lassen möchten, wir Ihnen mit unseren Kommunikations-Diensten unter die Arme greifen sollen oder weitere Fragen zur Digital Workplace-Redaktion haben, sind wir selbstverständlich gerne zu erreichen.