Die Intranet-Redaktion: Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace – Teil 1

Sie erarbeiten gerade den für Ihr Unternehmen perfekten Digital Workplace und möchten diesen selbstverständlich auch mit Content füllen, der einen Mehrwert für Ihre Leser bietet und somit das Portal dauerhaft attraktiv halten. Aber es ist nicht einfach damit getan, jemanden losschreiben zu lassen. Auf welche Punkte kommt es dabei besonders an? Wie kann man eine Inhaltsstrategie erarbeiten und die Themen zielgruppengerecht aufbereiten? Was ist im Umgang mit Mehrsprachigkeit, unterschiedlichen Standorten sowie user-generated Content zu beachten? Wir verraten es Ihnen! Zudem geben wir Tipps zur effizienten Organisation eines Intranet-Teams. Im heutigen Text geht es erstmal um das „Grundgerüst“. Denn Sie können zwar großartige Redakteure haben – das allein garantiert allerdings nicht den Erfolg der internen Kommunikation. Haben Sie deshalb das Zusammenspiel der Architektur, des Designs, der Analyse und der Redaktion als Ganzes im Blick, um eine gelungene Inhaltsstrategie erarbeiten zu können.

Definieren Sie Ihre unternehmensspezifische Inhaltsstrategie

Zuallererst ist es wichtig, die Ist-Situation Ihrer Software zu berücksichtigen: nicht alles was Sie umsetzen möchten, ist vielleicht auch sofort technisch machbar. Setzen Sie sich mit den Softwarestandards und der Zugänglichkeit auseinander. Danach kommt der Usability-Check. Ihre Nachrichten sollen zu mehr Zufriedenheit, Effektivität und Effizienz verleiten und keinen Frust erzeugen, weil der Content nicht zufriedenstellend konsumiert werden kann. Hier kommt auch die User Experience ins Spiel. Es zählt der ästhetische Eindruck, Attraktivität sowie der Spaß. Aber warum diesen hohen Aufwand betreiben? Es gibt viele Folgen einer schlechten User Experience. Zu diesen zählen unter anderem Adaptionsleiden (ein System, das nicht intuitiv verständlich ist wird nicht genutzt), Frust, weil kein Mehrwert erkannt wird, eine Vermeidung der Nutzung sowie die schlimmste Möglichkeit – ein Scheitern des neuen Digital Workplace. Analysieren Sie, was bereits schon jetzt gut läuft und was für die Zukunft verbessert werden kann.

Vom problematischen Umgang mit Informationen

Vielleicht denken Sie sich ja: „Hm, so schwierig kann das doch alles gar nicht sein.“ Das können wir verstehen. Denn ohne je ein Intranet mit Infos befüllt zu haben, kann man sich oft nicht vorstellen welche Herausforderungen dabei auftreten können. Beispielsweise muss sichergestellt sein, dass das Informationsangebot nicht willkürlich, die Aufbereitung und Strukturierung nicht mangelhaft ist, die Zielgruppe erreicht wird und dass ausreichende Such- und Abfragemöglichkeiten vorhanden sind. Das sind nur einige der Stolpersteine, die Ihnen auf dem Weg begegnen können.

Inventur des bestehenden Inhalts

Ein Schritt, den Sie gehen sollten bevor Sie die neue Inhaltsstrategie ausarbeiten, ist den vorhandenen Content zu analysieren. Was für Inhaltstypen, Formate und Themen haben Sie? Wie ist die Qualität? Ist der Inhalt strukturiert und für den Leser gut konsumierbar? Gibt es irgendwo Lücken, Überschneidungen oder Verbesserungsbedarf?

Dieser Schritt ist aufwendig, aber er lohnt sich! Denn oftmals ist im Unternehmen schon sehr viel Content vorhanden, der einfach nur aufgearbeitet werden muss. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie alte, aber nach wie vor gültige Themen neu aufgegriffen werden können. Sie werden über Ihre Ideen erstaunt sein!

Zielgruppen- und Stakeholder-Analyse

Mit den Nachrichten in Ihrem Digital Workplace werden unterschiedliche Personengruppen angesprochen. Seien Sie sich dessen bewusst, dass alle unterschiedliche Erwartungen haben. Die

Redaktion braucht einen Leitfaden und verbindliche Vereinbarungen. Die Mitarbeiter möchten aktuelle und wichtige Informationen schnell finden. Die Geschäftsleitung aber will, dass Visionen und Leitbilder des Unternehmens kommuniziert und gelebt werden. Wie also das alles unter einen Hut bringen?

Schritt Nr. 1: identifizieren Sie die Stakeholder. Nachdem Sie die möglichen Stakeholder aufgelistet haben, sollten Sie diese in Fokusgruppen aufteilen und Interviews bezüglich deren Bedürfnisse und Wünsche führen. Im zweiten Schritt geht es darum, die Stakeholder zu unterscheiden und zu kategorisieren. Stellen Sie die Interessen und den jeweiligen Einfluss der Personengruppen in Matrizen dar, um sie einfach analysieren zu können. Im letzten Schritt gilt es, die Beziehung zwischen den einzelnen Stakeholdern zu untersuchen. Hierbei kann es hilfreich sein, die sozialen Netzwerke zu analysieren und eine Wissenslandkarte anzulegen.

Wenn Sie diese Ergebnisse zusammengetragen haben, können Sie im besten Fall schon eine erste Richtlinie für die weitere Erstellung der Inhaltsstrategie haben.

Feedback-Management – Methoden zur Datenerhebung

Nutzen Sie die Möglichkeit Ihre bisherige Zugriffsstatistik zu analysieren. Dieses Tool wird Ihnen viele nützliche Informationen liefern. Erfahren Sie, welche Posts besonders gut ankamen, wie lange die Verweildauer der Nutzer ist und zu welchen Zeiten am besten gepostet werden sollte. Eine weitere wichtige Informationsquelle sind Ihre Mitarbeiter! Nehmen Sie sich Zeit, ihre Meinung zum aktuellen Digital Workplace und ihre Wünsche für den Zukünftigen in Erfahrung zu bringen. Beispielhafte Fragen sind etwa: Wie nutzen Sie das bestehende Intranet, was gefällt Ihnen daran und was nicht? Welche Informationen sind für Sie besonders wichtig? Wie erfahren Sie über aktuelle Entwicklungen und Ereignisse im Unternehmen?

Weitere Analyse-Methoden stellen Fokusgruppen, Umfragen sowie Usabiltiy Tests dar. Auch eine gute Möglichkeit die Zielgruppe zu visualisieren ist die Ausarbeitung von Personas. Hierbei werden beispielhafte Nutzerprofile erstellt, die die Zielgruppe charakteristisch darstellen sollen. Dies hilft enorm, die Texte und Informationen zielgruppengerecht aufzubereiten. Setzen Sie in jedem Fall den Fokus auf den User!

All diese verschiedenen Aspekte sollten bedacht werden, bevor man mit der eigentlichen Redaktionsarbeit beginnt. Diesem Part widmen wir uns dann in unseren zweiten Teil der Blogserie. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, sollten Sie Rückfragen zur Intranet-Redaktion haben. Außerdem bieten wir Ihnen einen Tagesworkshop rund um das Thema an – mehr Infos und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier.