Die agile Organisation – Naja, fangen wir mal im Team an

“Agil” ist mit Sicherheit eines der am meisten missverstandenen Worte im Kontext der Neuorganisation der Arbeit. Tatsächlich bedeutet es im eigentlichen Wortsinn zunächst mal nichts anderes als lebhaft – und stellt damit schon mal den leidenschaftslosen und stark in organisatorischen Boxen laufenden Verhaltensmustern klassischer Organisationen ein Gegengewicht dar. Lebhaft alleine reicht aber nicht.

Schneller. Agiler. Flexibler.

Aus der Softwareentwicklung kommen agile Methoden wie z.B. Scrum, die den Prozess der Spezifikation und Implementierung in viele kleine Schritte zerlegen, Abstimmungs- und Feedbackschleifen integrieren und sogar mit einem Rollenmodell Verhaltensweisen abstecken. So sollen Fehlentwicklungen und falsche Prioritäten schneller erkannt werden. Damit das funktioniert wurden unter anderem Rollen und Abläufe und auch Informationsspeicher wie z.B. Backlogs definiert. So ist sichergestellt, dass sich ein Team bildet und das Team auch in eine gemeinsame Richtung arbeitet. Planungs-, Spezifikations- und Dokumentationsarbeiten werden so in den Prozess als Aufgaben integriert bzw. in besser geeignete Formate wie Meetings verlagert. Den beteiligten Personen wird eine Stimme gegeben und so entsteht auch eine höhere Identifikation und Motivation der beteiligten Personen. Insgesamt also eine lohnenswerte Sache, die aber auch Zugeständnisse erfordert, wie z.B. das am Anfang des Projektes das Endergebnis eben nicht exakt definiert ist.

In Zeiten, in denen durch Digitalisierung, Wettbewerb und Politik viele Änderungen im Umfeld und Markt zu erwarten sind, ist es für viele Unternehmen ein erklärtes Ziel: wir müssen uns schneller anpassen. Nur wie? Na klar, wir werden agil, also flexibel. Damit das nicht in operativer Hektik und Schaumschlägerei endet, ist es sinnvoll, sich mit den Konzepten agiler Arbeit auseinanderzusetzen und dann Grundkonzept und passende Ansätze zu übernehmen.

Agiles Task Management mit dem Kanban Board

Eine für Teams wie Abteilungen oder Projektteams gute und einfache Methode für die Arbeitsorganisation ist das Agile Task Management mit dem Kanban Board. Kanban ist eigentlich eine ältere Methode zur Steuerung von Fertigungen durch eigenständig agierende dezentrale Teams. Ein Artefakt dieser Methode ist jedoch das Kanban Board welches den Status der Arbeitsaufgaben anzeigt.

Ein Beispiel für ein einfaches Kanban Board

Dieses Instrument dient vor allem der Visualisierung von Aufgaben und Fortschritt. Typisch sind ein Backlog in den zukünftige Aufgaben gesammelt werden, die Darstellung der gerade bearbeiteten Aufgaben, z.T. auch eine Kennzeichnung von Aufgaben die auf Dritte warten und solche die bereits abgeschlossen sind. Dabei gilt ein Pull Prinzip bei dem Mitarbeiter die Kapazitäten haben sich die nächste Aufgabe aus dem Backlog nehmen.

Geht das auch digital?

Das Ganze lässt sich natürlich auch prima digital umsetzen und so von mobilen Endgeräten oder in verteilten Teams / im Homeoffice nutzen. In unserem Beispiel verwenden wir Microsoft Planner. Dabei werden für Teams Aufgaben angelegt und schon vom Grundprinzip der unterschiedlichen Status der Aufgaben angezeigt. Die Bedienung funktioniert analog zu dem Ansatz der Klebezettel durch Verschieben der Aufgaben auch am Touchscreen. Eine thematische Gruppierung (diese wird im ersten Screen durch die Farbe der Klebezettel dargestellt) kann durch Zuordnung von Rubriken und entsprechenden farbigen Markierungen erfolgen. Die Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden.

Im Gegensatz zu den Klebezetteln können zu den Aufgaben auch umfangreichere Notizen und Links zu Dokumenten, Rückfragen und Kommentare erfasst werden, die dann auch noch in einer Vorschau dargestellt werden und so den Ausgaben ein individuelles Gesicht mit hohem Wiedererkennungswert geben. Wenn also der Gegenstand der Arbeit z.B. im Kreativbereich oder im Informationsbereich liegt dann kann so auch direkt auf den Arbeitsgegenstand zugegriffen werden. Ein Wechsel zwischen Arbeitsorganisation und Arbeit ist daher oft nur einen Mausklick entfernt.

Worauf müssen Sie achten? Was ist wichtig?

Etwas Erfahrung und Augenmaß braucht die Definition der Aufgaben. Insbesondere der Umfang sollte so sein, dass eine Aufgabe innerhalb von wenigen Tagen lösbar ist. Größere Aufgaben sollten zerlegt werden. Im Planner können hierfür sogenannte Buckets genutzt werden, um mehrere zusammenhängende Aufgaben darzustellen. Umgekehrt ist es eher störend das Kanban Board als kleinteilige To-Do Liste zu nutzen, da dann der Überblick verloren geht.

Die Darstellung der Aufgaben schafft sehr viel Transparenz, sie ersetzt aber unserer Erfahrung nach nicht die Abstimmung im Team. Daher empfehlen wir je nach Umfang, Vernetzung der Tätigkeiten und Dynamik kurze Besprechungen zu festgelegten Zeiten. Ein Daily (kurzes tägliches Abstimmungsmeeting oder evtl. alle zwei Tage) dient der kontinuierlichen Teamabstimmung und kann persönlich oder bei verteilten Teams z.B. mit Skype for Business genutzt werden. Hier sind erfahrungsgemäß Tagesrandtermine gut geeignet.

In etwas größerem Takt, z.B. wöchentlich oder 14-tägig, sollten ein Review des Arbeitsfortschritts und vor allem der Arbeitsvorbereitung stattfinden. Was hat gut funktioniert und was kann z.B. in folgenden Schritten verbessert oder gar weggelassen werden? Hieraus entstehen zumindest bei wiederkehrenden oder ähnlichen Aufgaben nach und nach Best Practices, Kopiervorlagen usw. im Sinne eines Verbesserungsprozesses. Diese können z.B. in einer Checkliste oder einem Notizbuch gesammelt und weiterentwickelt werden.

Eine denkbar einfache Methode – und doch ziemliche Revolution der Arbeitsweise

Es wird plötzlich transparent welche Mitarbeiter an was arbeiten – auch für die anderen Teammitglieder. Der Status der aktuellen Aufgaben ist für alle Teammitglieder jederzeit einsehbar. Hieraus nährt sich auch eine oft als kritisch empfundene Diskussion: Ist es wirklich erforderlich die Aufgabe mit diesem Aufwand zu treiben? Wäre weniger nicht auch ausreichend? Diese Auseinandersetzung mit der Arbeit ist aber durchaus sinnvoll und heilsam.

Durch das Sichtbarmachen der Arbeitsaufgaben entstehen auch für die Führungskräfte neue oder bessere Einblicke in den Output der einzelnen Teammitglieder. Beispielsweise wird sichtbar welche Aufgaben welcher Mitarbeiter erledigt hat. Dies ist für die Führung und das Coaching der Mitarbeiter wertvoll und kann, gerade in Teams mit verteilten Mitarbeitern, auch Beiträge von Personen die sonst nicht so sichtbar sind greifbar machen.

In einem Team von bis zu 12 Personen kann man sich recht gut darauf einigen und diese Arbeitsweise erlernen. Natürlich ist es eine Umstellung und erfordert auch etwas Disziplin. Aber die Auseinandersetzung mit der Arbeitsorganisation und die Reviews führen dazu, dass in einem Team schnell ein eigener, auf die Bedürfnisse angepasster Stil der agilen Arbeitsweise entwickelt wird.

Möchten Sie weitere Informationen zu agilen Arbeitsweisen oder sich mit uns zum Thema austauschen? Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail, wir sind gespannt auf Ihre Anregungen.