Der Digital Workplace und die Cloud-Strategie

Für die Umsetzung eines ganzheitlichen Digital Workplace-Ansatzes stehen verschiedene Lösungsmöglichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besonderheiten und Herausforderungen mit sich bringen. SharePoint Online bzw. Office 365 stellen die optimale Basis dar. Zwar finden Cloud-Lösungen zunehmend Verbreitung, doch stehen einige deutsche Unternehmen dem Thema noch skeptisch gegenüber. Die Ende Juni veröffentlichte SharePoint Anwenderstudie der Hochschule der Medien zeigt: Während 65 Prozent der SharePoint Nutzer eine On-Premise Lösung einsetzen, vertrauen lediglich 17 Prozent auf die Cloud bzw. einen Hybrid-Ansatz.

Cloud-Lösungen – optimale Basis für den Digital Workplace

Cloud-Lösungen bieten anwenderorientierte Zugriffsmöglichkeiten über einen Webbrowser, während die eigentliche Anwendung in der Infrastruktur des Dienstleisters betrieben wird. Neben einer besseren Skalierbarkeit und kurzfristigen Bereitstellung können somit auch Daten von überall aus verfügbar gemacht werden – die besten Voraussetzungen für die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes.

Der Digital Workplace als logische Weiterentwicklung des Social Intranets umfasst dabei drei wesentliche Bestandteile: Informationen, Zusammenarbeit und Prozesse. Basiert die Plattform auf einer Cloud-Lösung, wirkt sich dies in jedem der Bereiche positiv aus.

• Informationen wie beispielsweise Richtlinien, Nachrichten und Content, die im Intranet veröffentlicht werden, können durch die Cloud jederzeit und überall abgerufen werden.
• Im Bereich Collaboration tauschen sich Mitarbeiter in Communities aus und arbeiten in Gruppenarbeitsräumen gemeinsam an Projekten. Ob im Büro, beim Kunden oder im Home Office, Dokumente können über das Internet gleichzeitig bearbeitet werden.
• Im Bereich Prozesse schaffen Formulare, Workflows und die Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Systemen im Unternehmen einen integrierten Zugang zu verknüpfter Information. Dank der Cloud kann der Mitarbeiter beispielsweise schon auf dem Nachhauseweg im Zug seine Reiskostenabrechnung schnell und unkompliziert abwickeln.

Mehr Flexibilität, erhöhte Produktivität und gleichzeitig weniger Kosten – diese Argumente sprechen für den digitalen Arbeitsplatz in der Cloud.

On-Premise – eigene Infrastruktur, eigene Verantwortung

Ungeachtet der eindeutigen Vorteile haben Unternehmen nach wie vor Angst, die Kontrolle über ihre Plattform aus der Hand zu geben und bei Updates bzw. Neuerungen in der Software keine Wahlmöglichkeit mehr zu haben. Bei einer On-Premise-Lösung gibt es diese Problematik nicht. Die komplette Umgebung inklusive aller Daten liegt hier beim Unternehmen selbst, und damit das Recht, Updates eigenverantwortlich durchzuführen ebenso wie die Freiheiten bei der Anpassung der Plattform.

Im Gegenzug muss das Portal aber überprüft und aktualisiert werden. Geschulte IT-Mitarbeiter oder ein Dienstleister, der die Einrichtung und den Betrieb der Plattform übernimmt, sind nötig. Dabei entstehen sowohl Personal- als auch Investitionskosten. Doch wird es sicherlich weiterhin Anwendungskontexte geben, bei denen die Speicherung von Informationen auf eigener Infrastruktur Sinn macht und eventuell sogar Plicht ist.

Dennoch gilt es, die Grenzen der eigenen Systeme aufzubrechen – schon aufgrund der zunehmenden mobilen Arbeitsweise. Vermehrt müssen auch Partner und Kunden in den Informationsfluss und die Zusammenarbeit eingebunden werden. Also warum nicht die Mobilität und Effektivität der Cloud und die Sicherheit der On-Premise-Lösung nutzen?

Hybrid-Architekturen –  Das Beste aus beiden Welten

In Deutschland wird eine Hybrid-Lösung oft als Maß der Dinge angesehen. Und das auch zurecht. Man kann Elemente aus der Cloud mit Elementen aus der On-Premise-Lösung mischen und flexibel kombinieren. Mittlerweise stehen sehr ausgereifte Cloud-Services zur Verfügung, die sich einfach in bestehende Infrastrukturen integrieren lassen und es möglich machen, die Vorteile aus beiden Welten zu nutzen. So kann der Anwender Dokumente und Informationen, die aus Datenschutz- oder Genehmigungsgründen das Unternehmen nicht verlassen dürfen, lokal halten, während alle öffentlichen Dokumente wie Webseiteninhalte oder Benutzerhandbücher im Online-Bereich liegen.

SharePoint ist die optimale technische Grundlage für einen hybriden Digital Workplace, da die Plattform in Unternehmen von der Dokumentenverwaltung über Intranet, Social Collaboration und Geschäftsprozesse so ziemlich für alles eingesetzt werden kann. Hybride SharePoint-Szenarien werden aber erst mit SharePoint 2016 optimiert. Während die Daten immer noch sicher auf dem eigenen Server liegen, können Anwender nahtlos zwischen beiden Welten hin und her springen – ohne optisch oder funktionell einen Unterschied festzustellen. Der Benutzer erhält eine integrierte Benutzerumgebung mit folgenden Features:

Hybrid-Websites: Um doppelte Benutzerprofile zu verhindern bietet SharePoint 2016 eine Profilsynchronisation zwischen On-Premise und Cloud. Es kann festgelegt werden, welches Profil der Anwender als Master verwenden will. Daten, die On-Premise gespeichert werden, werden auch in der Cloud angezeigt und sorgen somit für ein einheitliches Profil. Zudem werden alle SharePoint Server- und SharePoint Online-Websites, denen ein User folgt, in einer Übersicht bzw. einer gemeinsamen Liste angezeigt.

Cloud-Hybrid-Suche: Die neue Suche funktioniert über alle Instanzen hinweg, egal ob diese lokal oder online gehostet werden. Auch das Ranking der Suchergebnisse funktioniert systemübergreifend. Die Ergebnisliste zeigt die relevantesten Dokumente zuerst an, unabhängig von deren Speicherort.

One Drive for Business Hybrid-Bereitstellung: Durch den Einsatz von Hybrid One Drive for Business kann der Benutzer direkt in Office 365 einzelne Dokumente zur Bearbeitung für andere Teammitglieder bereitstellten, auf die von jedem Endgerät aus zugegriffen werden kann.
Durch diese Funktionen wird der Hybrid-Workplace deutlich verbessert – und Cloud-Lösungen können einfacher in bestehende Prozess- und IT-Landschaften integriert werden.

Sicherheit und Compliance

Im Bereich Datenschutz ermöglicht das Sicherheitskonzept dem Administrator, bei der Installation einer SharePoint-Farm jedem Server eine so genannte MinRole zuzuweisen. Je nach Wahl der Rolle installiert SharePoint nur die Services und Applikationen, die für den jeweiligen Einsatzzweck notwendig sind. So lässt sich sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Datenschutzregeln eingehalten werden. Der Administrator sieht Abweichungen sofort in der zentralen Verwaltung und kann diese direkt in einen sicheren Zustand zurückführen.

Darüber hinaus enthält SharePoint 2016 ein eigenes DLP-System (Data Loss Prevention), welches auf Basis festgelegter Schemata sensible Daten wie Kreditkarten- oder Ausweisnummern findet und vordefinierte Sicherheitsrichtlinien anwendet. Solche Daten dürfen dann beispielsweise nicht in den Online-Bereich verschoben oder mit anderen geteilt werden.

Fazit

Die Cloud soll On-Premise nicht ersetzen, sondern – zumindest mittelfristig – ergänzen und im Zusammenspiel die beste Lösung für die Anforderungen eines Unternehmens bieten. SharePoint 2016 eignet sich als ideale Plattform, um sich Schritt für Schritt einem ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz zu nähern. Kunden müssen nicht sofort in die Cloud migrieren, sondern können nach und nach ihre vorhandenen lokalen SharePoint Server-Dienste in die Cloud verschieben und dabei die Vorteile intelligent für ihren geschäftlichen Nutzen einsetzen.