Das war die DWPG mit Office 365 – Teil 1

Eins ist sicher: die Premiere unserer Digital Workplace Practice Group (DWPG) im Mai war ein voller Erfolg! Wir haben uns in Nürnberg und Köln jeweils mit einem bewusst gewählten, kleineren Kreis zum Austausch rund um das Thema Office 365 getroffen. Hierbei gab es einige „Aha-Momente“, es konnten spannende Themen besprochen und sich ausgetauscht werden. Besonders begeistert hat uns die Gruppendynamik – deshalb auch an dieser Stelle nochmals ein großes Dankeschön an alle Teilnehmer, die die Anderen an ihren Erfahrungen haben teilhaben lassen und die zu informativen Gesprächen in entspannter Runde beigetragen haben!

Nun möchten wir aber unser dort gewonnenes Wissen nicht für uns behalten. Deshalb teilen wir mit Ihnen eine Auswahl von einigen interessanten und teilweise auch überraschenden Erkenntnissen aus den beiden Barcamps in Nürnberg und Köln:

• Bei der Diskussion zum Thema „Internationaler Rollout von Office 365“ stand die Frage nach der Mehrsprachigkeit eines Social Intranets im Fokus. Es zeigte sich, dass die automatisierte maschinelle Übersetzung eine immer wichtigere Rolle spielt und auch zunehmend Akzeptanz findet. Darüber hinaus ist auch die Wirtschaftlichkeit nicht außer Acht zu lassen. Natürlich wird es immer Ausnahmen geben, wie bei rechtlichen oder sehr sensiblen Inhalten.

Zu beachten sind bei einer internationalen Einführung eines Digital Workplace ebenfalls die individuellen Besonderheiten der ausländischen Standorte.

• Bei dem Thema „Office 365 Lessons Learned“ stand die Frage nach den Erfahrungen für eine erfolgreiche Einführung im Mittelpunkt der Diskussion. Erfolgsfaktoren sind hier die Definition von „Use Cases“ zu Beginn eines Projekts, die Nutzung von Live- und Echtdaten anstatt einer bloßen Testumgebung bereits in der Pilotierungsphase, die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats in das Projekt oder die Berücksichtigung des Reifegrads eines Unternehmens (traditionell hierarchisch gegenüber New Work-Kultur). Gemeinhin, so die Meinung der Teilnehmer, sollte der notwendige Schulungsbedarf für die Anwender nicht unterschätzt werden. Das gilt nicht nur für das Verständnis des neuen Toolsets, sondern auch für das Lernen einer geänderten Arbeitsweise.

Interessant war die Erkenntnis eines Teilnehmers, dass sich in seinem Unternehmen ziemlich klar herausgestellt hat, dass die asiatischen Kollegen von Anfang an eine wesentlich höhere Affinität zu den neuen Werkzeugen haben als die Europäischen.

• Das neue Hype-Tool „Microsoft Teams“ stand im Fokus einer eigenen Session. In der Diskussion zeigte sich sehr schnell, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams mit diesem Werkzeug eine ganz neue Qualität erreicht. Es bestand kein Zweifel, dass MS Teams die Zukunft gehört, wenn es um die standort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen und darüber hinaus geht. Teams wird künftig der zentrale „Collaboration-Hub“ sein.

Es bestand auch Einigkeit darüber, dass die erfolgreiche Nutzung von Teams nicht ohne ein gutes Governance-Konzept auskommen wird, um Chaos zu vermeiden. Künftig wird es einfacher sein, vorbereitete Templates für Teams zu erstellen, passgenau zu den ermittelten Use Cases.

• Was gibt es für Tipps und Ratschläge für die Einführung von Office 365? Die Besucher waren sich einig, dass der Etablierung von Multiplikatoren im Unternehmen („Key User“, „Power User“, „Floorwalker“ etc.) eine zentrale Rolle zukommt. Ferner ist ein gutes Stakeholdermanagement unerlässlich. Eine weitere wichtigere verstärkende Kraft ist nicht selten das Vorstandssekretariat.

Ein hilfreiches Vorgehen ist es, wenn man nicht versucht, alle Werkzeuge auf einmal einzuführen. Stattdessen sollte man mit den einfachen und gängigen Tools, wie den bekannten Office-Werkzeugen oder OneDrive beginnen.

Die Pilotnutzer intensiv zu betreuen, hat sich in den Unternehmen zumeist ausgezahlt.

Das war der erste Schwung an Erkenntnissen – aber wir haben noch mehr. Freuen Sie sich auf die Fortsetzung des Beitrags. Sollten Sie Fragen zur DWPG oder Office 365 haben, sind wir selbstverständlich gerne für Sie erreichbar.