Das war das Digital Workplace Tech Forum 2019

Wir sind erneut der Einladung von Kongress Media gefolgt und waren am 20. Februar in München beim Digital Workplace Tech Forum. Der Startschuss fiel mit den drei Keynotes des Tages, die sich rund um den Digital Workplace drehten. Thomas Maeder sieht im digitalen Arbeitsplatz mehr als „nur“ eine Cloud-Plattform für Office-Anwendungen. Denn vor allem steht hier im Mittelpunkt, dass die verschiedenen Bedürfnisse und Probleme der Mitarbeiter gelöst werden sollen. Das unterstreichen auch die Google Trends. Denn laut der Suchmaschine liegt der Begriff „Digital Workplace“ voll im Trend – wird allerdings von der „Employee Experience“ überholt.

Herbert Lohninger entführte die Teilnehmer in die Zukunft. Seine Keynote beschäftigte sich damit, wie Künstliche Intelligenz mehr und mehr in unsere Büros einziehen wird. Obwohl die Technologie teilweise sehr kritisch betrachtet wird, werden sich die nächsten Schritte der Automatisierung nicht aufhalten lassen. Für unseren Büroalltag könnten das folgende Szenarien sein: Meetings planen lassen (beispielsweise mit Microsoft FindTime), die Buchhaltung automatisieren sowie Recherchetätigkeiten von Bots erledigen lassen. Zu Letzterem gibt es bereits eine KI-Technologie für Rechtsanwälte, die die Juristensprache versteht und in diesem Zusammenhang etwa Verträge selbstständig prüfen kann.

Die dritte und letzte Keynote des Tages hielt Dr. Manfred Langen von Siemens. Sein Vortrag „Digitale Kollaboration und die Entwicklung zu KnowBots und KnowBodies“ begann mit der These von Tim O’Reilly, dass in Zukunft eher ein Team von Bots als Personen gemanaged wird. Damit würden die Entwickler zu Führungskräften ihrer eigenen Teams. Dadurch dass sowohl die KI (= KnowBot) als auch der Mensch (= KnowBodies) allein jeweils nur ein begrenztes Maß an Leistung abliefern können, ist es seiner Meinung nach die einzige Möglichkeit, ein knowledge-based System aus Beiden zu bilden. So können die jeweiligen Ressourcen bestmöglich ausgeschöpft werden und die Leistung steigt signifikant.

Auch Unternehmen berichten

Danach gab es direkten Einblick in die Praxis. Denn Firmen wie Schaeffler, der DFB sowie das Fraunhofer IWES berichteten von Ihren Digital Workplace-Erfahrungen.

Schaeffler erzählte davon, welche Herausforderung es darstellte, die Erwartungshaltung der Mitarbeiter und Stakeholder an den neuen digitalen Arbeitsplatz mit der umsetzbaren Realität in Einklang zu bringen. Das Projekt wurde mehr von HR als der IT getrieben, beide zogen aber am gleichen Strang. Durch den Einfluss von HR ging es aber eben nicht nur um die technischen Aspekte. Es sollten auch alte Strukturen und Denkmuster aufgebrochen und ein Change-Prozess angestoßen werden, um dem neuen System zum Erfolg zu verhelfen.

Der DFB hatte ein anderes Ausgangsszenario. Nach einem Führungswechsel gab es den Wunsch, alte Silos aufzubrechen und die Kommunikation untereinander zu fördern. Das bedeutete, ein neues Mitarbeiter-Portal sollte her. Die große Herausforderung hieß aber: Start der WM im Juni 2018 sollte auch gleichzeitig Start des neuen digitalen Arbeitsplatzes sein. Das wurde im Februar festgelegt. Ziel war es, von SharePoint 2010 On Premises auf Office 365 umzustellen, die E-Mail-Flut einzudämmen und die schwache Frequentierung des bestehenden Intranets in das Gegenteil umzukehren. Um es gleich vorweg zu nehmen: das Projekt war ein voller Erfolg. Der neue Digital Workplace wurde zum anvisierten Launch-Termin in Betrieb genommen. Dank eines tollen Einführungs-Videos wussten alle Mitarbeiter von Anfang an Bescheid und auch nach einigen Monaten konnte ein positives Resümee gezogen werden: das Portal ist etabliert, wird regelmäßig mit interessantem Content gefüllt und ständig weiterentwickelt.

Live-Demo von André Thümmel

Nachdem sich die Teilnehmer am Mittagsbuffet gestärkt hatten, startete André Thümmel mit seinem Lightning Talk in den Nachmittag. Er nahm sich dem Thema „Empfehlung für die Bereitstellung neuer Teamräume/Teamsites in Office 365“ an. Er brachte den Teilnehmern erst etwas theoretisches Wissen näher, wie einfach die automatisierte Bereitstellung für den Bereich Collaboration aussehen kann. Auch die Themenbereiche Azure Automation Services, SharePoint Lists und Microsoft Flow wurden erläutert. Danach ging es in die Live-Demo. In einer echten Kundenumgebung zeigte er den Teilnehmern anschaulich, wie von der Beantragung bis hin zur automatisierten Ausrollung Teamsites in kürzester Zeit realisiert werden können.

Danach ging es etwas interaktiver weiter: es konnten verschiedene Workshops zu den Themen „Office 365 als Digital Workplace Plattform etablieren“, „Kommunikation neu gedacht – der Weg zur Employee Engagement Plattform“ sowie „Videos im Digital Workplace“ belegt werden.

Den Abschluss des informativen Tages bildete ein zweites Praxis-Panel, in dem Air Liquide, Evonik Industries und E.ON ihre Learnings aus den Digital Workplace Projekten mit den Zuhörern teilten. Air Liquide erläuterte, wie ihr digitaler Arbeitsplatz mit Google Intranet umgesetzt wurde. Spannend war hier zu sehen, wie sie das Portal für ihre Mitarbeiter attraktiv halten. Dazu gehören unter anderem jeden Tag eine Neuigkeit zu posten, es gibt das „Kundenfeedback des Tages“ sowie Projekt-Seiten. Diese zeigen Fortschritte eines Projekts, es können außerdem Dokumente, Umfragen und Präsentationen eingebunden werden. So sind alle Projektmitglieder immer auf dem gleichen Wissensstand. Um die Nutzerzahlen weiterhin zu steigern gibt es jeden Freitag einen Newsletter, in dem die News der Woche angeteasert werden. Auch eine gedruckte Mitarbeiterzeitung vervollständigt die crossmediale Verknüpfung.

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern und Kongress Media für den interessanten Austausch und das informative Networking. Wir freuen uns bereits auf das Digital Workplace Tech Forum 2020!

Sollten Sie Fragen zur Veranstaltung oder anderen Themen rund um Intranet und Digital Workplace haben, sind wir natürlich gerne erreichbar.