CASE STUDY STIEBEL ELTRON

STIEBEL ELTRON erhöht Transparenz und Einsparungen mit Nintex

Über STIEBEL ELTRON

STIEBEL ELTRON ist eine international ausgerichtete Unternehmensgruppe und gehört weltweit zu den Markt- und Technologieführern in den Bereichen „Haustechnik“ und „Erneuerbare Energien“. Das Unternehmen entwickelt und fertigt energieeffiziente Lösungen von Durchlauferhitzern und Warmwasser-Wärmepumpen bis zu Solar- und Lüftungssystemen. Mit rund 2.900 Mitarbeitern an fünf Produktionsstätten und über 24 Tochtergesellschaften betreut es Kunden in über 120 Ländern.

Stiebel Eltron

Case Study in Zusammenarbeit mit Nintex

Nintex Workflows und Forms erzielen Einsparungen bis zu 50 Prozent, während Kundenanliegen automatisierter und dynamischer Rechnung getragen werden

Mit der Prämisse Energieeinsparungen für Kunden in 120 Ländern zu fördern, entwickelt und fertigt die STIEBEL ELTRON Gruppe alle nur erdenklichen energieeffizienten Lösungen, von Durchlauferhitzern und Warmwasser-Wärmepumpen bis zu Solar- und Lüftungssystemen. Für die optimale Betreuung der Kunden unterhält STIEBEL ELTRON fünf Produktionsstätten und verfügt über 24 Tochtergesellschaften. Um einen effizienten und rentablen Betrieb zu gewährleisten, ist es wesentlich Kunden- und interne Firmendaten zu schützen und dabei einen klaren Überblick über die Projektdetails zu behalten.

Gleich nachdem die ersten Nintex-Prozesse erstellt wurden und sich das Thema herumgesprochen hatte, haben sich verschiedene Abteilungen mit neuen Anliegen an uns gewandt. Nintex ist quasi zum Selbstläufer geworden, denn die Abteilungen haben das Potenzial der Lösungen erkannt und wollen auch davon profitieren.

Sebastian Schoppe, IT Organisation, STIEBEL ELTRON Gruppe

Nintex erstellt externe File-Sharing-Option für Mitarbeiter:innen

Als Privatunternehmen zieht STIEBEL ELTRON es vor, Details zur Produktentwicklung und sonstige Informationen nicht über öffentliche Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive for Business auszutauschen und suchte dementsprechend nach einer File-Sharing-Lösung, mit der man externen Partnern und Kunden Zugriff auf große Video- und Bilddateien ermöglichen kann.

Als Sebastian Schoppe von der IT Organisation der STIEBEL ELTRON Gruppe die Entwicklung von Kollaborationsportalen auf Basis von SharePoint 2013 eruierte, stellte er fest, dass dies untragbar, zeitaufwendig und ohne angemessene Transparenz wäre. Er suchte nach einer Lösung, die STIEBEL ELTRON selbst und ohne Programmieraufwand aufsetzen konnte und fand Nintex Forms und Nintex Workflow, welche ihm von der IPI GmbH vorgestellten wurden.

Zum Austausch von Informationen mit externen Kunden können Mitarbeiter/innen von STIEBEL ELTRON eine temporäre Datenfreigabe per Nintex Formular anfordern. Dieses löst einen Nintex Workflow aus, welcher automatisch einen internetzugänglichen Ordner in STIEBEL ELTRONs Site Collection Bibliothek und ein Active Directory (AD)-Konto für den externen Kunden erstellt und ihm eine Nachricht mit allen erforderlichen Zugangsdaten schickt. Der Nintex Workflow weist Berechtigungen zu, sodass lediglich die internen Mitarbeiter und externe Kunden Inhalte – von Big Data bis Videodateien – gemeinsam nutzen können. Nach einem im Voraus festgelegten Zeitfenster wird der Inhalt automatisch archiviert und das Konto des externen Nutzers gelöscht.

Anstatt 60 Minuten damit zu verbringen, einen Collaboration-Raum in SharePoint aufzusetzen, spart man sich dank der Automatisierung 45 Minuten pro Collaboration-Portal, erläutert Christof Meyer, Consultant bei der IPI GmbH.

Effiziente und kostengünstige Flexibilität trägt Früchte

Nintex schaffte die dringend benötigte Transparenz darüber, welche Informationen ausgetauscht werden und mit wem. Dank der standardisierten Kommunikationsprozesse gehen keine Details mehr in Emails verloren. Laut Sebastian Schoppe können Entscheidungen folglich viel schneller getroffen werden.

Neben dem einfacheren und intuitiveren User-Design nimmt Sebastian Schoppe auch die Vorteile der benutzerfreundlichen Nintex Formulare wahr und schätzt dabei vor allem ihre dynamischen Content-Fähigkeiten. Dynamische Dropdowns scheinen zwar eine Kleinigkeit zu sein, können Kunden aber im Handumdrehen Antworten liefern und Arbeitskräfte für andere Aufgaben entlasten, findet Sebastian Schoppe. Der Status eines jeden Workflows ist stets sichtbar – was ihn also „optimal nutzbar“ macht.

Sebastian Schoppe stellt fest, dass das Unternehmen „enorme“ Einsparungen von bis zu 50 Prozent verzeichnet, da die papierbasierten Prozesse durch Nintex ersetzt wurden. „Der große Vorteil der Einführung von Nintex war das hohe Maß an Transparenz, die wir in den Prozessen gewonnen haben“, so Schoppe.

Per Smartphone zugängliche Workflows verbessern die Zusammenarbeit

STIEBEL ELTRON hat aktuell 20 laufende Workflows, weitere sind geplant. Nutzer aus aller Welt können mittlerweile Schulungen und Veranstaltungen mit einem Nintex Formular buchen, ohne die IT hinzuziehen zu müssen. Zudem können sie Collaboration-Teams und Projekträume direkt und bequem von ihren Smartphones aus anlegen.

Die Nintex Produkte bieten gute Lösungen, um schnell, effektiv und flexibel auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können und dabei kostengünstig zu bleiben.

Sebastian Schoppe, IT Organisation, STIEBEL ELTRON Gruppe
Download der STIEBEL ELTRON Case Study

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