Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
Wer kennt sie nicht, die Snacks von Seeberger. Die Marke steht seit 1844 für Genuss und Vielfalt und bietet seinen Konsument:innen eine große Auswahl an verschiedensten Produkten. Als kleiner Snack für zwischendurch, als Energiespender oder für unterwegs – mit über 100 Produkten findet sich für jede Situation das richtige Produkt. Damit ist Seeberger die führende Marke im Bereich Nüsse und Trockenfrüchte in Europa und darüber hinaus in 60 Ländern weltweit zu finden. Seeberger ist aber auch eine der ältesten Kaffeeröstereien Deutschlands und bietet moderne Lösungen rund um Heißgetränke, Vendingautomaten und Bezahlsysteme für Gastronomie und Firmenkunden. Zusammen mit der Genusswelt am Standort in Ulm erwirtschaftet das Familienunternehmen mit rund 1000 Mitarbeitenden einen Umsatz von über 300 Millionen Euro.
Ausgangssituation & Ziele
Der Hauptsitz der Seeberger Gruppe inkl. der Produktion befindet sich in Ulm. Im Rahmen der Einführung von Microsoft 365 wurde den Mitarbeitenden ein neues Intranet auf Basis von SharePoint online zur Verfügung gestellt. Von Anfang an wurden hier auch die Inhalte für die Kolleg:innen in der Produktion mitgedacht, strukturiert und thematisch aufbereitet.
Nachdem sich das neue Intranet in kurzer Zeit etabliert hat, wurde ein weiteres wichtiges Thema in Angriff genommen. Ziel war es, die physischen schwarzen Bretter, die beispielsweise in der Produktion oder im Treppenhaus hingen mit modernen Lösungen zu ergänzen und gleichzeitig mehr Aufmerksamkeit für Inhalte im Intranet zu schaffen, ohne dabei den Redakteur:innen zu viel Mehrarbeit zuzumuten. Gemeinsam haben wir hier eine gut umsetzbare und klare Digital-Signage-Lösung entwickelt. Dafür wurden im ersten Schritt zwei große Monitore ohne Touchfunktion angeschafft.
Das Projekt
Für den neuen Digital Workplace wurde ein cross-funktionales Kernteam mit Mitarbeitenden aus Corporate In der Konzeptionsphase wurden die Inhalte für eine erste Ausbaustufe festgelegt. Das waren neben den Unternehmensnachrichten der aktuelle Speiseplan und als besonderes Highlight ein Dashboard, welches aktuelle Produktions- und Unternehmenskennzahlen zeigt.
Die Datenbasis bzw. die Datenspeicherung für alle Informationen erfolgt im Intranet in SharePoint online. Da die Anforderungen nicht im Standard realisierbar waren, wurden für die vorhandenen Intranet-Anzeigeelemente entsprechende Erweiterungen programmiert. Die Verbindung zu SharePoint ist dabei ein entscheidender Vorteil: Redakteur:innen müssen kein weiteres System erlernen und können direkt im Arbeitsfluss die Informationen für die Monitore mit aussteuern.
Parallel zur Konzeption entstand auch schrittweise das moderne und attraktive Screendesign, bevor es in die programmatische Umsetzung ging.
Auf Kundenseite wurde das Projekt im bewährten Tandem aus Unternehmenskommunikation und IT-Abteilung gesteuert, welches auch regelmäßige Rückkopplung mit den Reakteur:innen hatte. Insgesamt konnte das Projekt in 4 Monaten erfolgreich innerhalb des Budgetrahmens realisiert werden.
Die Lösung
Wichtige Hinweise werden prominent durch einen Feed am unteren Ende des Monitors dargestellt.
Auch der Speiseplan des Mitarbeiter-Restaurants ist automatisch aus dessen Warenwirtschaftssystem über eine Schnittstelle integriert.
Aus Sicht der Reakteur:innen gibt es jetzt mehr Steuerungsmöglichkeiten, was Unternehmensnachrichten betrifft. Pro Nachricht kann, neben den normalen Einstellungen für die Anzeige im Intranet, noch entschieden werden, ob diese auf den Monitoren mit angezeigt werden soll. Ist dies der Fall, werden Zusatzeinstellungen für die Monitore aktiviert. Überschrift, Teasertext und QR-Code werden individuell angepasst. Und das ganze sogar KI-unterstützt, indem der Teasertext automatisiert aus dem ausführlichen Nachrichtentext im Intranet generiert und vorgeschlagen wird.
Zudem können wichtige Meldungen nur auf den Monitoren angezeigt werden oder auch gleichzeitig im Intranet. Der Administrator hat auch noch die Möglichkeit, jeden beliebigen RSS-Feed – aktuell wird der Tagesschau-Feed benutzt – als Tickermeldung mit einzubinden.
Die Inhalte selbst werden in Dauerschleife als Slides publiziert. Damit die Nutzer:innen der Monitore wissen, ob es sich lohnt, auf die nächste Meldung zu warten bzw. wie viele Inhalte es überhaupt gibt, wird ein Fortschrittsbalken angezeigt – pro Slide und für den gesamten Inhalt dauerhaft eingeblendet.
Bei den Unternehmensnachrichten ermöglicht der QR-Code den mobilen Zugriff auf die gesamte Nachricht im Intranet, was für komplexe Themen gerne genutzt wird.
Als nächste Ausbaustufe folgt ein Slide mit Kennzahlen. Hierauf wird für den Mitarbeitenden schnell ersichtlich, wie der aktuelle Stand zu verschiedenen Kennzahlen aus Produktion und Logistik sowie die Photovoltaik-Leistung von den Dächern der verschiedenen Gebäude ist. Besonderen Wert wurde bei der Ausarbeitung auf die klare Iconsprache gelegt, um die schnelle Erfassbarkeit auch im Vorbeilaufen zu gewährleisten. Technisch werden die Daten automatisiert in eine SharePoint-Liste gespielt und von dort ausgelesen und angezeigt.
Herausforderungen & Ausblick
Die geschickte Platzierung der Monitore ist natürlich in solchen Projekten immer eine Herausforderung. Im besten Fall sind die Inhalte für die Leser:innen so spannend, dass sie stehen bleiben und einen kompletten Durchlauf der Slides abwarten. Natürlich darf dies dann nicht im Gefahren- oder Sicherheitsbereich sein und keine Behinderung von Abläufen in der Produktion die Folge sein. Dazu kommt die Lesbarkeit der Schrift, die Geräuschkulisse im Umfeld, die Lichtverhältnisse, die Temperatur- oder Staubbelastung in der Halle, notwendige Infrastrukturanschlüsse … alles gut zu lösen, aber nicht so schnell wie es auf den ersten Blick scheint.
Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, half es ganz pragmatisch vorzugehen. Das Team vor Ort hat mögliche Standorte der Monitore nach den oben genannten Kriterien geprüft – direkt in der Produktion, zu verschiedenen Tageszeiten. Schließlich entschied man sich, die Monitore in den Pausenräumen und an den Zugängen zum Mitarbeitenden-Restaurant zu platzieren. Dabei wurden sowohl verschiedene Schriftgrößen auf ihre Lesbarkeit hin getestet als auch die Hintergründe an die tatsächlichen Lichtverhältnisse der jeweiligen Standorte angepasst.
Fazit
Die Lösung ist live, die Monitore sind im Unternehmen installiert und werden bespielt. Das Feedback der Mitarbeitenden ist sehr positiv. Und auch die Redakteur:innen kommen gut mit der Inhaltspflege zurecht. Die Teasertexte geben die wichtigsten Informationen des gesamten Textes wieder und die Überschriften sind bereits inhaltlich aussagekräftig.
Den Informationsfluss in der Produktion nicht abreißen zu lassen, ist ein starkes und wertschätzendes Signal des Unternehmens an die Mitarbeitenden. Das kommt an!
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
Digital Workplace Experts.
Bahnhofsplatz 8
91522 Ansbach
